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合同审批流程简化模板

适用场景与价值

审批流程操作步骤

一、发起前：材料准备与自查

合同初稿拟定

由业务部门（如采购部、市场部）根据合作需求拟定合同初稿，明确合同主体、标的、金额、履行期限、违约责任等核心条款。

参考企业《合同管理规范》模板，保证格式规范、条款无歧义。

附件材料整理

准备与合同相关的支撑材料，包括：对方主体资质文件（营业执照复印件、授权委托书等）、技术协议、报价单、过往合作记录（如有）、法务初审意见（如需）。

所有材料命名规范（示例：“项目合同初稿“公司营业执照_最新版”），保证附件完整、清晰。

发起前自查

业务负责人对照《合同自查清单》（可附模板）检查：合同金额是否在部门审批权限内？是否存在法律风险条款？对方履约能力是否确认？

自查通过后，进入下一环节；未通过则修改完善后重新自查。

二、发起审批：提交与流转

填写审批信息

通过企业OA系统或纸质《合同审批单》（见下文模板表格），填写以下关键信息：

合同基本信息（名称、编号、类型、对方单位、总金额、币种）；

审批链路（按权限设置：业务负责人→法务→财务→分管副总→总经理）；

发起人及联系方式（*经理，）。

提交审批申请

在系统中合同初稿及附件，或提交纸质材料至行政部/法务部（由指定人员统一录入系统）。

系统自动审批编号（示例：“HT-2024-0520-001”），并发送审批提醒至第一环节审批人。

三、审批中：审核与反馈

各环节审批要点

业务负责人审核：重点核对合同内容与业务需求是否一致、条款是否满足部门利益、金额是否在预算内。

法务审核：审查合同合法性、合规性，排查法律风险（如违约责任是否明确、知识产权归属是否清晰），提出修改意见（示例：“第5条争议解决建议补充‘仲裁机构全称’”）。

财务审核：确认付款方式、账期是否符合财务制度，发票类型、税务条款是否合规，资金安排是否影响现金流。

分管副总/总经理审批：根据合同金额及重要性，最终审批是否同意签订（大额合同需提交总经理办公会审议）。

审批时限要求

各环节审批人需在收到提醒后1个工作日内完成审核（紧急合同可标注“加急”，缩短至4小时）。

审批意见需明确“同意”“修改后同意”或“不同意”，并说明理由；若超时未操作，系统自动提醒并上报至发起人上级。

意见反馈与修改

若审批意见为“修改后同意”，发起人需根据意见调整合同，重新提交审批并注明“已按*总意见修改第3条”。

若存在争议，由发起人组织相关部门沟通协调（如法务与业务部门就条款争议协商），达成一致后继续审批。

四、审批后：执行与归档

结果通知

审批通过后，系统自动发送“审批通过”通知至发起人及相关部门；审批驳回则说明原因，终止流程。

合同签订与用印

发起人联系对方单位最终确认合同文本，填写《用印申请单》，附审批通过截图/记录，至行政部加盖企业公章（合同章需双人保管）。

签订后，合同文本原件至少留存2份（企业执1份，对方执1份），复印件分发至财务、业务部门。

资料归档

行政部/法务部在合同签订后3个工作日内，将以下材料整理归档：

合同审批单（含各环节审批意见）；

合同最终版文本（双方签字盖章页扫描件）；

附件材料（资质文件、报价单等）；

履约过程中的重要沟通记录（如补充协议、验收单）。

电子档案同步存储至企业云盘，设置查阅权限，保证可追溯。

合同审批核心信息表

信息类别

填写项

示例/说明

合同基本信息

合同名称

《办公设备采购合同》

合同编号

HT-2024-0520-001（系统自动）

合同类型

□采购□服务□合作□其他（请注明）

对方单位全称

科技有限公司

合同总金额

人民币50万元（￥500,000.00）

履行期限

自签订之日起12个月内完成交付

审批流程信息

发起人

*经理（采购部）

发起部门

采购部

业务负责人意见

同意签订，按流程推进（签名：*总监日期：2024.05.20）

法务审核意见

第7条违约责任需明确“逾期付款的日违约金比例”（签名：*法务日期：2024.05.21）

财务审核意见

付款方式分三期，符合财务制度（签名：*财务日期：2024.05.21）

最终审批结果

□同意□驳回（请注明原因：________________）

其他信息

附件清单

1.公司营业执照复印件；2.设备报价单；3.技术参数书

备注

紧急合同，需加急处理

关键注意事项

材料完整性是前提

合同初稿及附件缺失时，审批人有权退回发起人，补充材料后重新提交，避免因资料不全导致审批延误。

权限设置需清晰

严格按照企业《合同审批权限表》设置审批链路，禁止越级审批或简化流程（如50万元以上合同必须经总经理审批）。

沟通反馈要及时

审批过程中若需补充信息或修改条款，审批人需在意见中明确说明，发起人需在24小时内响应，保证流程顺畅。

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