销售合同管理标准化模板风险控制加强版.docVIP

销售合同管理标准化模板风险控制加强版

一、适用场景与价值定位

二、标准化操作流程与执行要点

（一）合同需求确认与前期准备

业务需求梳理

销售业务人员（经办人）根据客户需求，明确销售标的（产品/服务名称、规格型号、技术参数）、数量、单价、总金额、交付时间、交付地点、付款方式、质量标准等核心要素，填写《销售合同需求确认单》，经部门负责人（业务主管）审批通过后启动合同流程。

客户信息收集与初步核实

收集客户主体资格信息（营业执照复印件、组织机构代码证等），通过“国家企业信用信息公示系统”或第三方信用平台初步核查客户是否存在经营异常、失信记录等风险信息，保证客户具备合法签约主体资格。

（二）合同主体资格审查（风险关键环节）

深度资质核查

若客户为法人单位：需核实营业执照（最新年检版本）、法定代表人证件号码明、授权委托书（若签约人为非法定代表人）；涉及特殊行业（如食品、医疗器械等），还需核查客户相关行业经营许可证。

若客户为自然人：需核实证件号码原件，留存复印件及联系方式，确认其完全民事行为能力。

填写《销售合同主体资格审查表》（见表1），由法务专员（法务）审核并出具资格审查意见。

（三）合同文本起草与标准化填充

模板选用与基础信息填写

选用企业统一制定的《销售合同标准模板》，根据前期确认的需求信息，准确填写合同编号（规则：年份+部门简称+序号，如2024-XY-001）、签约双方全称（与营业执照一致）、签约地址、日期等基础信息。

核心条款明确化

标的条款：详细列明产品名称、型号、规格、数量，避免使用“一批”“左右”等模糊表述；服务类合同需明确服务范围、标准、验收方式。

价格条款：明确单价、总价（含税/不含税）、税费承担方，折扣、返利等需以补充协议形式单独约定，不得在合同中涂改。

履约条款：交付时间（具体到年月日，如“2024年12月31日前”）、交付地点（详细到省市县街道门牌号）、运输方式及费用承担方、验收标准（国标/行标/企标）及验收期限（如“收货后5个工作日内验收”）。

付款条款：明确付款节点（如“预付款30%发货前支付，到货款60%验收合格后支付，质保金10%质期满后支付”）、账户信息（必须为企业对公账户，禁止个人账户收款）、逾期付款违约金计算标准（如“按日万分之五计算”）。

违约责任：针对双方可能的违约情形（如逾期交付、质量不达标、拖欠款项等），明确违约责任承担方式（继续履行、赔偿损失、解除合同等），避免约定“违约方承担一切责任”等模糊条款。

争议解决：约定由企业所在地人民法院诉讼解决，或选择仲裁时明确具体仲裁机构（如“市仲裁委员会”）。

（四）内部评审与修订（风险控制核心环节）

多部门联合评审

起草完成的合同文本需提交以下部门评审：

业务部门：确认标的、价格、履约条款等与客户需求一致，具备可执行性；

法务部门：审核合同合法性、合规性，排查法律风险（如格式条款效力、知识产权归属、保密条款等）；

财务部门：审核付款方式、税费处理、违约金财务处理等是否符合企业财务制度；

风控部门（如设置）：评估客户信用风险、履约能力，必要时要求客户提供担保（如保证金、保函）。

修订与确认

各部门评审意见由法务专员（法务）汇总整理，形成《合同评审修订表》（见表2），与销售业务人员（经办人）共同与客户协商修订，最终达成一致后，由各部门负责人在评审表上签字确认，形成合同最终版本。

（五）合同签署与用印管理

签署权限与流程

根据合同金额及企业授权制度，确定签署权限（如：10万元以下由销售部门负责人签署；10-50万元由分管副总签署；50万元以上由总经理签署）；

双方签字/盖章需同时完成，企业方加盖合同专用章（严禁使用财务章、公章代替合同章），个人签字需签字并写日期，客户方需加盖公章或合同章（与主体资格信息一致）。

用印登记与备案

合同签署后，向企业行政部（或印章管理部门）提交《合同用印申请单》，附最终版合同文本及评审表，用印后留存合同原件2份（企业执1份，客户执1份），同时在《合同台账》中登记备案，扫描电子版至企业合同管理系统。

（六）合同履行跟踪与动态管理

履行节点监控

销售业务人员（经办人）作为合同履行第一责任人，按合同约定跟踪交付、验收、付款等节点，填写《销售合同履行跟踪表》（见表3），记录履行进度（如“2024年11月15日发货，物流单号X”“2024年11月20日客户签收”）。

异常情况处理

若出现履行异常（如客户逾期验收、质量争议、拖欠款项等），需在24小时内上报部门负责人（业务主管）及法务专员（法务），启动争议解决机制（协商、调解、仲裁或诉讼），并留存沟通过程中的书面证据（如邮件、函件、会议纪要）。

（七）合同变更、解除与归档

变更与解除

合同履行中如需变更（如数量调整、交付时间延迟）或解除，需双方协商一致并签订《补充协议》或《解除合同协议