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业务洽谈与合同签订流程标准化指南

一、指南说明

本指南旨在规范企业业务洽谈与合同签订的全流程操作，明确各环节责任分工与操作标准，通过标准化管理降低合作风险、提升沟通效率，保证合作双方权利义务清晰、履约过程可控。适用于企业对外开展的业务合作洽谈、合同拟定及签订管理，涵盖供应商合作、服务采购、项目外包等典型业务场景。

二、适用范围与典型场景

（一）适用主体

本指南适用于企业业务部门、法务部门、财务部门及相关合作方（如客户、供应商、服务商等）在业务洽谈与合同签订过程中的协同操作。

（二）典型业务场景

供应商合作场景：企业采购原材料、设备或服务时，与潜在供应商洽谈合作细节并签订采购合同。

服务项目承接场景：企业为客户提供定制化服务（如咨询、研发、广告等），需明确服务范围、交付标准及费用后签订服务合同。

项目外包场景：企业将部分非核心业务（如IT运维、物流运输）外包给专业机构，需通过洽谈明确外包范围、责任划分及成果验收标准。

战略合作场景：企业与合作伙伴签订长期战略合作协议，明确合作目标、资源投入及利益分配机制。

三、标准化流程步骤

（一）前期准备阶段

需求梳理与立项

业务部门根据业务目标梳理合作需求，明确合作目的、标的物（产品/服务）、预算范围、期望交付时间等核心要素，填写《业务需求立项表》（模板1）。

需求经部门负责人审批通过后，启动合作洽谈准备工作。

合作方资质初步审核

业务部门通过公开渠道（如企业官网、行业平台）收集潜在合作方基本信息，包括营业执照、资质证书、经营业绩、信用记录等。

对合作方进行初步筛选，排除存在严重失信记录、资质不符或经营异常的对象，形成《合作方资质初步审核表》（模板2）。

（二）业务洽谈阶段

建立联系与初步沟通

业务部门通过电话、邮件或面谈方式与潜在合作方取得联系，说明合作意向，发送《业务洽谈邀请函》（模板3），明确洽谈时间、地点及需准备的资料（如合作方案、报价单等）。

多轮深度洽谈

洽谈内容：围绕合作标的、技术/服务标准、价格及支付方式、交付周期、违约责任、保密条款等核心要素进行充分沟通，保证双方理解一致。

记录要点：安排专人记录洽谈过程，填写《业务洽谈记录表》（模板4），记录洽谈时间、地点、参与人员、讨论内容及达成的初步共识，并由双方参与人员签字确认。

形成合作方案

洽谈达成一致后，合作方根据洽谈结果出具正式《合作方案》（含报价明细、服务/技术规范、交付计划等），业务部门结合企业需求审核方案可行性，与合作方最终确认合作细节。

（三）合同拟定阶段

合同文本起草

业务部门根据确认的合作方案，参照企业标准合同模板，起草合同文本。合同需包含以下核心条款：

双方主体信息（名称、地址、法定代表人等）；

合作标的、范围及数量；

质量/技术标准及验收方式；

价格、支付方式及发票类型（如需）；

履约期限、地点及方式；

双方权利义务；

违约责任；

保密条款；

争议解决方式；

合同生效条件及附件清单。

合同内部审核

业务部门审核：检查合同内容是否与洽谈结果一致，合作需求是否全覆盖，数据（如金额、日期）是否准确无误。

法务部门审核：重点审核条款合法性、合规性，明确权利义务对等性，规避法律风险（如违约责任是否明确、争议解决方式是否约定），形成《法务审核意见表》（模板5）。

财务部门审核：审核价格条款、支付方式是否符合财务制度，预算是否在可控范围内，资金支付流程是否清晰。

其他相关部门审核：如涉及技术、采购等专业领域，需对应部门出具专业意见。

（四）合同审批阶段

逐级审批流程

合同文本经各部门审核通过后，按企业审批权限逐级报批：业务部门负责人→法务部门负责人→财务部门负责人→分管领导→总经理（或根据企业规定的最终审批人）。

每个审批环节需在《合同审批表》（模板6）中签署明确意见（同意/不同意/修改后同意），并注明审批日期。

审批意见反馈与修订

若审批环节提出修改意见，业务部门需与合作方沟通协商，根据审批意见修订合同文本，重新履行内部审核流程，直至所有审批通过。

（五）合同签订阶段

最终文本确认

审批通过的合同文本由业务部门与合作方最终确认，保证双方持有版本一致，合同附件（如技术协议、报价单）作为合同组成部分需一并确认。

签署与盖章

双方法定代表人或授权代表在合同文本上签字，并加盖企业公章（或合同专用章）。授权代表需提供《授权委托书》（模板7），明确授权范围及期限。

合同一式多份（通常至少3份，双方各执1份，企业存档1份），每份合同需标注“合同编号”（编号规则：年份+部门简称+序号，如“2024-采-001”）。

文本分发与归档

合同签订后3个工作日内，业务部门将合同文本分发给法务部门、财务部门及履约部门，并同步完成合同归档（纸质版+电子版），归档资料包括合同文本、审批表、洽谈记录、合作方案等。

（六）履约与跟进阶段

履约过程监控

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