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部门间沟通协作流程标准化文档

一、文档目的

为规范公司各部门间的沟通协作行为，减少信息传递偏差，提升跨部门工作效率与协同效果，明确各环节责任主体与工作要求，特制定本标准化流程。本流程旨在建立清晰、高效、可追溯的协作机制，保障各项跨部门工作有序推进。

二、适用范围

本流程适用于公司内部所有需要多部门共同参与的工作场景，包括但不限于：项目协同、业务支持、资源调配、问题解决、制度推行等。各层级员工在发起或参与跨部门协作时，均需参照本流程执行。

三、核心术语定义

发起部门：根据工作需要，主动提出协作需求并主导流程推进的部门。

协作部门：根据发起部门需求，提供相应配合、支持或资源的部门。

关键节点：协作流程中需各部门确认、决策或输出成果的重要环节（如需求确认、方案评审、成果交付等）。

SLA（服务级别协议）：协作双方在时间、质量、资源等方面约定的具体标准。

四、常见协作场景与流程适配

（一）项目型协作

场景描述：公司级/部门级项目需多部门分工完成（如新产品上线、市场活动策划、系统升级等）。

流程适配：需严格遵循“需求发起-方案共议-分工执行-进度同步-成果验收-复盘归档”全流程，明确项目组各部门的职责边界与交付节点。

（二）事务型协作

场景描述：日常工作中需其他部门提供临时性支持（如数据提供、文件盖章、场地协调、人员协助等）。

流程适配：简化流程，重点突出“需求清晰化-责任明确化-时限约定化-结果反馈化”，保证事务性协作高效响应。

（三）问题解决型协作

场景描述：工作中出现需多部门共同解决的复杂问题（如客户投诉、流程卡点、风险事件等）。

流程适配：以“问题界定-根因分析-方案制定-协同整改-效果验证”为核心，强调跨部门联动与问题闭环。

（四）制度/流程宣贯型协作

场景描述：新制度、新流程需各部门落地执行（如人事制度更新、财务报销流程调整、合规要求宣贯等）。

流程适配：聚焦“解读同步-疑问解答-执行跟踪-效果反馈”，保证制度理解一致、执行到位。

五、标准化协作流程详解

（一）需求发起与提报

发起部门准备

明确协作目标：清晰界定“需要解决什么问题”“期望达成什么成果”。

梳理需求细节：包括所需协作内容、资源支持、期望完成时间、质量要求等（可参考附件1《部门间协作需求申请表》）。

内部审批：根据事项重要性，完成部门内部负责人审批（常规事务可由部门经理审批，重大项目需分管领导审批）。

提交协作需求

发起部门通过公司协作平台（如OA系统、企业/钉钉审批流）或指定邮箱，向协作部门发送《部门间协作需求申请表》，并抄送双方部门负责人及相关分管领导。

需求提交内容需完整、无歧义，避免口头模糊沟通（如“尽快提供数据”需明确“具体数据字段、格式、截止日期”）。

（二）需求接收与确认

协作部门响应

协作部门在收到需求后1个工作日内完成初步评估，确认是否可承接协作任务。

若无法承接（如资源不足、职责不符、时间冲突等），需在1个工作日内反馈发起部门，说明具体原因并提出替代建议（如推荐其他协作部门、调整需求范围等）。

需求澄清与共识

若协作部门对需求存在疑问，或需进一步明确细节，双方需在2个工作日内组织沟通会议（线上/线下），共同确认需求内容、目标、成果标准及时限，并形成书面《协作需求确认书》（可参考附件1附表）。

确认后的需求需双方部门负责人签字确认，作为后续协作依据。

（三）协作任务执行与分工

制定协作方案

根据确认的需求，协作部门牵头制定《协作执行方案》（复杂项目需联合发起部门共同制定），明确：

任务拆解：将总任务分解为可执行的子任务；

责任分工：每个子任务的负责人、配合人；

时间节点：各子任务的计划开始/完成时间；

资源需求：所需人力、物力、技术支持等。

方案评审与备案

《协作执行方案》需提交至发起部门及双方分管领导评审，评审通过后正式执行，并在公司协作平台备案。

若评审中需调整方案，双方需在3个工作日内完成修改并再次确认。

（四）过程沟通与进度同步

日常沟通机制

双方指定专人作为协作接口人（如项目负责人、业务对接人），负责日常信息传递与问题对接。

简单事务可通过即时通讯工具沟通，重要事项需通过邮件或协作平台留痕，保证信息可追溯。

定期进度同步

常规协作：每周至少进行1次进度同步，可通过周报、简短会议或线上文档更新形式；

紧急/重点项目：每日同步进度，及时发觉并解决执行中的卡点；

若出现可能影响交付时间的风险（如资源延迟、需求变更），协作部门需立即发起风险预警，双方共同商议应对措施。

（五）成果交付与验收

成果提交

协作部门按《协作执行方案》约定的时间、质量要求完成成果，并附《成果交付清单》（说明交付物名称、数量、格式、版本等）。

验收与反馈

发起部门在收到成果后3个工作日内完成验收，重点核查：

成果是否符合需求确认书的标准；

交付物是否完整、规范；

是否存