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企业常用公文的撰写与审核标准化流程工具模板

一、适用范围与典型应用场景

本流程适用于企业内部各类正式公文的规范化撰写与审核，涵盖跨部门沟通、事项请示、工作汇报、制度发布、会议纪要等常见场景。例如：

内部管理：发布新制度（如考勤管理规范）、部署专项工作（如年度预算编制通知）；

事项请示：下属部门向领导申请资源（如采购设备请示）、审批重要事项（如项目立项请示）；

对外联络：与合作单位沟通业务（如合作函）、回复外部咨询（如情况说明函）；

信息同步：记录重要会议决议（如季度经营分析会纪要）、汇报工作进展（如月度工作总结报告）。

二、标准化流程操作步骤

总原则：遵循“谁发起、谁负责，谁审核、谁担责”的权责对等原则，保证公文内容合法、合规、准确、完整。

步骤1：需求确认与公文类型判定

操作内容：发起人明确公文目的（如“通知各部门执行新考勤制度”）、接收对象（如“各部门负责人、全体员工”）、核心事项（如“考勤时间调整、打卡要求”），根据需求判定公文类型（通知/请示/报告/函/纪要等）。

责任主体：发起部门负责人或指定经办人。

输出成果：《公文需求确认表》（含目的、接收对象、核心事项、类型判定）。

步骤2：公文起草

操作内容：

根据公文类型选择对应模板（见“三、常见公文模板示例”），填写标题、主送机关、附件、发文机关、日期等要素；

需逻辑清晰：开头说明背景/目的，主体明确事项/要求（分点列出，条理分明），结尾提出执行说明或请求（如“请各部门于X月X日前反馈意见”“特此请示，批示”）；

语言简洁规范，避免口语化、歧义表述，数据需准确（如“预算金额元”需与财务数据一致）。

责任主体：发起部门经办人。

输出成果：公文初稿（电子版+纸质版，纸质版需手写签名）。

步骤3：部门初审

操作内容：

部门负责人审核公文内容与部门职责的匹配度（如“考勤通知”是否由行政部发起）、核心事项的准确性（如时间、数据是否无误）；

检查格式规范性（如标题是否居中、主送机关是否顶格、附件说明是否与附件一致）；

提出修改意见并反馈给经办人，确认无误后签字。

责任主体：发起部门负责人。

输出成果：初审意见（书面/电子版）、签字确认的公文初稿。

步骤4：跨部门复审（涉及多部门协作时）

操作内容：

若公文内容涉及其他部门职责（如“设备采购请示”需经技术部审核设备参数），由发起部门将公文及初审意见同步至相关部门；

相关部门在2个工作日内反馈审核意见，重点核查职责范围内的合规性（如技术参数是否符合标准）、可行性（如采购预算是否在部门额度内）；

发起部门汇总意见，修改公文后再次确认。

责任主体：涉及相关部门负责人。

输出成果：复审意见（书面/电子版）、修改后的公文稿。

步骤5：终审与签发

操作内容：

根据公文重要性确定终审权限：一般事务由分管领导终审，重要事项（如战略调整、重大制度）由总经理/董事长终审；

终审人重点审核公文内容的合规性（是否符合法律法规、公司制度）、决策一致性（是否符合公司战略方向）、风险可控性（如对外函件是否可能引发法律纠纷）；

终审通过后，由终审人在公文“签发栏”签字确认；若不通过，退回发起部门重新修改。

责任主体：分管领导/总经理/董事长。

输出成果：签发公文（正式稿）。

步骤6：发布与传达

操作内容：

行政部/综合管理部根据签发公文制作正式文件（加盖公章），通过指定渠道发布（如内部OA系统、公告栏、邮件群发）；

涉及部门执行的公文，需由接收部门负责人签字确认接收，并在1个工作日内组织传达至相关人员；

重要公文（如制度类）需发布后3个工作日内收集执行反馈，保证落地。

责任主体：行政部/综合管理部、接收部门负责人。

输出成果：正式发布文件、《接收确认表》。

步骤7：归档管理

操作内容：

公文发布后10个工作日内，由行政部/综合管理部将签发稿、审核意见、附件等资料整理归档；

归档资料按“年度+公文类型+文号”分类编号（如“2024-通知-001”），电子版存储至指定服务器，纸质版装订成册存放于档案室；

归档公文需保存期限不少于3年（重要制度、合同类不少于5年），到期后按规定销毁。

责任主体：行政部/综合管理部档案管理员。

输出成果：《公文归档登记表》、完整档案资料。

三、常见公文模板示例

模板1：通知类公文

要素

填写说明

示例

标题

居中，字体二号黑体，格式“关于的通知”

关于2024年端午节放假安排的通知

主送机关

顶格，字体三号仿宋，多个机关用顿号分隔

各部门、全体员工

字体三号仿宋，首行缩进2字符，分点说明：1.通知目的；2.具体事项（时间/要求）；3.执行说明

根据国家法定节假日安排，结合公司实际，现将2024年端午节放假事宜通知一、放假时间：6月8日至6月10日，共3天，6月11日（星期三）正常上班。二、注意事项：各部门需在放假前关闭电源、锁好门窗，做