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固定资产管理与盘点流程模板

一、适用范围与典型场景

二、标准化操作流程

（一）前期准备阶段

成立专项小组

组建由资产管理部门（如行政部、设备部）、财务部门、使用部门负责人及IT支持人员组成的固定资产管理小组，明确分工：

资产管理员（*芳）：负责统筹协调、流程制定、数据汇总；

财务专员（*磊）：负责资产价值核算、账务核对；

各部门资产专员（明、华等）：负责本部门资产清点、信息核对；

IT支持（*强）：负责资产标签系统、数据表格的技术保障。

制定盘点方案

明确盘点范围：涵盖所有固定资产（按价值、重要性分类，如单价≥2000元或单位价值虽不足但批量总价值≥5000元的资产）；

确定盘点时间：避开业务高峰期（如年末12月或季度末最后周），提前3个工作日通知各部门；

设计盘点工具：包括Excel台账模板、盘点标签（含二维码）、扫码枪（可选）、盘点差异说明表等。

资产台账初始化

核对现有资产数据：从财务系统、采购系统导出资产清单，与历史台账交叉核对，修正错误信息（如资产名称、规格型号、购置日期等）；

确定资产编码规则：采用“类别代码+购置年份+流水号”方式（如“BJ-2023-001”代表“办公设备-2023年-第1台”），保证唯一性；

预打印资产标签：包含资产编码、名称、购置日期、责任人等信息，粘贴于资产显眼位置（如电脑主机背面、设备侧面）。

（二）资产入库与日常管理

新购资产验收登记

资产到货后，使用部门与资产管理员共同验收，核对采购合同、发票、实物信息（型号、数量、配置等），填写《固定资产验收单》（需使用部门负责人、验收人签字）；

验收通过后，资产管理员在台账中新增资产记录，分配唯一编码，粘贴标签，同步更新财务系统账目，并将资产信息录入资产管理系统（如OA系统或专业固定资产软件）。

日常变动管理

调拨：资产跨部门转移时，由调出/调入部门提交《资产调拨申请单》，经双方负责人审批后，资产管理员更新台账中的“使用部门”“责任人”“存放位置”等信息，并通知相关人员；

维修：资产发生故障时，使用人提交《维修申请单》，维修完成后，资产管理员核对维修记录（维修内容、费用、更换部件等），更新台账“维修记录”字段；

报废：资产达到使用年限、损坏无法修复或技术淘汰时，由使用部门提交《资产报废申请》，附技术鉴定意见（如设备部检测报告），经管理层审批后，资产管理员在台账中标注“报废”状态，同步进行财务核销处理，报废资产交由指定机构处置（保留处置凭证）。

（三）盘点实施阶段

分部门清点

各部门资产专员带领本部门人员，按台账信息逐项清点资产，核对“资产编码、名称、规格型号、数量、存放位置、使用人”等信息；

对可移动资产（如笔记本电脑、投影仪），需逐台扫描二维码或核对标签，保证信息准确；对固定资产（如办公桌、文件柜），需确认实物状态（正常/闲置/损坏），并在盘点表中记录；

对盘点中发觉的“账外资产”（如未登记的捐赠资产、自行购置但未入账资产），填写《盘盈资产说明表》，注明资产来源、estimated价值等信息。

交叉核对与汇总

盘点小组对各部门提交的《部门盘点表》进行抽查（抽查比例不低于10%），重点核对高价值资产、易移动资产；

资产管理员将各部门盘点表与台账数据汇总，《固定资产盘点汇总表》，标注“账实相符”“盘盈”“盘亏”“状态不符”（如台账显示“正常”，实物为“损坏”）等情况。

（四）盘点结果处理阶段

差异分析与原因追溯

对盘盈资产：核实来源（如采购漏录、接收捐赠未登记），确认为单位所有的，补办入库手续，更新台账；无法确认归属的，暂列“待处理资产”，报管理层审批后处置；

对盘亏资产：由责任人填写《盘亏资产说明表》，分析原因（如遗失、被盗、提前报废未登记），经部门负责人确认后，报资产管理部门审核；属于人为遗失的，需明确责任及赔偿方案；

对状态不符资产：如台账“在用”，实物为“闲置”，需核实是否为未及时办理调拨手续；如实物损坏但台账未记录维修，需补充维修信息。

账务调整与闭环管理

资产管理员根据审批后的差异说明，更新台账数据，保证账实一致；

财务部门根据调整后的台账，进行相应的账务处理（如盘盈资产入账、盘亏资产核销）；

《固定资产盘点报告》，内容包括盘点概况、差异情况、处理结果、改进建议，报管理层审批后存档。

（五）后续优化与持续管理

流程复盘

盘点小组召开复盘会议，总结本次盘点中的问题（如标签脱落、台账更新滞后、部门配合度不足等），提出改进措施（如定期检查标签、优化台账更新流程、加强部门培训）。

制度完善

根据盘点经验，修订《固定资产管理制度》，明确资产从购置到报废的全流程管理要求，新增“定期盘点频率”（如每年全面盘点1次，季度抽查重点资产）、“责任追究条款”（如因保管不善导致资产遗失的赔偿标准）。

信息化升级

推广使用固定资产管理系统（如支持扫码盘点、实时