企业采购需求与供应商评估表.docVIP

适用场景说明

本工具模板适用于企业各类采购活动前的需求梳理与供应商筛选环节，包括但不限于生产物资采购、办公设备采购、服务外包采购等场景。当企业内部部门（如生产部、行政部、项目部）提出采购需求后，采购部门可通过此模板系统化整理需求明细，并从资质、能力、服务等多维度评估供应商，保证采购过程规范、高效，降低采购风险，保障采购物资/服务的质量与性价比。特别适用于跨部门协作的采购项目，可明确需求部门与采购部门的职责分工，提升决策透明度。

标准化操作流程

第一步：采购需求收集与确认

由需求部门（如生产部、行政部）根据实际业务需要填写《采购需求明细表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、技术参数、质量标准、期望交付时间及预算上限等内容。采购部门收到需求后，需与需求部门负责人（如经理）进行沟通，确认需求的合理性、必要性与预算可行性，避免需求模糊或预算超标。双方确认无误后，由需求部门负责人签字审批，形成正式采购需求文件。

第二步：供应商信息收集

采购部门通过公开招标、邀请招标、行业推荐、自主寻源等方式收集潜在供应商信息。需收集的供应商基础信息包括：公司名称、统一社会信用代码、成立时间、注册资金、主营业务、联系人及联系方式（仅限办公电话，禁止记录私人信息）、过往合作案例（同类产品/服务供货记录）、资质文件（如营业执照、ISO体系认证、行业许可证等）。对于重要采购项目，可要求供应商提供近3年的财务报表，评估其经营稳定性。

第三步：供应商初步筛选

采购部门根据采购需求中的核心要求（如资质门槛、产能匹配度、行业经验等）对收集到的供应商进行初步筛选。例如若采购涉及特种设备，供应商需具备相应生产资质；若为大批量标准化物资，供应商需具备规模化生产能力。剔除明显不符合要求的供应商（如资质不全、产能不足、负面记录等），形成《候选供应商名单》，一般保留5-8家进入下一环节。

第四步：供应商资质审核与背景调查

对候选名单中的供应商进行深度资质审核与背景调查：

资质审核：核对营业执照、税务登记证、相关行业资质证书（如3C认证、医疗器械经营许可证等）是否在有效期内，经营范围是否涵盖本次采购内容。

背景调查：通过企业信用信息系统查询供应商是否有失信记录、涉诉信息；向其过往客户（如客户A、客户B）知晓供货及时性、产品质量、售后服务等情况，必要时可进行实地考察，查看生产场地、仓储条件、质量管控流程等。

第五步：供应商综合评估

采购部门组织需求部门、技术部门（如需）、财务部门组成评估小组，根据《供应商评估表》对通过审核的供应商进行量化打分（总分100分），评估维度包括：

产品/服务质量（30分）：技术参数匹配度、合格率、行业认证等；

价格水平（25分）：报价合理性、性价比、付款条件等；

交付能力（20分）：生产周期、物流配送能力、应急交付方案等；

服务能力（15分）：售后响应速度、技术支持、培训服务等；

企业信誉（10分）：合作案例、市场口碑、履约记录等。

评估小组需独立打分，取平均分作为供应商最终得分，按得分高低排序，形成《供应商评估报告》。

第六步：结果审批与供应商确定

采购部门将《采购需求明细表》《候选供应商名单》《供应商评估报告》提交至采购负责人（如总监）及分管领导审批。审批通过后，选择得分最高的供应商作为候选合作方，若得分相近（如分差＜5分），可结合企业战略合作需求、长期成本等因素综合决策。确定供应商后，由采购部门与其沟通合同条款，最终签订采购合同。

第七步：资料归档与反馈

采购部门将本次采购活动的所有资料（包括需求审批文件、供应商信息表、评估报告、合同文本等）整理归档，保存期限不少于3年。同时向需求部门反馈采购结果，并约定后续交货验收流程。

核心模板设计

表1：采购需求明细表

项目

内容

需求部门

如：生产部

申请人

如专员

申请日期

YYYY年MM月DD日

采购类型

□物资类□服务类□工程类

物品/服务名称

如：办公电脑、设备维护服务

规格型号/技术要求

（详细描述，如：CPUi5、内存16G、硬盘512G固态；服务响应时间≤2小时）

数量

如：20台

用途说明

如：新员工入职办公设备

质量标准

如：符合国家3C标准，质保期2年

期望交付时间

YYYY年MM月DD日前

预算上限（元）

如：80,000

需求部门负责人签字

___________日期：___________

采购部门审核意见

□同意□需调整（调整说明：_______________________）

审核人

___________日期：___________

表2：供应商评估表

评估维度

评估指标

分值

评分标准

得分

基本信息

公司名称

-

___________

-

统一社会信用代码

-

___________

-

联系人

-

___________

-

产品/服务质量