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适用场景与价值体现
在企业管理、项目协作、部门沟通等场景中，会议是推动工作、解决问题的重要方式。但传统会议常存在记录混乱、决议模糊、跟进脱节等问题，导致效率低下、责任不清。本标准化工具通过规范会议全流程管理，保证会议目标明确、记录完整、责任到人、跟进到位，适用于例会、项目推进会、问题研讨会、决策会等各类会议场景，帮助团队提升会议效率，推动工作落地。
标准化操作流程
一、会前准备：聚焦目标，明确框架
明确会议目的与议题
组织人（如部门负责人*）需提前确认会议核心目标（如“确定Q3项目排期”“解决技术瓶颈”），并梳理具体议题，按优先级排序，避免讨论发散。
示例议题：①项目进度汇报；②当前问题讨论；③下一步任务分配；④其他事项。
确定参会人员与分工
根据议题内容邀请相关人员（决策人、执行人、关联部门代表等），提前3天发送会议通知，明确时间、地点（或会议）、议程及需提前准备的资料（如项目进度表、问题分析报告）。
指定记录人（建议由非核心发言人员担任），提前准备会议记录模板（见核心工具模板）。
准备会议材料与环境
组织人需汇总议题相关资料，提前1天发送给参会人员，保证大家熟悉背景。
若为线下会议，提前调试设备（投影仪、麦克风、白板），准备会议物料（签到表、笔、议程打印版）。
二、会中记录：客观全面，突出重点
签到与议程确认
会议开始前5分钟，记录人组织签到，记录参会人员、缺席人员及原因（如“出差”“紧急事务处理”）。
主持人简要重申会议目标及议程，确认是否有需调整的议题（如新增紧急议题需经多数人同意）。
按议题逐项记录
记录人需实时记录每个议题的讨论要点，区分“事实陈述”（如“当前项目延期5天，原因是供应链延迟”）、“不同意见”（如“建议增加资源，认为应优先优化流程”）、“共识结论”（如“同意调整供应链合作方，本周内完成评估”）。
关键信息：数据（如“成本降低15%”）、时间节点（如“9月30日前完成”）、负责人（如“*负责协调技术资源”）。
明确行动项与责任
讨论到具体任务时，记录人需同步记录“行动项”，包括：任务描述、负责人、计划完成时间、完成标准（如“输出《需求文档V1.0》，经*审核通过”）。
行动项需经参会人员当场确认，避免责任模糊。
会议总结与下一步计划
结束前，主持人总结会议成果（决议结论、行动项清单），明确下次会议时间（若有）或后续跟进方式（如“行动项进度每周五同步至群内”）。
三、会后整理：规范输出，及时分发
整理会议记录
会议结束后2个工作日内，记录人根据会议笔记整理正式会议记录，内容包括：
基本信息（会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会/缺席人员）；
会议议程及各议题讨论要点；
决议结论；
行动项清单（任务、负责人、截止时间、完成标准）；
附件（如会议签到表、演示文稿截图）。
审核与分发
会议记录需经主持人审核，保证信息准确、无遗漏，审核通过后1个工作日内分发至所有参会人员及相关人员（如需执行任务的跨部门同事）。
分发方式：企业内部通讯工具（如企业钉钉群），并注明“请知悉，如有异议请在24小时内反馈”。
四、后续跟进：动态跟踪，闭环管理
行动项跟踪机制
记录人需建立“行动项跟踪表”（见核心工具模板），每周更新行动项进度（“进行中”“已完成”“延期”“取消”），对延期任务及时提醒负责人，并记录延期原因（如“需求变更，需重新评估时间”）。
定期反馈与复盘
对于周期较长的行动项（如超过1周），负责人需每周向团队同步进度（如“已完成需求调研，文档撰写中，预计下周三提交”）。
行动项全部完成后，组织人可召集简短复盘会，总结会议目标的达成情况，分析未完成项的原因，优化后续会议流程。
核心工具模板清单
模板一：会议记录表
会议名称
2023年Q3项目推进会
会议时间
2023年8月15日14:00-16:00
会议地点
3楼会议室A/腾讯会议
主持人
*（部门经理）
记录人
*（项目助理）
参会人员
（技术负责人）、（产品经理）、*（运营主管）
缺席人员
*（市场专员）
缺席原因
外出培训
会议主题
明确Q3项目目标及排期，解决当前瓶颈问题
议程及讨论内容
议题1：项目进度汇报：当前项目完成60%，较计划延迟5天，主要原因是供应链物料到货延迟。：技术模块开发已完成80%，测试阶段发觉3个兼容性问题，预计需2天修复。共识结论：供应链问题由负责对接供应商，8月18日前确定到货时间；技术问题由牵头，8月17日前完成修复。议题2：Q3目标调整：建议将用户增长目标从“20万”调整为“15万”，考虑到市场竞品动作。：同意调整，但需保证核心功能按时上线，以提升用户留存。共识结论：Q3用户增长目标调整为15万，核心功能（模块）上线时间不变（9月10日）。
决议结论
1.供应链问题由负责，8月18日前反馈解决方案；2.技术兼容性问
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