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一、适用业务场景
二、操作流程与步骤
第一步：采购需求发起与确认
操作说明：
需求部门（如生产部、行政部）根据业务需求，填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、数量、期望交付时间、预算金额、用途说明等关键信息。
需求部门负责人*审核需求合理性，重点核查数量与实际业务匹配度、预算是否在部门额度内。
采购部门接收需求后，1个工作日内完成初审，确认需求描述清晰、无歧义（如规格参数不明确，需退回需求部门补充）。
需求与采购部门共同确认最终需求细节，双方签字留存，作为后续采购执行的依据。
第二步：供应商寻源与评估
操作说明：
采购部门根据需求类型，通过企业合格供应商库、公开招标、行业推荐等渠道收集供应商信息，至少筛选3家候选供应商。
对候选供应商进行资质审核，包括营业执照、相关行业资质（如ISO认证、生产许可证等）、过往合作案例（可联系过往客户*核实）。
组织技术部门（如需）与采购部门联合进行现场考察或样品测试，重点评估供应商的生产能力、质量管控体系、交付周期等。
综合报价（性价比）、资质、业绩、服务等因素，填写《供应商综合评估表》，形成评估报告，按企业权限报采购经理*审批。
第三步：采购订单执行与协同
操作说明：
审批通过后，采购部门与选定供应商签订《采购合同》，明确物料/服务标准、价格、交付时间、验收方式、违约责任等条款（合同模板需符合企业法务规范）。
采购部门根据合同信息，在ERP系统中创建《采购订单》，同步发送供应商，并要求供应商在24小时内确认订单（如需调整，需书面反馈原因）。
供应商确认订单后，采购部门建立《采购订单跟踪表》，实时跟踪生产进度、物流信息，每周与供应商联系人*沟通一次，保证按期交付。
如遇交付延迟、质量异常等问题，采购部门需立即启动应急机制，与供应商协商解决方案（如分批交付、替换不合格品等），并同步通知需求部门。
第四步：验收与入库
操作说明：
供应商按订单交付后，需求部门与采购部门共同到场验收，核对物料名称、规格、数量、外包装完整性，必要时进行抽样检测或第三方检测。
验收合格后，填写《物料验收单》，需求部门、采购部门、供应商三方签字确认；如不合格，需在《验收异常记录表》中注明问题，要求供应商限期整改或换货。
仓库凭签字后的《物料验收单》办理入库手续，更新库存数据，并将入库信息同步至采购部门和财务部门。
第五步：结算与供应商绩效评估
操作说明：
财务部门根据《采购合同》《物料验收单》《采购订单》等单据，核对应付金额，按企业付款周期办理结算（避免提及“发票”，可表述为“合规结算单据”）。
采购部门每季度对合作供应商进行绩效评估，从质量合格率、交付准时率、服务响应速度、价格竞争力等维度填写《供应商季度绩效评分表》，评分结果分为优秀、合格、不合格三个等级。
评估结果作为供应商后续合作的重要依据：优秀供应商可优先分配订单、缩短付款周期；不合格供应商限期整改，连续两次不合格则清退出库。
所有采购相关文件（需求申请、评估报告、合同、验收单、绩效表等）整理归档，保存期限不少于3年。
三、核心模板工具
表1：采购需求申请表
序号
需求部门
物料/服务名称
规格型号
单位
需求数量
期望交付时间
预算金额（元）
用途说明
需求人
审核人
1
生产部
A型原材料
GB/T19001
吨
5
2024–
50,000
月度生产计划
张*
李*
表2：供应商综合评估表
供应商名称
联系人*
联系方式
资质等级（A/B/C）
报价（元）
历史合作案例（近1年）
质量合格率
交付准时率
综合评分
评估结论
科技公司
王*
A
48,000
3次合作，均无异常
98%
100%
92
推荐
表3：采购订单跟踪表
订单号
供应商名称
物料名称
订单数量
计划交付时间
实际交付时间
生产进度（%）
物流状态
异常说明
责任人*
PO-2024001
科技公司
A型原材料
5吨
2024–
2024–
100%
已签收
无
刘*
表4：供应商季度绩效评分表
供应商名称
评分周期
质量合格率（30%）
交付准时率（30%）
服务响应速度（20%）
价格竞争力（20%）
总分
等级
改进建议
科技公司
2024Q1
30
30
18
16
94
优秀
增加备货量
四、关键实施要点
需求精准性：需求部门需详细描述物料/服务参数，避免“大概”“可能”等模糊表述，减少后续争议。
供应商合规性：严禁与无资质供应商合作，重点核查行业准入许可及有效期，规避法律风险。
合同严谨性：合同条款需明确违约责任（如延迟交付的违约金比例、质量问题的处理方式），保障企业权益。
协同及时性：采购、需求、仓库、财务部门需建立定期沟通机制（如每周例会），保证信息同步，避免信息滞后导致问题。
数据可追溯性：所有操作需留存书面或电子记录，便于后续查询、审计及供应商绩效复
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