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非正常流程沟通协议

鉴于各方在正常业务流程之外，可能因紧急情况、特殊需求或其他不可预见因素需要进行非正常流程沟通，为保障沟通的及时性、准确性和有效性，明确各方权利与义务，特依据相关法律法规，协商一致，达成如下协议：

第一条定义与范围

本协议所称“非正常流程沟通”是指超出标准业务操作规程、报告路径或审批时限的沟通活动。适用于因突发紧急事件、重大市场变化、突发法律纠纷、跨部门紧急项目启动、供应链中断等特殊情况引发的沟通需求。本协议不涵盖日常运营沟通及本应通过标准流程处理的沟通事项。

第二条沟通触发机制

2.1非正常流程沟通由具备相应权限的人员或部门在判断存在紧急情况或特殊需求时启动。

2.2触发沟通的具体情形包括但不限于：发生或可能发生的安全事故、重大财产损失、严重违反法律法规的行为、关键业务中断、需要立即采取行动的市场机遇或风险等。

2.3判断与启动沟通的决定应由授权人员即时做出。

第三条沟通渠道与方式

3.1优先沟通渠道：紧急电话、公司内部指定的即时消息平台、紧急用途的电子邮件或短信。

3.2在优先渠道无法使用或不适当时，可使用备用沟通渠道，如传真、普通电话等。

3.3沟通信息应包含事件性质、核心事实、发生时间与地点、初步评估的影响范围、必要的行动指示或请求等关键要素。

3.4接收方应在收到沟通信息后立即确认收到，并根据信息内容判断是否需要进一步响应或采取行动。

第四条沟通主体与职责

4.1主要沟通主体根据具体事件性质确定，通常包括事件发现者、报告人、指定的接收处理部门或人员、以及需要参与决策的关键管理层。

4.2信息报告者职责：第一时间准确、客观地报告事件或情况。

4.3信息核实者职责：在必要时，迅速核实报告信息的准确性和完整性。

4.4决策者/授权者职责：根据权限范围，快速做出决策或授权他人决策。

4.5执行者职责：根据沟通指令，迅速、准确地执行相关操作。

4.6协调者职责：负责协调所需资源，确保沟通链条畅通和行动一致。

4.7授予在紧急情况下，相关授权人员享有必要的临时决策权和行动权，以保障情况得到妥善处理。

第五条响应时间与时效性

5.1接收方应在收到非正常流程沟通信息后[例如：五]分钟内响应确认。

5.2根据事件性质，设定不同的目标处理或决策时限，例如关键决策应在[例如：三十]分钟内做出。

5.3如在规定时间内未能响应或处理，接收方应立即向指定的升级联系人报告，并说明原因。

第六条信息保密与安全

6.1即使在非正常流程沟通中，涉及公司商业秘密、客户隐私、内部敏感信息等保密内容时，各方仍应遵守相关保密规定。

6.2在使用即时通讯或其他非正式渠道进行沟通时，应提高信息安全意识，避免敏感信息通过不安全的途径泄露。

第七条记录与归档

7.1对于重要的非正常流程沟通事项，相关参与方应在沟通完成后[例如：二]个工作日内，将关键沟通内容、决策结果等形成书面记录。

7.2书面记录应包括沟通时间、参与人员、沟通渠道、核心内容、决策事项、执行情况等要素。

7.3记录由[指定部门，例如：行政部或指定负责人]负责收集、整理和归档，保存期限不少于[例如：三年]。

第八条协议的启动、变更与终止

8.1本协议在定义的适用范围内自动生效，并在相关非正常情况处理完毕后终止。

8.2对本协议的任何修改或补充，需经各方书面同意。

8.3如组织的组织架构或业务模式发生根本性变化，导致本协议无法适用，本协议自动失效。

第九条争议解决

凡因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，各方应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向[指定法院，例如：被告住所地有管辖权的人民法院]提起诉讼。

第十条生效与签署

本协议自签署之日起生效。本协议一式[例如：四]份，各方各执一份，具有同等法律效力。

签署方：

（甲方）[公司名称]

授权代表（签字）：

日期：年月日

（乙方）[公司名称]

授权代表（签字）：

日期：年月日

...（如有更多签署方，依次添加）...