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文档管理标准化及归档流程指南

一、概述

本指南旨在规范企业/组织内部文档的创建、流转、存储、归档及销毁全流程，保证文档管理的系统性、安全性与可追溯性，提升工作效率，保障信息资产安全，满足合规审计要求。适用于各类企业、事业单位及社会组织的文档管理工作，覆盖行政、人事、财务、项目、技术等全类型文档。

二、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本指南适用于组织内所有需长期保存或具有参考价值的文档，包括但不限于：

行政类：通知、会议纪要、规章制度、请示报告等；

人事类：劳动合同、员工档案、培训记录、绩效考核文件等；

项目类：项目建议书、可行性研究报告、合同、验收报告、项目总结等；

技术类：设计方案、图纸、技术手册、研发记录、测试报告等；

财务类：凭证、账簿、报表、审计报告等（需结合财务专项管理要求）。

（二）典型应用场景

新项目启动：项目团队需按规范编制项目立项文档，经审批后纳入文档管理体系，保证项目全周期文档可追溯；

跨部门协作：多部门联合工作文档需明确版本管理与流转规则，避免信息混乱或丢失；

年度审计合规：按归档流程整理历史文档，快速响应审计调阅需求，保证合规性；

人员离职交接：离职员工持有的工作文档需按规范移交至指定负责人，保障文档连续性；

历史资料查询：通过标准化归档目录，快速定位历史文档，支撑决策或重复工作参考。

三、标准化操作流程

（一）第一步：文档分类与编码

分类原则：按“部门-业务类型-文档层级”三级分类法，保证分类清晰、无交叉。

示例：行政部-制度管理-公司级制度（代码：XZ-ZD-GS）；

项目部-研发管理-项目阶段文档（代码：XM-YF-XMJD）。

编码规则：采用“字母+数字”组合编码，唯一标识每份文档，编码结构为：部门代码（2位）+业务类型代码（2位）+流水号（3位）。

示例：XZ（行政）-ZD（制度）-001（流水号）；

SC（生产）-SCG（生产管理）-012（流水号）。

分类表维护：由行政部牵头，各部门配合制定《文档分类标准表》，每年更新一次。

（二）第二步：文档创建与审批

文档创建：文档需使用统一模板（见第四部分“配套模板工具”），内容准确、逻辑清晰，标题需包含“主题+部门+年份/项目名称”。

示例：《2024年度行政部办公设备采购申请表》《项目需求规格说明书V1.0》。

审批流程：根据文档重要性分级审批，保证责任到人：

一般文档（如部门通知）：部门负责人审批；

重要文档（如项目合同、制度文件）：分管领导+部门负责人双审批；

涉密文档（如核心技术资料）：总经理/最高负责人审批。

版本控制：文档修订时需更新版本号（V1.0→V1.1→V2.0），修订后重新审批，旧版文档标注“作废”并单独存储。

（三）第三步：文档存储与日常管理

存储方式：

电子文档：存储于指定服务器/云盘文件夹，按分类编码命名文件夹，设置读写权限（如“仅管理员可删除”“部门内可共享”）；

纸质文档：使用统一档案盒，盒面标注“部门-分类编码-文档名称-年度”，存放于干燥、防火、防潮的档案柜中。

存储位置登记：所有文档（含电子/纸质）需在《文档存储位置登记表》中记录，内容包括文档编号、名称、存储路径/档案盒编号、责任人、更新日期。

日常维护：

电子文档：每月检查服务器存储状态，定期备份（本地+异地双备份），备份周期为每周一次；

纸质文档：每季度翻晒一次（防潮防虫），破损文档及时修复或复印替换。

（四）第四步：文档归档

归档范围：办理完毕具有长期保存价值的文档，包括：

已审批的正式文件（合同、制度、报告等）；

项目全周期文档（从立项到验收的所有资料）；

员工在职期间的重要档案（劳动合同、奖惩记录等）。

归档时间：

年度归档：每年12月31日前，完成本年度所有文档归档；

项目归档：项目验收完成后15个工作日内，完成项目文档归档；

专项归档：重大事件（如审计、并购）结束后30个工作日内，完成相关文档归档。

归档流程：

整理：文档按分类编码排序，去除钉书针、夹子等金属物，破损部分修补；

检查：核对文档完整性（如合同是否双方盖章、项目报告是否有验收签字）；

移交：文档责任人填写《文档归档移交清单》（一式两份），与档案管理员共同清点签字，一份留存责任人，一份由档案室存档；

入库：档案管理员将文档按编号存入指定位置，更新《文档总目录》。

（五）第五步：文档借阅与销毁

借阅管理：

借阅人填写《文档借阅申请表》，说明借阅用途、归还期限，经部门负责人审批后，档案管理员方可借出；

涉密文档需经分管领导及以上级别审批，借阅时由档案管理员全程陪同；

借阅期限：一般文档≤7个工作日，重要文档≤3个工作日，到期需续借的需重新申请；

归还时档案管理员检查文档完整性，确认无误后签字归还。

销毁管理：

销毁范围：超过保管期限且无保存价值的文档（如临时通知、草稿等）；

销毁审