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企业内部文件归档管理模板资料管理指南

一、适用范围与典型应用场景

日常办公文件管理：如部门会议纪要、工作计划、总结报告、内部通知等常规文件的长期留存与快速检索。

项目全周期资料归档：从项目立项、执行、验收至结项的全流程文档，包括项目申请书、进度报告、验收报告、成果交付物等。

合同与法律文件管理：各类业务合同、协议、法律函件、合规性文件等需追溯的法律类资料。

审计与合规资料整理：应对内外部审计所需的财务凭证、审计报告、合规检查记录等文件的系统性归档。

历史档案与知识沉淀：企业发展历程中的重要文件（如章程变更、重大决策记录、获奖材料等）及可复用的业务模板、操作手册等知识资产。

二、标准化操作流程

步骤一：文件分类与界定

操作内容：

根据文件属性，按“部门-类型-年份”三级逻辑进行分类（例如：市场部-年度总结-2023年）。

明确归档范围：仅纳入具有长期保存价值、需重复使用或满足合规/审计要求的文件，草稿、临时性通知等无需归档的文件单独存放并定期清理。

责任人：各部门文件管理员。

输出成果：《文件分类清单》（明确各类别对应的文件类型、保存期限）。

步骤二：文件整理与预处理

操作内容：

物理文件：检查文件完整性（如无缺页、无模糊），去除订书针等金属夹具，使用牛皮纸袋或文件夹封装，标注文件名称及编号。

电子文件：统一格式（如PDF、Word），命名规范为“部门-文件类型-年份-序号”（例如：行政部-制度-2023-001），保证文件名无特殊符号，避免乱码。

责任人：文件形成人或部门助理。

工具：文件扫描仪（物理文件转电子）、文件命名规范参考表。

步骤三：文件编号与标识

操作内容：

采用“部门代码-文件类型代码-年份-流水号”规则编号（部门代码：市场部-SC、财务部-CW；文件类型代码：年度总结-ZJ、合同-HT）。

示例：SC-ZJ-2023-001（市场部2023年度总结第1号）。

在文件首页右上角粘贴“归档标签”，标注编号、密级（如公开、内部、秘密）、归档日期。

责任人：部门文件管理员。

输出成果：唯一文件编号及归档标签。

步骤四：信息录入与登记

操作内容：

将文件信息（编号、名称、密级、形成部门、责任人、页数/存储大小、归档日期、存放位置等）录入《文件归档登记表》。

电子文件同步录入企业档案管理系统，支持关键词检索（如文件名称、责任人、日期）。

责任人：档案管理员。

工具：《文件归档登记表》（模板见下文）、档案管理系统。

步骤五：存储与保管

操作内容：

物理存储：按编号顺序存入专用档案柜，标注柜号及对应文件类别，防火、防潮、防虫，定期检查存储环境（温度14-24℃，湿度45-60%）。

电子存储：备份至企业专用服务器或云存储，设置访问权限（如仅部门负责人可查阅秘密文件），定期备份数据（每月1次）。

责任人：档案管理员、IT部门。

规范：涉密文件需单独存放，双人双锁管理。

步骤六：借阅与流转

操作内容：

员工借阅文件需填写《文件借阅申请表》，说明借阅事由、用途、归还期限，经部门负责人审批后提交档案管理员。

档案管理员核对信息，登记借阅人、借阅日期、预计归还日期，借阅时提供复印件（涉密文件原件需在指定区域查阅）。

归还时检查文件完整性，更新《文件借阅登记表》。

责任人：借阅人、部门负责人、档案管理员。

步骤七：定期审查与处置

操作内容：

每年底由档案管理员牵头，联合各部门对归档文件进行审查，核对《文件归档登记表》与实际存储情况。

对超过保存期限的文件（如临时通知保存1年、年度总结保存10年），填写《文件销毁审批表》，经部门负责人及分管领导审批后，集中销毁（物理文件碎纸处理，电子文件彻底删除），并记录销毁信息。

责任人：档案管理员、各部门负责人、分管领导。

三、核心工具表格设计

表1：文件归档登记表

文件编号

文件名称

密级

形成部门

责任人

形成日期

页数/存储大小

存放位置（柜号-层号）

归档日期

状态（在库/借出）

SC-ZJ-2023-001

市场部2023年度总结

内部

市场部

*明

2023-12-25

15页

档案柜A-3-2

2023-12-28

在库

CW-HT-2023-005

与供应商A采购合同

秘密

财务部

*华

2023-11-10

8页+附件

档案柜B-1-5

2023-11-15

借出（归还日期：2024-01-10）

表2：文件借阅申请表

借阅人

部门

文件编号

文件名称

借阅事由

借阅日期

预计归还日期

审批人（部门负责人）

档案管理员签字

实际归还日期

*磊

研发部

SC-ZJ-2023-001

市场部2023年度总结

参考过往活动策划

2024-01-05

2024-01-12

*强

*敏

2024-01-10

*芳

人力资源部

CW-HT-2023-005

与供应商A采购合同

审核供应商资质

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