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档案管理规范手册（标准版）

1.第一章总则

1.1档案管理的定义与目的

1.2档案管理的适用范围

1.3档案管理的原则与要求

1.4档案管理的组织与职责

2.第二章档案分类与编码

2.1档案分类的原则与方法

2.2档案分类的实施步骤

2.3档案编码的规则与格式

2.4档案分类与编码的检查与维护

3.第三章档案收集与整理

3.1档案收集的规范与流程

3.2档案整理的步骤与方法

3.3档案归档的规范要求

3.4档案整理的检查与验收

4.第四章档案保管与安全

4.1档案保管的环境要求

4.2档案存储的设施与设备

4.3档案安全的管理措施

4.4档案损坏与丢失的处理办法

5.第五章档案检索与利用

5.1档案检索的途径与方法

5.2档案检索的流程与规范

5.3档案利用的权限与流程

5.4档案检索结果的反馈与记录

6.第六章档案销毁与处置

6.1档案销毁的条件与程序

6.2档案销毁的审批与监督

6.3档案处置的规范要求

6.4档案销毁后的记录与归档

7.第七章档案信息化管理

7.1档案信息化管理的基本要求

7.2档案数字化的规范与标准

7.3档案信息系统的建设与维护

7.4档案信息化管理的监督与评估

8.第八章附则

8.1本手册的适用范围

8.2本手册的解释与修订

8.3本手册的实施与监督

第一章总则

1.1档案管理的定义与目的

档案管理是指对组织内部产生的各类文件、记录和资料进行系统化、规范化、标准化的收集、整理、存储、保护和利用的过程。其核心目的是确保信息的完整性、连续性和可追溯性，为决策提供依据，保障业务运行的有序性与合规性。根据行业实践，档案管理在企业运营、政府机构、科研单位及金融机构中均具有重要地位，其作用已从单纯的资料保存扩展至数据治理与知识管理的重要环节。

1.2档案管理的适用范围

本规范适用于各类组织机构在日常业务活动中产生的各类文书、电子数据、图纸、合同、财务凭证、实验记录、会议纪要等档案资料的管理。适用于所有涉及信息记录与传递的活动，包括但不限于企业内部管理、项目执行、客户服务、法律事务、财务审计及合规审查等。根据行业经验，档案管理的适用范围通常涵盖从项目启动到项目收尾的全周期，确保信息在不同阶段的可查性与可追溯性。

1.3档案管理的原则与要求

档案管理应遵循“完整性、准确性、安全性、可追溯性”四大原则。完整性要求档案资料必须完整无缺，确保所有必要的信息被妥善保存；准确性要求档案内容必须真实、客观、无误，避免因信息错误导致决策失误；安全性要求档案存储和传输过程中需采取必要的保护措施，防止信息泄露或篡改；可追溯性要求档案资料能够被有效检索和追踪，确保责任明确、流程可查。根据行业标准，档案管理需结合信息化手段，实现电子档案与纸质档案的统一管理。

1.4档案管理的组织与职责

档案管理应由专门的档案管理部门或岗位负责，明确职责分工，确保管理工作的系统性和持续性。档案管理人员需具备相关专业背景，熟悉档案管理流程和法规要求，能够熟练使用档案管理软件，掌握信息分类、编码、存储和检索技术。组织应建立档案管理制度，明确各部门在档案管理中的职责，如业务部门负责档案的与归档，档案部门负责档案的整理、保管与调阅。根据行业实践，档案管理的组织结构通常包括档案室、信息中心及相关部门的协同配合，确保档案管理工作的高效运行。

2.1档案分类的原则与方法

档案分类是档案管理的基础工作，其核心在于实现档案的有序整理与高效利用。分类原则应遵循科学性、系统性、实用性与可操作性。科学性要求分类标准符合档案管理的客观规律，系统性确保分类体系具有层次和结构，实用性则强调分类方法能够满足实际工作需求，可操作性则保证分类过程具备实际执行的可行性。常见的分类方法包括按档案内容、按形成时间、按保管期限、按档案载体等。例如，企业档案通常按业务类型、部门、项目等进行分类，以确保档案的清晰可寻。

2.2档案分类的实施步骤

档案分类的实施需遵循一定的流程，确保分类工作的系统性和准确性。需对档案进行清点与登记，明确档案的数量和内容。确定分类标准与分类方法，结合单位实际情况选择合适的分类体系。接着，进行档案的分类整理，按照标准将档案归档到相应类别中。进行分类后的检查与调整，确保分类结果符合要求。在实际操作中，企业常采用“先分类后归档”的方式，以保证档案的有序性与完整性。

2.3档案编码的规则与格式

档案编码是档案分类与检索的重要依据，其规则需符合统一标准，确保编码的唯一性与可读性。编码通常由类别代码