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企业会议组织与记录模板标准化记录管理版

一、适用工作场景

常规部门例会：周/月度工作进展同步、任务部署；

项目推进会：关键节点复盘、风险问题协调、资源调配；

跨部门协调会：跨职能协作事项对接、流程优化讨论；

专项工作会议：如年度总结规划、政策宣贯、突发事项处理等。

通过标准化流程与工具，保证会议目标明确、过程高效、记录完整、行动可追溯，提升会议管理规范性与执行落地效果。

二、标准化操作流程

（一）会前筹备：精准定位，夯实基础

明确会议核心目标

根据会议类型，清晰界定会议需达成的核心目标（如“确定Q3项目排期”“解决跨部门协作卡点”），并列出具体议题清单（每个议题建议聚焦单一主题，避免发散）。

示例：议题1——项目A进度滞后原因分析；议题2——新增资源需求评估；议题3——下一步行动计划制定。

确定参会人员与分工

核心参会人员：与议题直接相关的决策者、执行者（如项目负责人、部门负责人）；

列席人员：需知晓信息但无需参与决策的辅助人员（如记录人、支持部门代表）；

明确分工：主持人（把控议程与时间）、记录人（实时记录关键内容）、材料准备人（提前分发背景资料）。

提前3个工作日发送参会邀请，注明会议目标、议题、时间、地点（或线上会议）及需提前准备的资料（如项目进度表、数据报表）。

准备会议材料与设备

材料清单：会议议程（含时间分配）、背景资料（如项目现状报告、问题分析文档）、预讨论方案（如资源调配预案）；

设备检查：线下会议需确认投影仪、麦克风、白板、笔等可用；线上会议需测试会议软件稳定性、共享权限、录制功能。

（二）会中管理：聚焦目标，高效推进

开场与议程确认（5-10分钟）

主持人开场：重申会议目标、议题及预期成果，明确会议时长（如总时长90分钟，每个议题分配具体时间）；

确认参会人员：简要说明缺席人员及原因（如“市场部*经理因客户拜访无法参会，已同步其意见”）；

确认议程：如有调整需经参会人员majority同意（如“议题2与议题3顺序可否对调，因*总监需提前离场”）。

议题讨论与决策（核心环节）

按议程逐项讨论，主持人引导发言：保证每人围绕议题核心发言，避免偏离主题（如“关于资源需求，请先说明当前缺口与预期效果，再提具体需求”）；

记录要点：记录人需实时记录“讨论核心观点”“不同意见”“关键数据”“临时动议”等内容（非逐字记录，提炼关键信息）；

决策确认：对每个议题形成明确决议（如“同意增加2名开发人员，由*经理负责协调，下周一前到位”），决议需包含“决定内容、决策依据、负责人”；

时间控制：主持人需严格把控各议题时间，超时及时提醒（如“议题1剩余5分钟，请聚焦结论”）。

总结与收尾（5-10分钟）

主持人总结：复述会议核心决议、行动项（含负责人、时限）、未决事项（如“议题3中的预算问题需进一步调研，由*助理牵头，周三前反馈”）；

确认记录：记录人简要宣读关键记录，参会人员确认无异议；

明确下一步：确定会议记录分发时间（如“24小时内发送初稿，如有补充请在2小时内反馈”）、下次会议安排（如需）。

（三）会后整理：闭环管理，跟进落地

记录整理与分发

记录人需在会后24小时内完成会议记录整理，内容包括：会议基本信息（名称、时间、地点、参会人员）、各议题讨论要点、决议内容、行动项（含负责人、完成时限、验收标准）；

记录格式：采用“结论先行、条理清晰”风格，避免口语化（如“决议：同意调整项目B交付时间至9月30日，由*总监负责与客户沟通确认”）；

分发范围：所有参会人员、需知晓决议的部门负责人、存档部门（如行政部/项目管理部），抄送相关上级领导。

行动项跟踪与反馈

建立会议行动项跟踪表（见模板3），由记录人/项目助理每周更新行动项进度（如“进行中：已完成需求调研；延期：因客户方原因，反馈时间推迟至下周五”）；

负责人需主动反馈进展，遇延期需提前说明原因及调整计划；

主持人/部门负责人在下次会议中优先回顾行动项完成情况，形成“会议-行动-反馈-闭环”管理。

资料归档

归档内容：会议议程、原始记录（含手写稿/录音稿，需脱敏处理）、行动项跟踪表、相关附件（如项目报表、方案文档）；

归档要求：按“年份-月份-会议类型”分类存储（如“2024-08-项目推进会”），电子档存至企业共享服务器（如OA系统“会议档案”模块），纸质档（如需）由行政部统一编号保管，保存期限不少于2年。

三、核心工具模板清单

模板1：会议基本信息表

会议名称

项目A进度协调会

会议时间

2024年8月15日14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A/线上会议（企业内部系统）

主持人

*总监（项目管理部）

记录人

*助理（项目管理部）

参会人员（核心）

经理（研发部）、主管（市场部）、*专员（运营部）

参会人员（列席）

*文员（行政部）

缺席人员及原因

*经