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供应链管理采购流程规范化指导手册

前言

本手册旨在规范企业采购全流程操作，明确各环节职责分工，提升采购效率与透明度，降低采购成本，保证采购活动合规、有序开展。手册适用于企业各类采购业务（含生产物料、办公用品、服务采购等），涵盖采购部门、需求部门、仓库、财务等协同岗位，为日常采购操作、新员工培训及流程优化提供标准化指导。

一、适用范围与应用场景

（一）适用范围

本手册适用于企业所有采购活动，包括但不限于：

生产型企业原材料、零部件、辅料的采购；

贸易型企业商品采购；

办公用品、设备采购及服务类采购（如物流、咨询等）。

涉及岗位包括需求部门负责人、采购专员、仓库管理员、质检专员、财务专员及分管领导。

（二）典型应用场景

日常采购执行：需求部门提出采购需求后，采购部门按流程完成寻源、下单、验收、结算等操作；

新员工培训：作为采购岗位新人的标准化操作指南，帮助快速熟悉采购全流程；

流程审计与优化：对照手册检查采购环节合规性，识别流程瓶颈并提出改进措施；

跨部门协同：明确需求、采购、仓库、财务等部门在采购活动中的职责，减少推诿与沟通成本。

二、采购全流程操作细则

（一）采购需求提出与审批

操作目标：保证采购需求真实、必要，符合预算及业务计划。

操作步骤：

需求发起：需求部门根据生产计划、库存情况或业务需要，填写《采购需求申请表》（表1），明确物料名称、规格型号、数量、用途、期望交期及预算金额，部门负责人签字确认。

需求审核：

采购部门对需求的合理性（如数量是否匹配库存、规格是否明确）进行审核；

财务部门审核预算金额是否在部门预算范围内，超预算需求需提交分管领导审批。

需求审批：根据采购金额分级审批（例如：金额≤5000元由采购经理审批；5000＜金额≤50000元由运营总监审批；金额＞50000元由总经理审批），审批通过后流转至采购部门执行。

（二）供应商寻源与资质审核

操作目标：筛选具备合法资质、履约能力的合格供应商，建立稳定供应链。

操作步骤：

寻源渠道：采购部门通过公开招标、邀请招标、行业推荐、电商平台等方式收集供应商信息，优先选择已合作供应商或行业知名企业。

资质初审：供应商需提供以下资料（加盖公章）：

营业执照副本（经营范围需涵盖采购物料）；

相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、3C认证等，根据物料性质确定）；

近3年类似业绩合同（至少2份）；

法定代表人证件号码明及授权委托书（如委托办理）。

资质复核：采购部门联合质检、法务部门对供应商资质进行复核，重点核查证件有效期、经营范围与采购物料的匹配性、业绩真实性，审核通过后录入《合格供应商名录》。

（三）询比价与供应商确定

操作目标：通过公平竞争获取最优采购价格及服务条件，保证性价比合理。

操作步骤：

询价准备：采购部门根据需求规格及数量，编制《询价单》（明确报价截止时间、交货地点、质量标准、付款方式等），向至少3家合格供应商发出。

比价分析：收到报价后，填写《询比价记录表》（表2），对比各供应商的报价、交期、质量承诺、售后服务、付款条件等，形成比价分析报告。

供应商确定：

金额≤10000元的采购，由采购经理根据比价结果直接确定供应商；

金额＞10000元的采购，组织采购、需求、质检部门成立评审小组，综合评分（价格占比40%、质量占比30%、交期占比20%、服务占比10%）确定中标供应商，评审结果报分管领导审批。

（四）采购订单下达

操作目标：明确双方权利义务，保证订单可执行、可追溯。

操作步骤：

合同签订：与选定供应商签订《采购合同》（需明确物料规格、数量、单价、总金额、交货期、质量验收标准、违约责任、争议解决方式等条款），法务部门审核合同合规性。

订单：采购部门根据合同信息，在ERP系统中《采购订单》（表3），订单编号规则为“CG-年份-月份-流水号”，经采购经理审批后下达给供应商，同时抄送需求部门及仓库。

订单确认：供应商收到订单后2个工作日内书面确认（盖章回传），如有异议需及时沟通调整，避免后续执行争议。

（五）订单执行与进度跟踪

操作目标：保证供应商按订单约定交货，及时处理异常情况。

操作步骤：

进度跟踪：采购专员通过ERP系统或定期与供应商沟通，跟踪订单生产/备货进度，重点关注：

大额订单（＞50000元）：要求供应商提供生产计划及进度节点；

长周期物料（＞30天）：每周更新一次交期状态。

异常处理：若出现延迟交货、质量不符等风险，采购部门需第一时间与供应商协商解决方案（如加急生产、分批发货、更换批次等），同时通知需求部门调整计划，必要时启动备选供应商方案。

信息同步：每周向需求部门及分管领导提交《采购订单进度跟踪表》（表4），反馈订单执行情况。

（六）货物验收入库

操作目标：保证到货物料数量准确、质量合格，符合订单要求。

操作步骤：

到货通知：供应商发