企业办公行政工作检查表.docVIP

适用工作场景

本检查表适用于企业日常行政工作的常态化监督与管理，具体包括：新入职行政人员的岗前培训与工作标准熟悉、部门行政工作的月度/季度自查与抽查、企业大型活动（如年会、展会）前的行政准备工作核查、办公区域安全与规范管理的定期巡检，以及迎接上级单位或外部审计时的行政工作合规性检查。通过标准化检查，可及时发觉行政工作中的疏漏，提升办公效率与管理规范性。

操作流程详解

一、检查准备阶段

明确检查目标与范围：根据实际需求确定本次检查的核心目标（如办公环境规范、设备管理流程、档案归档情况等），划定检查范围（覆盖全公司或特定部门/区域）。

组建检查小组：由行政部负责人担任组长，成员可包括各行政部门骨干、员工代表（如工、工等），保证检查视角全面。

熟悉检查标准：检查小组需提前熟悉本模板中的“检查标准”栏内容，明确各项合格与不合格的具体判定依据，避免主观判断偏差。

准备检查工具：包括纸质版检查表、记录笔、相机（用于拍摄问题现场，需提前告知相关人员）、相关制度文件（如《办公环境管理规范》《设备使用手册》等）以备查阅。

二、执行检查阶段

现场检查实施：

按检查表逐项核对，通过“现场查看、资料核查、人员访谈”三种方式结合进行。例如：检查“办公设备维护记录”时，需核对台账与实际设备编号是否一致；检查“文件归档情况”时，随机抽取近期文件查看分类与标签是否规范。

对检查中发觉的问题，立即记录具体位置、问题描述（如“前台桌面文件未按‘紧急-普通’分类摆放”“打印机3号碳粉余量不足10%”），并同步拍摄照片留存（涉及隐私或敏感信息的区域需提前沟通）。

沟通与确认：

现场检查时，若发觉疑问或需整改的问题，应与被检查部门负责人或经办人（如经理、同事）进行沟通，确认问题属实，避免误判。

对复杂问题（如涉及跨部门协作的流程漏洞），可要求被检查部门提供书面说明或相关证据材料。

三、记录与汇总阶段

填写检查表：检查完成后，检查小组需共同核对检查结果，保证“检查项目”“检查标准”“检查结果”“问题描述”等栏信息准确无误，责任部门/人明确（如“行政部-工”“销售部-组”）。

问题分类统计：将检查结果按“严重问题”（如消防通道堵塞、重要档案缺失）、“一般问题”（如桌面物品杂乱、设备未及时报修）、“轻微问题”（如绿植未浇水、标签粘贴不规范）进行分类统计，量化问题数量与分布。

形成检查报告：基于检查表与统计数据，撰写《行政工作检查报告》，内容包括检查概况、主要问题清单、整改建议、优秀经验总结等，提交至公司管理层审阅。

四、整改与跟踪阶段

下发整改通知：对检查中发觉的问题，由行政部向责任部门/人正式下发《行政问题整改通知单》，明确整改内容、整改期限（一般问题不超过3个工作日，严重问题不超过5个工作日）及整改责任人。

定期复查与闭环：整改期限届满后，检查小组需对整改情况进行复查，确认问题是否彻底解决。若未按期整改或整改不到位，需二次下发通知并纳入部门绩效考核。

经验固化与优化：对检查中发觉的优秀做法（如“市场部文件归档分类清晰”“IT部设备巡检记录详实”），可在公司内部推广；对反复出现的问题，需分析根本原因，修订相关管理制度或流程（如优化《办公设备申领流程》《档案管理办法》等）。

检查表模板

企业日常办公行政工作检查表

检查模块

检查项目

检查标准

检查方式

检查结果（合格/不合格/待整改）

问题描述

责任部门/人

整改期限

整改状态（未整改/整改中/已整改）

办公环境管理

办公桌面整洁度

文件、物品分类摆放，无杂物堆积，个人物品规范放置

现场抽查5个工位

公共区域卫生

走廊、会议室、茶水间等地面无污渍、垃圾，垃圾桶及时清空

全区域查看

行政部-*工

办公设备管理

设备运行状态

电脑、打印机、投影仪等设备正常运行，无卡顿、故障提示

现场测试+查看记录

IT部-*工程师

设备维护与报修

建立设备台账，定期维护（如打印机每季度清洁），故障报修不超过24小时响应

核查台账+访谈

IT部-*组

行政流程执行

会议组织规范性

会议提前1天通知，议程、材料齐全，会议室预订与设备调试到位

核查会议记录+现场

行政部-*秘书

用印管理

用印申请单填写完整，审批流程合规，用印登记清晰

查阅用印登记簿+抽查申请单

行政部-*主管

档案与资料管理

文件归档及时性

当月文件需在次月5日前完成分类、归档，标签清晰（含日期、部门、主题）

随机抽取3个文件夹

各部门-*专员

电子文档备份

重要电子文档每周备份至公司服务器，备份记录完整

核查备份日志+访谈

行政部-*文员

安全管理

消防设施状态

灭火器在有效期内，压力正常，消防通道无堵塞，应急照明设备完好

全区域检查+测试

行政部-*安全员

保密资料管理

涉密文件存入带锁柜，电子涉密文档设置访问权限，无随意复印、外带情况

查阅制度+现场抽查

各部门-*负责人