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2025年企业档案管理规范手册

1.第一章总则

1.1适用范围

1.2档案管理原则

1.3档案管理人员职责

1.4档案管理目标

2.第二章档案分类与编码

2.1档案分类标准

2.2档案编码规则

2.3档案分类与编码应用

3.第三章档案收集与整理

3.1档案收集流程

3.2档案整理方法

3.3档案归档要求

4.第四章档案保管与安全

4.1档案保管环境要求

4.2档案安全防护措施

4.3档案销毁管理规定

5.第五章档案利用与检索

5.1档案利用原则

5.2档案检索方法

5.3档案借阅与保密规定

6.第六章档案信息化管理

6.1档案信息化建设要求

6.2档案数据管理规范

6.3档案系统安全与备份

7.第七章档案工作监督与考核

7.1档案工作监督机制

7.2档案工作考核标准

7.3档案工作奖惩制度

8.第八章附则

8.1本规范解释权属于企业档案管理部门

8.2本规范自发布之日起施行

第一章总则

1.1适用范围

本章适用于各类企业在日常运营中产生的各类档案资料，包括但不限于合同、财务凭证、业务往来记录、员工档案、项目文档、技术资料、法律文件等。这些档案是企业运营的重要依据，也是企业法律合规和内部管理的关键支撑。根据《企业档案管理规范》（GB/T311-2020）及相关行业标准，本规范适用于所有涉及档案管理的组织和单位。

1.2档案管理原则

档案管理应遵循“统一领导、分级负责、归档管理、规范有序、安全保密”等基本原则。档案的收集、整理、保管、调阅、销毁等环节需严格遵循相关法规和标准，确保档案的真实、完整、有效和安全。同时，档案管理应注重信息化建设，推动档案数字化，提升管理效率和信息利用率。根据行业实践，企业应定期进行档案管理评估，确保管理措施与业务发展相适应。

1.3档案管理人员职责

档案管理人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉档案管理流程和相关法律法规。其职责包括档案的收集、分类、整理、保管、调阅、归档、销毁等全过程管理。档案管理人员需定期检查档案的完整性和安全性，确保档案资料的准确性和可追溯性。档案管理人员还应参与企业内部培训，提升全员档案管理意识和能力。根据行业经验，档案管理人员应具备至少3年以上的档案管理实践经验，且持有相关专业资格证书。

1.4档案管理目标

档案管理的目标是实现档案的高效利用、安全保存和合规管理。企业应通过建立完善的档案管理体系，确保档案资料的完整性、准确性和可追溯性，为企业的决策、运营和法律事务提供可靠依据。同时，档案管理应注重信息系统的建设，实现档案的电子化和信息化管理，提升管理效率和数据安全性。根据行业标准，企业应定期开展档案管理绩效评估，持续优化管理流程，确保档案管理工作的有效性和可持续性。

2.1档案分类标准

在企业档案管理中，档案的分类是确保信息有序存储与高效检索的基础。根据2025年企业档案管理规范手册，档案分类应遵循一定的标准，以保证分类的科学性与实用性。档案分类通常基于档案的内容、载体形式、使用目的以及管理需求等维度进行划分。例如，企业档案可按业务类型分为财务档案、合同档案、生产档案、人事档案等，每类档案再根据其具体内容进一步细分。档案的分类还应考虑其保存期限，如永久、长期、短期等，以确保档案的完整性和可追溯性。

在实际操作中，企业档案的分类需结合行业特点与管理需求进行调整。例如，制造业企业可能更注重生产过程中的技术档案，而服务型企业则更关注客户关系管理相关的文件。档案分类的标准化有助于提高档案管理的效率，减少重复工作，提升档案利用的便捷性。同时，分类标准应定期更新，以适应企业业务的发展与管理要求的变化。

2.2档案编码规则

档案编码是实现档案分类与检索的重要手段，其规则应具备唯一性、可识别性和可扩展性。根据2025年企业档案管理规范手册，档案编码通常由多个部分组成，包括档案类型代码、档案归属代码、档案序号等。例如，档案类型代码可采用国际标准ISO27001中的分类体系，以确保分类的统一性；档案归属代码则根据企业组织架构进行编码，便于档案的归档与管理。

在编码规则的制定过程中，企业应结合自身业务特点，制定符合实际的编码体系。例如，某大型制造企业可能采用“企业代码-档案类型代码-档案编号”三级编码结构，其中企业代码为统一的标识符，档案类型代码根据业务类别划分，档案编号则用于唯一标识每份档案。编码规则应具备一定的灵活性，以便在档案管理过程中进行调整与优化。

在实际应用中，档案编码的制定需经过系统设计与审批，确保编码规则的稳定性和可操作性。同时