行政工作处理标准化作业指南.docVIP

行政日常事务处理标准化作业指南

一、指南适用范围

本指南适用于企业、事业单位、机关等各类组织内部行政人员处理日常办公事务，旨在规范操作流程、提高工作效率、保障工作有序开展，涵盖办公环境管理、会务组织、文件档案、物资采购、访客接待等核心行政场景。

二、办公环境与设施管理

（一）会议室使用管理

事务说明：规范会议室申请、使用、清理全流程，保证会议室资源合理分配与高效利用，营造良好的会议环境。

标准化操作流程：

需求申请：申请人需提前1个工作日通过内部办公系统或指定渠道提交《会议室使用申请表》，注明会议名称、日期、起止时间、参会人数、所需设备（投影仪、麦克风、白板等）及特殊布置需求（如U型桌、茶歇等）。

资源核对：行政专员在收到申请后2小时内核对会议室可用性。若遇冲突，需主动与申请人协商调整时间或更换同功能会议室，并在1小时内反馈结果。

安排确认：确认会议室后，行政专员通过系统/邮件发送《会议室使用通知》至申请人及相关部门，附会议室位置、设备清单及使用注意事项。

会前准备：会议开始前30分钟，行政人员或保洁人员完成以下工作：

检查会议室清洁情况（桌面、地面、座椅等），保证无杂物、污渍；

调试设备（投影仪、音响、灯光等），保证正常运行；

根据需求布置桌椅（如课桌式、圆桌式），摆放会议物料（名牌、白板笔、便签纸、饮用水等）。

会中支持：会议期间，行政人员保持待命状态，及时处理设备故障、物料补充等突发情况（如麦克风无声，5分钟内更换备用设备）。

会后整理：会议结束后1小时内，保洁人员清理会议室，关闭所有设备电源，检查桌椅归位；行政人员确认无误后，在系统中更新会议室状态为“空闲”。

配套工具模板：

会议室使用申请表

申请部门

会议名称

起止时间

所需设备（可多选）

特殊布置需求

审批人

执行要点与风险提示：

提前1天申请，避免临时占用导致资源冲突；

设备使用前需测试，会议中突发故障需5分钟内响应；

会后务必关闭电源、清理场地，保证下次使用正常。

（二）办公区环境维护

事务说明：保障办公区域（公共区域、员工工位）清洁、有序，营造舒适高效的工作氛围。

标准化操作流程：

日常清洁：

保洁人员每日上班前30分钟完成公共区域（走廊、茶水间、卫生间、前台等）清洁，包括地面清扫/拖拭、垃圾清理、物品归位；

员工每日下班前需整理个人工位，保持桌面整洁（文件分类摆放、物品有序），关闭个人电脑及设备电源。

定期检查：行政主管每周五下午组织办公区环境检查，重点检查：

公共区域清洁度（无垃圾、无积水、无灰尘）；

工位整洁度（桌面无杂物、座椅归位、私人物品摆放规范）；

消防设施（灭火器、应急通道）是否完好。

问题整改：检查中发觉问题（如垃圾未清理、工位杂乱），由行政主管在1个工作日内通知责任部门/人员，要求24小时内整改，整改后复查并记录。

特殊维护：节假日前1天或大型活动前，组织全面清洁（如窗户擦拭、空调滤网清洗），必要时增加保洁人员，保证环境达标。

配套工具模板：

办公区环境检查表

检查日期

检查区域

公共区域

员工工位

消防设施

执行要点与风险提示：

明确清洁责任分工（公共区域保洁人员负责，工位员工自行负责），避免推诿；

定期检查与随机抽查结合，保证环境持续达标；

消防设施周边禁止堆放杂物，保证应急通道畅通。

三、会务组织与管理

（一）会议筹备与安排

事务说明：规范会议从发起、筹备到召开的全流程，保证会议目标明确、流程顺畅、资源到位。

标准化操作流程：

会议发起：主办部门提前3个工作日提交《会议申请单》，明确：

会议主题、目的、预期成果；

时间（建议避开上下班高峰期）、地点（优先选择内部会议室）；

参会人员（含主持人、记录人）、议程（含各环节时长）；

所需资料（如PPT、纸质材料）、设备（如视频会议系统）。

会议审批：行政主管审核会议必要性（如是否可合并召开、是否有替代方案）及资源占用情况（如大型会议室是否需协调），重大会议需报请分管领导审批，审批通过后1个工作日内反馈结果。

通知发布：审批通过后，行政人员通过邮件/企业发送《会议通知》，包含：

会议基本信息（时间、地点、主题、参会人员）；

详细议程（含各环节负责人、时长）；

参会要求（如提前10分钟到场、携带资料、关闭手机静音）；

联系人及联系方式（行政人员*，电话分机号）。

物料准备：

会议资料：提前1天打印纸质材料（按参会人数+2份备用），电子版存入会议共享文件夹；

设备物料：提前1天调试投影仪、音响、视频会议系统，准备备用电池、白板笔、便签纸等；

签到物料：打印《会议签到表》（含姓名、部门、联系方式），摆放签到笔。

场地布置：会议开始前1小时，根据会议类型布置场地：

例会：标准课桌式摆放，设置主席台；

研讨会：圆桌式/鱼骨式摆放，便于互动；

重要会议：悬挂横幅（会议主题）、摆放桌牌（参会人员姓名）。

配