企业行政采购需求标准化申报表.docVIP

企业行政采购需求标准化申报表工具指南

一、适用场景与申报范围

本工具适用于企业内部各部门因工作需要发起的行政类采购需求申报，涵盖日常办公物资（如文具、耗材）、办公设备（电脑、打印机）、办公家具（桌椅、文件柜）、服务类采购（保洁、维修）等非生产性物资及服务。无论是常规补货、新增配置还是临时性需求，均需通过标准化流程提交，保证采购合规、资源高效利用。

二、标准化申报流程指引

第一步：需求发起与表单填写

需求部门根据实际工作需要，由指定经办人（如：行政专员）登录企业采购管理系统（或填写纸质表单），完整填写《企业行政采购需求标准化申报表》。填写时需明确需求分类、物品/服务名称、规格参数、数量、预估单价、用途说明及到货时间等关键信息，保证数据真实、准确。

第二步：部门负责人初审

需求部门负责人（如：市场部经理）对申报需求的必要性、合理性进行审核，重点确认是否符合部门工作计划、预算是否在可控范围内，并在“部门意见”栏签署意见。若需求存在描述不清或预算超标情况，需退回经办人补充完善。

第三步：行政部复核

行政部收到申报表后，由采购专员（如：行政部）进行复核。复核内容包括：需求是否符合行政采购范围（如是否涉及生产物资）、规格参数是否明确、数量是否合理、预估单价是否符合市场行情。通过复核的申报表流转至财务部，未通过的需向需求部门反馈具体原因及修改建议。

第四步：财务部预算审核

财务部根据企业年度预算及采购政策，审核申报需求的预算匹配情况。若需求在预算内且符合财务制度，则通过审核；若预算不足，需确认是否有调剂空间或需追加预算，并在“财务意见”栏注明处理结果。

第五步：领导审批

根据采购金额及企业权限划分，申报表需提交至对应层级领导审批：

单次采购金额在5000元（含）以下，由部门总监审批；

5000-20000元（含），由分管副总审批；

20000元以上，由总经理审批。

领导需在“审批意见”栏签署“同意”或“不同意”的明确意见，不同意需简要说明理由。

第六步：采购执行与反馈

审批通过后，行政部根据采购需求类型（如集中采购、分散采购）实施采购，采购完成后及时将到货信息反馈至需求部门，需求部门验收确认并在“验收确认”栏签字。

三、申报表模板及填写说明

企业行政采购需求标准化申报表

项目

填写内容

需求部门

如：行政部、市场部、财务部

申请人

需求部门经办人姓名（如：）

联系方式

经办人办公电话或企业内部通讯账号

需求日期

提交申报的日期（格式：YYYY-MM-DD）

需求分类

□办公物资□办公设备□办公家具□服务类□其他（请注明）

物品/服务名称

具体名称（如：A4复印纸、联想台式电脑、办公椅、空调维修服务）

规格型号

详细参数（如：80g白色500张/包、i5处理器/8G内存/512G固态硬盘、黑色人体工学椅）

单位

如：包、台、把、次

数量

申请采购的具体数量

预估单价（元）

市场参考单价或历史采购单价

预估总价（元）

单价×数量

用途说明

详细描述采购原因及使用场景（如：用于日常打印、新员工入职配置、会议室设备更换）

到货时间

希望到货的日期（格式：YYYY-MM-DD）

部门意见

部门负责人签字：__________日期：__________

行政部复核意见

采购专员签字：__________日期：__________

财务部审核意见

财务负责人签字：__________日期：__________

审批意见

审批领导签字：__________日期：__________

验收确认

需求部门验收人签字：__________日期：__________

填写说明：

带“*”项为必填项，不得遗漏；规格型号需具体明确，避免模糊描述（如“电脑”需注明品牌、配置）；

预估单价需参考近期采购记录或电商平台价格，偏差超过20%需提供说明；

用途说明需简洁清晰，便于审批部门判断需求合理性；

纸质表单需手写签字，电子表单需审批流程截图。

四、重要提示与常见问题

申报时限要求：常规采购需求需至少提前5个工作日提交，紧急需求（如突发维修）需在提交时标注“紧急”，并同步电话通知行政部，但仍需完成审批流程后方可采购。

预算管理：所有采购需求需在部门年度预算内执行，超预算需求需提前提交预算调整申请，经财务部及分管领导审批后方可申报。

信息变更：申报后若需调整需求（如数量、规格、到货时间），需在采购执行前提交《采购需求变更申请》，经原审批路径重新审批。

禁止行为：不得拆分采购金额规避审批，不得虚报、瞒报需求信息，违者将按企业相关规定处理。

验收规范：物品/服务到货后，需求部门需在3个工作日内完成验收，验收不合格需及时反馈行政部，由行政部协调供应商处理。