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合同管理审核及归档规范模板

一、适用范围与核心价值

本规范模板适用于各类企业、事业单位、社会组织（以下简称“单位”）在合同全生命周期管理中的审核及归档工作，涵盖采购、销售、服务、合作、租赁等多种合同类型。通过标准化流程管理，可保证合同内容的合规性、条款的严谨性、履行的可控性，同时实现合同资料的规范存储与快速检索，降低法律风险，提升管理效率，保障单位与各合作方的合法权益。

二、全流程操作指南

（一）合同起草与前置准备

需求发起与资料收集

业务部门根据合作需求，填写《合同立项申请表》，明确合作方基本信息、合作内容、核心诉求（如标的、数量、金额、履行期限等）。

收集合作方主体资格材料：营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人证件号码明（如非法人组织，需提供授权委托书及授权代表人证件号码明）、相关资质证书（如行业特殊许可文件）。

核查合作方履约能力：通过国家企业信用信息公示系统等官方渠道（非隐私）查询其信用状况，必要时开展尽职调查。

合同文本起草

优先使用单位制定的合同示范文本（如《采购合同模板》《服务合同模板》），无示范文本时，参照国家市场监管总局等部委发布的合同示范文本起草。

合同内容需包含核心要素：合同主体（名称、统一社会信用代码、地址、联系人*等）、标的物（名称、规格、型号、技术参数等）、数量与质量、价款或报酬（支付方式、账户信息、税费承担）、履行期限与地点、验收标准与方法、违约责任、争议解决方式（明确管辖法院/仲裁机构）、合同生效条件、附件清单等。

（二）内部审核流程

业务部门初审

起草人完成合同文本后，提交至部门负责人进行初审。

审核重点：合作需求的匹配性、业务条款的合理性（如价格是否符合市场行情、交付时间是否满足项目进度）、数据准确性（金额、数量、日期等）、附件完整性。

初审通过后，在《合同审核意见表》中填写“业务初审意见”，签字确认并提交至法务部门（或指定合规审核岗位）。

法务/合规部门复审

法务部门重点审核合同的法律风险：主体资格合法性、条款合法性（是否符合法律法规及行业规定）、权利义务对等性、违约责任的明确性与可执行性、争议解决方式的合规性、知识产权条款（如涉及）、保密条款（如涉及）等。

对审核中发觉的问题，法务部门需提出具体修改意见，反馈至业务部门调整；法律风险需提交单位管理层审议。

复审通过后，在《合同审核意见表》中填写“法务复审意见”，签字确认。

财务部门会签

涉及资金收支的合同，需提交财务部门会签。

审核重点：价款与支付方式的合理性（是否符合财务管理制度）、资金安排与单位现金流匹配度、税费计算的准确性、发票开具要求（如适用）等。

会签通过后，财务部门在《合同审核意见表》中签字确认。

管理层审批

根据合同金额及重要性，确定审批权限（如：10万元以下由部门负责人审批；10万-50万元由分管领导审批；50万元以上由总经理/单位负责人审批）。

审批人重点审核合同的合规性、经济性、风险可控性及与单位战略的一致性。

审批通过后，在《合同审批单》中签署审批意见，合同进入签署阶段。

（三）合同签署与生效

签署方式确认

电子签署：通过符合《电子签名法》要求的第三方电子签约平台（如e签宝、法大大等合规平台）进行签署，保证签署人身份真实、合同内容不可篡改。

纸质签署：打印合同文本（一式X份，根据实际需求确定份数），由合同授权代表人签字并加盖单位公章（或合同专用章）。若合作方为法人，需加盖其公章并由法定代表人或授权代表人签字；非法人组织需由负责人签字并盖章。

签署材料留存

电子签署：保存签约过程日志、签署人身份认证信息、合同原文及签署后的PDF版本。

纸质签署：保证合同文本每页均有骑缝章（重要合同），合同正本由单位归档部门留存，副本根据需要分至业务部门、财务部门等。

（四）履行跟踪与变更管理

履行过程监控

业务部门为合同履行第一责任人，建立《合同履行台账》，记录履行进度（如交付时间、验收情况、付款节点）、对方履约情况（如是否按时交付、质量是否符合约定）。

发觉对方违约（如延迟交付、质量不达标）或可能无法按约履行时，业务部门应及时书面通知对方，收集证据（如照片、邮件、函件），并同步法务部门评估处理方案（如催告、索赔、解除合同）。

合同变更与补充

履行过程中需变更合同内容（如标的物、数量、价款、履行期限等）时，应由双方协商一致，签订《合同补充协议》或《变更确认书》，履行与原合同相同的审核审批流程。

补充协议与原合同具有同等法律效力，需一并归档。

（五）合同归档管理

归档范围与材料清单

合同归档材料包括：合同文本正本/副本、合同立项申请表、对方主体资格材料、审核过程中的《合同审核意见表》《合同审批单》、签署页（纸质签署需含签字盖章页）、履行过程中的补充协议/变更记录、验收凭证、付款凭证、往来函件、争议解决相关材料（如诉讼/仲裁文书）等。