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销售合同制作及审核标准化工具模板

一、适用业务场景

本工具模板适用于企业日常销售业务中各类销售合同的标准化制作与审核流程，具体包括但不限于：

企业与客户签订的产品买卖合同（如标准设备、定制化产品等）；

企业向客户提供服务的销售合同（如技术服务、安装调试、售后维护等）；

跨区域销售、线上平台销售、经销商合作等不同模式下的合同场景；

需通过法务、财务、业务部门协同审核的内部管控场景。

二、标准化操作流程

（一）合同制作前准备

信息收集与核对

获取客户方基本信息：企业全称、统一社会信用代码、法定代表人、注册地址、联系方式（联系人及其职务、电话）；若为个人客户，需记录姓名、证件号码号、住址、联系方式。

明确销售方内部信息：公司全称、签约主体（需与营业执照一致）、开户银行及账号、税务登记号。

确认交易核心要素：产品/服务名称、规格型号、技术参数、数量、单价（含是否含税）、总价、交付时间与地点、验收标准、付款方式、违约责任等。

资料准备

产品说明书、技术协议、质量标准（如国标、行标或双方约定标准）；

客户订单、报价单（作为合同附件，注明“与本合同具有同等法律效力”）；

涉及特殊行业（如食品、医疗器械）的，需准备生产许可证、经营许可证等资质文件复印件（加盖客户公章）。

（二）合同条款填写与模板套用

基础信息填写

合同编号：按企业内部规则编制（如“年份+部门简称+序列号”，如“2024销字-001”）；

合同签订时间：填写双方签署当天的日期（格式：YYYY年MM月DD日）；

签约地点：填写合同签署的详细城市（如“北京市海淀区”）。

核心条款填写

合同标的：明确产品/服务的具体名称、规格型号、技术参数（可引用附件《技术协议》），避免使用“详见附件”而未提供附件的情况。

数量与质量：数量填写大写和小写（如“壹拾台（10台）”）；质量标准需明确（如“符合GB/T19001-2016标准”或“按双方确认的样品验收”），约定质量异议期（如“交付后15日内”）。

价款与支付：总价（大小写一致）、单价（是否含税，税率多少）、支付方式（如“银行转账”，账户信息需准确）、支付节点（如“预付款30%发货前付到账，尾款70%验收合格后30日内付清”）。

履行期限与方式：交付时间（精确到“YYYY年MM月DD日前”）、交付地点（如“客户指定仓库，地址：市区路号”）、运输方式及费用承担（如“汽运，运费由销售方承担”）。

违约责任：明确逾期付款、逾期交付、质量不达标等违约情形的处理方式（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”“逾期交付每迟延一日按合同总额的0.5%支付违约金，最高不超过5%”）。

争议解决：约定协商、诉讼或仲裁（如“协商不成，提交销售方所在地人民法院诉讼”或“提交仲裁委员会仲裁”）。

附件补充

将产品清单、技术协议、报价单、客户资质文件等作为附件，在合同中列明附件名称及数量（如“附件1：《产品技术参数清单》1份”）。

（三）内部审核与修订

部门协同审核

业务部门：审核交易条款的合理性（如价格、交付时间是否符合业务政策）、客户需求的匹配度；

财务部门：审核付款方式、税务处理（如发票类型、税率）、财务风险（如客户信用额度、回款周期）；

法务部门：审核法律合规性（如条款是否违反法律法规、是否存在歧义、违约责任是否明确）、签约主体资格（核对客户营业执照、授权委托书等）。

修订与确认

审核中发觉问题，由业务部门与客户沟通修订，形成《合同修订记录》（注明修订条款、原内容、新内容、修订人、日期）；

审核通过后，由法务部门出具《合同审核意见表》，确认合同最终版本。

（四）客户确认与签署

客户确认

将最终版合同（含附件）通过邮件、书面函件等方式发送给客户联系人*，要求其加盖公章（企业）或签字（个人），并注明“合同（含附件）一式X份，双方各执X份”；

个人客户需签署《个人身份信息确认书》，保证证件号码信息真实。

合同签署

双方同时签署或按约定顺序签署（如客户先签，销售方后签），签署处需清晰、无涂改；

销售方由法定代表人或授权代表签字（需附《授权委托书》），并加盖公司公章（骑缝章，若合同多页）。

（五）合同归档与管理

资料整理

将签署完成的合同原件、附件、《合同审核意见表》、《客户资质文件》、《授权委托书》等资料分类整理，按合同编号归档；

电子版合同同步存储至企业合同管理系统，注明归档日期、经办人*。

执行跟踪

业务部门按合同约定跟踪履行进度（如生产、发货、验收），记录《合同履行台账》；

财务部门根据合同约定跟踪回款情况，逾期未付的及时启动催收流程。

三、合同模板框架

销售合同

合同编号：_________

签订时间：____年_月_日

签订地点：_________

甲方（销售方）：_________

统一社会信用代码：_________

法定代表人：_________

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