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内外部沟通协调工作指南与记录模板

一、适用工作场景

本指南与模板适用于需跨部门、跨层级或外部单位进行信息传递、资源调配、问题解决及协作推进的各类工作场景，具体包括但不限于：

跨部门项目协作：如新产品研发需联合技术部、市场部、生产部共同推进，明确各部门职责与时间节点；

外部单位对接：如与客户、供应商、合作机构洽谈合作细节、协调资源支持或处理合作中的分歧；

内部资源协调：如临时调配人力、预算、设备等资源，保证紧急或重点工作的顺利开展；

问题冲突处理：如因工作目标不一致、流程衔接不畅引发的部门间或内外部矛盾，需通过沟通达成共识；

进度同步与反馈：如定期向相关方汇报工作进展、收集反馈意见，保证信息对称，避免偏差。

二、操作流程步骤

（一）沟通前：充分准备，明确方向

明确沟通目标

清晰界定本次沟通的核心目的：是信息同步、问题解决、资源争取，还是决策确认？例如“明确项目延期原因及后续调整方案”或“确认供应商交付周期及质量标准”。

根据目标拆解需达成的具体结果，避免目标模糊（如“沟通项目进展”不如“确认研发阶段完成时间及需生产部配合的物料需求”具体）。

梳理关键信息

收集与沟通主题相关的背景资料、数据、流程文件等，保证信息准确完整。例如涉及资源协调时，需提前梳理现有资源缺口、替代方案及优先级；处理问题时，需整理问题发生的时间、影响范围、已尝试的解决措施等。

预判对方可能关注的问题或异议，提前准备回应口径。例如外部客户可能关心成本问题，需提前准备成本构成说明及优化空间。

确定沟通对象与方式

列出必要参与人员：内部沟通需明确对接部门及负责人（如涉及跨部门，需提前与各部门负责人确认参会人）；外部沟通需对接关键决策人（如客户方业务负责人、供应商销售经理）。

选择合适的沟通方式：

简单信息同步：邮件、即时通讯工具（如企业钉钉）；

复杂问题讨论：视频会议、线下会议（需提前发送会议议程，预留准备时间）；

重要事项确认：书面函件（含盖章扫描件）、正式会议纪要。

（二）沟通中：高效互动，聚焦共识

清晰发起沟通

开场简明扼要说明沟通目的、议程及时长，引导参与者快速进入状态。例如：“各位好，今天会议主要讨论‘项目延期原因及后续计划’，预计30分钟，先请技术部说明延期情况，再共同商议调整方案。”

外部沟通需注意礼仪：如提前测试会议设备、用对方习惯的称呼（如“X总”“X经理”），避免使用内部简称。

实时记录关键信息（可同步使用模板表格记录）

重点记录：对方提出的核心诉求、关注点、争议点；我方回应的关键内容、承诺事项；双方达成的共识、待明确的分歧。

对复杂或易产生歧义的内容，及时复述确认。例如：“您的意思是，需要我们在本周五前提供物料需求清单，对吗？”“如果延期2周，您方是否可以接受下月15日的交付时间？”

推动共识达成

对分歧点，聚焦问题本质而非立场，引导双方共同探讨解决方案。例如针对“优先保障A项目还是B项目资源”，可引导分析两个项目的紧急性、客户影响度及资源替代可能性，而非争论“哪个项目更重要”。

对已达成共识的事项，当场明确责任主体、完成时限及交付标准，避免模糊表述（如“尽快落实”改为“6月30日前完成，输出书面报告抄送”）。

（三）沟通后：闭环管理，保证落地

整理并同步沟通结果

沟通结束后2个工作日内，整理《沟通协调记录表》（见模板），附上会议纪要、相关文件等，通过邮件或即时通讯工具发送给所有参与方，并标注“请确认如有异议请于X月X日前反馈”。

外部沟通重要结果（如合作条款、变更事项），需通过正式书面函件确认（加盖公章扫描件），作为后续执行依据。

跟踪待办事项进展

建立“待办事项跟踪表”，明确每项任务的负责人、截止时间，定期（如每周）更新进度，对逾期未完成的及时提醒。

涉及跨部门协作的待办事项，需抄送双方负责人，保证层级对等、推进有力。

反馈与复盘

待所有待办事项完成后，及时向相关方反馈结果，例如：“问题已解决，最终方案为，感谢各部门配合。”

对重大或复杂沟通，可组织复盘，总结经验教训（如“本次提前预判客户成本关注点，准备充分，沟通效率提升”），优化后续沟通流程。

三、沟通协调记录表单

沟通协调记录表

基本信息

内容

沟通主题

（例：项目研发阶段延期协调会）

沟通时间

年月日时分至时分

沟通地点/方式

（例：公司3号会议室/腾讯会议）

沟通类型

□内部沟通□外部沟通（外部单位：_________）

主导人

（姓名：*工号：_________联系方式：_________）

参与人员

（内部：（部门：______）、（部门：______）；外部：（单位：______）、（职务：______））

沟通内容摘要

背景与事由

（简述沟通起因，例：因技术难点攻克延迟，导致研发阶段原定6月10日完成，现需调整计划）

核心讨论点

（例：1.延期具体时