企业资源计划（ERP）系统配置与使用手册.docVIP

企业资源计划（ERP）系统配置与使用手册

一、系统概述

1.1ERP系统简介

企业资源计划（ERP）系统是集成企业财务、采购、销售、库存、生产等核心业务流程的一体化管理平台，通过数据共享与流程协同，实现资源优化配置与业务高效运转。本手册聚焦系统配置与日常操作，助力用户快速掌握核心功能，规范业务执行。

1.2核心功能模块

基础数据管理：物料、供应商、客户、组织等主数据维护

业务流程管理：采购、销售、库存、生产、财务等全流程管控

权限与安全管理：角色权限配置、操作日志审计

报表与分析：业务数据统计、多维度分析决策支持

1.3适用对象与价值

适用对象：企业中高层管理者、业务操作员（采购/销售/仓库/财务等）、系统管理员

核心价值：消除信息孤岛、提升流程效率、降低运营成本、辅助科学决策

二、基础数据配置指南

2.1场景：物料主数据初始化——从源头规范业务基础

背景：新物料入库前，需在ERP系统中建立标准化物料信息，保证采购、入库、领料等环节数据一致，避免因信息混乱导致业务错误。

2.2分步操作：物料主数据录入全流程

步骤1：登录系统并进入模块

使用管理员账号登录ERP系统，“基础数据”→“物料管理”→“物料主数据维护”。

步骤2：填写物料核心信息

物料编码：按规则唯一编制（如“MAT-物料大类-流水号”，示例：MAT-OFFICE-001），不可重复且后续不可修改。

物料名称：规范全称（示例：“A4复印纸”），避免简称或模糊表述。

规格型号：明确技术参数（示例：“80g/A4/500张/包”）。

计量单位：选择法定计量单位（示例：“包”）。

物料分类：按公司标准选择分类层级（示例：“办公用品→办公耗材→纸张类”）。

默认供应商：关联主要供应商信息（需先完成供应商主数据配置）。

库存属性：勾选“可存储”“外购”等属性，决定库存管理逻辑。

步骤3：提交审核与发布

“保存”→“提交审核”，系统自动通知对应部门负责人（如采购部经理）审核；审核通过后，物料状态更新为“启用”，可在业务流程中使用。

2.3参考模板：物料主数据信息表

字段名称

填写示例

说明

物料编码

MAT-OFFICE-001

唯一标识，按“MAT-大类-流水号”规则编制，不可修改

物料名称

A4复印纸

规范全称，避免简称

规格型号

80g/A4/500张/包

明确技术参数，保证采购与入库一致

计量单位

包

法定计量单位，与采购、库存流程关联

物料分类

办公用品-办公耗材-纸张类

按公司标准分类，支持多维度筛选

默认供应商

办公用品公司

关联已审核的供应商主数据，优先调用此供应商信息

库存属性

可存储、外购

决定是否参与库存盘点、采购逻辑等

启用状态

启用

审核通过后更新为“启用”，未启用物料无法在业务单据中使用

2.4核心要点：保证数据准确性与规范性

唯一性：物料编码、名称需唯一，避免重复录入导致数据冲突。

标准化：分类、单位等需遵循公司统一标准，后续新增物料时按规则选择。

审核流程：关键信息（如默认供应商、分类）需经部门负责人审核，避免错误数据流入业务流程。

三、核心业务流程操作

3.1场景1：采购订单全流程管理——从申请到入库的闭环管控

背景：采购部门根据库存预警或生产需求，发起采购申请并订单，跟踪供应商发货、到货、入库全流程，保证物料及时供应且数量准确。

3.1.1分步操作：采购订单创建与执行

步骤1：发起采购申请

登录系统，“采购管理”→“采购申请”→“新增申请”，填写申请单号、申请部门、申请日期、物料信息（编码/名称/申请数量）、需用日期，提交审批。

步骤2：采购订单

审批通过后，“采购申请”→“转采购订单”，选择对应申请单，系统自动带出物料信息；补充供应商信息（如选择“办公用品公司”）、采购数量（需≥申请数量）、单价、交货日期，确认订单金额，提交采购经理审批。

步骤3：订单跟踪与发货确认

审批通过后，订单状态更新为“已批准”；供应商发货后，在系统中“订单跟踪”→“发货登记”，录入物流单号、发货数量，系统自动更新订单状态为“已发货”。

步骤4：到货验收与入库

仓库收到物料后，“采购管理”→“到货检验”→“新增检验单”，关联采购订单，录入实收数量、检验结果（合格/不合格）；检验合格后，“库存管理”→“入库单”→“入库单”，关联检验单，确认入库数量，库存自动更新。

3.1.2参考模板：采购订单申请表

字段名称

填写示例

说明

申请单号

POA001

唯一编号，格式“POA-年月日-流水号”

申请部门

生产部

发起申请的部门

申请日期

2023-10-01

提交申请的日期

物料编码

MAT-OFFICE-001

关联物料主数据，保证信息准确

物料名称

A4复印纸

自动带出物料主数据名称

申请数量

100

需采购的数量，需≥安全库存阈