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企业采购流程标准化执行手册

前言

为规范企业采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购过程的合规性与透明度，特制定本手册。本手册旨在为企业各部门提供清晰的采购操作指引，统一采购标准，防范采购风险，保障企业资源合理配置。

一、适用范围与应用场景

本手册适用于企业内部所有类型的采购活动，涵盖生产物料、办公用品、设备购置、服务外包等场景。具体包括：

常规采购：日常办公耗材、低值易耗品的定期采购；

项目采购：新建项目、技术改造项目所需物料或服务的专项采购；

紧急采购：因生产急需、突发事件导致的临时性采购；

供应商管理：新供应商引入、现有供应商绩效评估与续约等环节。

本手册适用于需求部门、采购部、财务部、仓库等相关部门及岗位人员，保证各环节职责明确、协作顺畅。

二、标准化操作流程步骤

（一）需求提出与确认

操作目标：明确采购需求，保证需求合理、准确，避免盲目采购。

操作内容：

需求发起：需求部门根据实际工作需要（如部门扩张、项目启动、物料消耗等），填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、质量要求、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付时间等信息。

需求初审：需求部门负责人对需求的必要性、合理性及预算匹配性进行审核，确认无误后签字提交至采购部。

需求复核：采购部对接收的需求进行复核，重点核查：

需求描述是否清晰、无歧义（如规格参数是否明确，避免“类似”“高端”等模糊表述）；

预算是否符合公司成本控制要求；

是否存在可替代的现有资源（如库存物料是否充足，是否可通过内部调拨满足）。

对复核中发觉的问题，采购部应及时与需求部门沟通，调整需求后重新提交。

责任部门/岗位：需求部门（发起）、需求部门负责人（审核）、采购部（复核）。

输出文档：《采购需求申请表》（详见附件1）。

（二）采购申请审批

操作目标：保证采购行为符合公司授权管理规定，规避超预算、违规采购风险。

操作内容：

审批流程发起：采购部根据复核通过的需求，在采购管理系统中发起审批流程，附《采购需求申请表》及相关支撑材料（如项目立项批复、技术参数说明等）。

分级审批：根据采购金额及物品类型，按以下权限审批（示例）：

金额≤5000元：需求部门负责人→采购部经理；

5000元＜金额≤20000元：需求部门负责人→采购部经理→财务部负责人；

金额＞20000元：需求部门负责人→采购部经理→财务部负责人→总经理。

紧急采购（如影响生产安全或突发事件）需提前通过电话向分管领导报备，事后2个工作日内补办审批手续。

审批结果反馈：审批通过后，采购部向需求部门反馈审批结果；审批不通过的，注明原因并退回需求部门调整。

责任部门/岗位：采购部（发起）、各审批负责人（审核）、财务部（会签）。

输出文档：审批通过的《采购需求申请表》、采购管理系统审批记录。

（三）供应商寻源与评估

操作目标：筛选合格供应商，保证供应商资质、价格、服务满足采购需求。

操作内容：

寻源方式：根据采购物品/服务的性质，选择合适的寻源方式：

公开招标：金额较大或标准化程度高的采购（如大型设备、批量物料），通过公司官网、招标平台发布招标公告，邀请3家及以上供应商参与；

邀请招标：对特定供应商有合作意向的，向不少于3家合格供应商发出投标邀请；

-询比价：金额较小或紧急采购，向至少3家供应商询价，对比价格、质量、交期后确定候选供应商；

-单一来源采购：因产品专利、专有技术等原因只能从唯一供应商采购的，需提供独家授权证明或技术说明，按审批流程报备后执行。

供应商资质审核：对参与采购的供应商，需审核以下资料（复印件加盖公章）：

营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）；

相关经营资质（如食品经营许可证、特种设备生产许可证等，根据行业要求）；

近一年的财务报表或资信证明；

近三年类似项目业绩（附合同关键页复印件）；

质量保证体系认证（如ISO9001等）。

供应商评估：采购部组织成立评估小组（可包含需求部门、技术部、财务部人员），从价格、质量、交期、服务、信誉等维度对供应商进行评分（详见《供应商评估表》），得分前2名列为候选供应商。

责任部门/岗位：采购部（主导）、需求部门/技术部（配合）、评估小组（评审）。

输出文档：《供应商询价记录表》《供应商资质审核表》《供应商评估表》（详见附件2-4）。

（四）采购订单/合同签订

操作目标：明确双方权利义务，固化采购条款，保证采购双方权益。

操作内容：

订单/合同拟定：采购部根据审批结果及候选供应商信息，拟定《采购订单》或《采购合同》。订单/合同需包含以下核心条款：

供应商信息（名称、地址、联系人、电话）；

采购物品/服务明细（名称、规格型号、数量、单价、总价）；

质量标准（如国标、行标或双方约定的技术参数）；

交付要求（时间、地点、方式、运费承担方）；

验收标准（