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会议议程与纪要撰写手册：提升会议效率实用模板

前言

高效会议是企业协作的核心环节，而规范的议程与纪要则是会议效率的“双引擎”。本手册旨在通过标准化流程与模板工具，帮助团队减少会议冗余、聚焦核心目标，保证讨论成果可追溯、可执行，让每一场会议都“有准备、有产出、有闭环”。

一、适用场景与核心价值

（一）适用场景

本模板适用于企业内部各类正式会议，包括但不限于：

战略规划会：年度目标制定、业务方向研讨

项目推进会：关键节点复盘、风险问题解决

部门例会：周/月度工作同步、资源协调

跨部门协作会：流程优化、职责对接

专题研讨会：新业务摸索、技术方案论证

（二）核心价值

目标聚焦：通过议程提前明确会议边界，避免“跑题”与“无效讨论”

效率提升：标准化流程减少会前准备时间与会中拖延

责任落地：纪要清晰记录行动项，保证“事事有人管、件件有期限”

知识沉淀：形成可追溯的会议档案，为后续决策与复盘提供依据

二、会议议程撰写指南：从“无序”到“可控”

（一）分步操作流程

第一步：明确会议目标与必要性

核心问题：“本次会议必须解决什么问题？”

操作要点：

区分“会议”与“非会议沟通”：若信息同步可通过邮件/文档完成，无需召开会议；

用“SMART原则”定义目标（如“确定Q3产品迭代优先级，输出3个核心功能方案”而非“讨论产品方向”）。

第二步：确定参会人员与角色分工

核心原则：“少而精”，保证每个参会者均有明确角色或产出贡献。

角色定义：

主持人：把控流程、引导讨论（建议由决策人或议题负责人担任）；

记录人：提前准备模板、实时记录关键信息（建议由熟悉业务的助理或项目成员担任）；

议题负责人：每个议题指定1-2人主导汇报（如“市场推广方案”由市场部*经理汇报）；

列席人员：仅提供信息支持，不参与决策（如技术部*工程师列席讨论技术可行性）。

第三步：梳理议题与时间分配

议题设计：

按“重要性-紧急性”排序，核心议题前置；

每个议题明确“输入”（需提前准备的资料）、“讨论点”（需达成的共识）、“输出”（需形成的结论或决策）。

时间分配：

总时长建议控制在60-90分钟，避免疲劳；

单个议题时长不超过30分钟，复杂议题可提前会前沟通关键点。

第四步：编制议程框架并提前分发

提前时间：至少提前24小时发送给所有参会者，预留准备时间。

议程内容：包含会议基本信息、议题列表、时间分配、会前准备要求（如“请财务部*总监提前准备Q2成本分析表”）。

（二）会议议程模板

会议基本信息

会议名称

项目Q3目标研讨会

会议时间

2023年X月X日14:00-15:30

会议地点

3楼会议室A/腾讯会议（会议号：X）

主持人

*总监

记录人

参会人员

总监、经理、主管、工程师（共5人）

缺席人员

*主管（事前报备）

议题安排

议题负责人

时间分配

讨论要点/预期产出

会前准备

1.Q2项目复盘与问题总结

*经理

20分钟

汇总Q2目标达成率、未完成项原因分析

提前提交《Q2项目复盘报告》

2.Q3核心目标设定

*总监

15分钟

确定Q3业绩目标、关键指标（KPI）

无

3.市场推广方案讨论

*经理

30分钟

评审3个推广方案，确定优先级

提前提交《推广方案初稿》

4.资源需求与协调

*主管

15分钟

明确人力/预算缺口，提出协调需求

无

5.下周行动计划确认

全体

10分钟

输出各议题负责人、完成时限

记录人同步纪要初稿

三、会议纪要撰写指南：从“记录”到“执行”

（一）分步操作流程

第一步：会前准备

熟悉议程：提前与主持人确认会议目标、重点议题及敏感信息（如未公开数据）；

准备工具：（见下文）、录音设备（需提前告知参会者，用于核对关键信息）、笔和便签（记录临时讨论点）。

第二步：会中记录

记录原则：“抓大放小”，聚焦“结论-行动-负责人-时限”，避免逐字记录。

关键内容：

讨论摘要：每个议题的核心观点分歧（如“技术部工程师提出方案A开发周期需2周，市场部经理认为需压缩至1周”）；

决议事项：最终达成的共识（如“确定采用方案A，增加1名开发资源支持”）；

行动项：明确“做什么（Task）、谁负责（Owner）、何时完成（Deadline）”（如“*经理于X月X日前完成推广方案终稿”）。

第三步：会后整理与审批

整理时间：会议结束后2小时内完成初稿，24小时内分发。

核对流程：初稿提交主持人审核，确认关键信息（如决策、行动项）无误后，标注“审阅人：*总监”“审阅时间：X月X日”。

第四步：分发与归档

分发范围：所有参会者、需知晓的部门/人员（如上级领导、协作部门）；

归档要求：将纪要（含审阅记录）、议程、会议录音（如有）存至共享文件夹，命名格式项目Q3研讨会纪要”。

（二）会议纪要模板

会议基本信息

会议名称

项目Q3目标研讨会

会议时间

202