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合同审批流程及问题解决方案指南

一、适用业务场景与对象

本指南适用于企业日常经营中各类合同的规范化审批管理，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、保密协议等。适用对象涵盖业务部门经办人、部门负责人、法务专员、财务负责人及企业管理层，尤其适合跨部门协作、多层级审批的复杂合同场景，以及紧急合同（需明确加急流程）和常规合同的标准审批流程。

二、合同审批全流程操作指引

（一）合同发起与材料准备

责任主体：业务经办人*

操作内容：

明确合同需求：根据业务目标（如采购物资、提供服务、合作开发等），梳理合同核心条款（标的、金额、履行期限、双方权利义务等）。

准备申请材料：

《合同审批申请表》（需注明合同名称、对方主体信息、金额、类型、紧急程度等）；

合同草案（需包含双方基本信息、标的描述、权利义务、违约责任、争议解决等核心条款，格式规范、内容完整）；

对方主体资质证明（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明、相关行业资质许可证等，需加盖对方公章）；

与合同相关的业务背景说明（如立项批复、招投标文件、过往合作记录等，支撑合同必要性）；

特殊材料（如涉及知识产权、保密条款的，需附相关证明文件；涉及大额资金的，需附预算审批表）。

关键节点：保证材料真实、完整，对方主体资质合法有效，避免因材料不全导致审批延误。

（二）业务部门初审

责任主体：业务部门负责人*

操作内容：

审核业务必要性：核对合同是否与部门年度计划、项目目标一致，是否符合企业战略需求。

审核条款合理性：检查合同标的、数量、价格是否与业务需求匹配，履行期限、交付标准是否明确，双方权利义务是否对等。

审核预算匹配度：确认合同金额是否在部门预算范围内，超预算合同需附额外说明及审批文件。

输出初审意见：在《合同审批申请表》上签署“同意”“修改后同意”或“不同意”意见，明确修改点（如价格调整、条款补充等），并反馈至业务经办人。

时限要求：常规合同1-2个工作日，紧急合同4小时内完成。

（三）法务部门审核

责任主体：法务专员或法务经理

操作内容：

合法性审核：检查合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销风险（如格式条款显失公平、违反强制性规定）。

风险点排查：重点关注违约责任、争议解决方式（管辖法院/仲裁机构约定是否明确）、知识产权归属、保密条款、不可抗力等条款的合规性及风险防控。

文本规范性审核：保证合同文本逻辑清晰、表述准确，无歧义条款，附件与主文一致。

输出审核意见：出具《法务审核意见书》，列明修改建议（如补充违约金计算方式、明确争议解决管辖地），重大风险需同步至管理层。

时限要求：常规合同2-3个工作日，紧急合同1个工作日内完成。

（四）财务部门审核

责任主体：财务负责人*

操作内容：

资金与预算审核：确认合同付款方式（分期/一次性）、付款节点是否符合财务制度，资金来源是否落实，是否在年度预算范围内。

财务条款审核：检查价格构成是否合理（如成本明细、税费承担方式），发票类型（增值税专用发票/普通发票）及开具要求是否明确，质保金比例是否符合行业惯例。

财务风险评估：评估合同履行对企业现金流的影响，大额合同需分析付款压力及融资可行性。

输出审核意见：在《财务审核意见表》上签署意见，重点关注资金安全及预算合规性，必要时要求业务部门调整付款方案。

时限要求：常规合同1-2个工作日，紧急合同8小时内完成。

（五）管理层审批

责任主体：根据合同金额及类型确定审批层级（如部门总监、总经理、董事会）

操作内容：

审批权限划分：

金额≤10万元（或企业规定标准）：部门总监审批；

10万元＜金额≤50万元：总经理审批；

金额＞50万元或重大战略合同：董事会/决策委员会审批。

核批要点：结合业务必要性、法律风险、财务预算，综合评估合同对企业整体利益的影响，最终签署“批准”“修改后批准”或“不批准”意见。

特殊流程：紧急合同可通过“绿色通道”审批，需由业务部门注明紧急原因，管理层优先处理。

时限要求：常规合同2-3个工作日，紧急合同1个工作日内完成。

（六）合同签署与用印

责任主体：业务经办人、行政部

操作内容：

文本最终确认：审批通过后，业务经办人根据各部门意见修改合同文本，最终版需经法务审核无误后，发送至对方单位盖章。

对方签署：与对方沟通签署方式（纸质签署/电子签署），保证双方盖章/签字清晰、完整，骑缝章（如需）加盖规范。

企业用印：行政部凭《合同审批申请表》及最终版合同文本，按企业用印流程加盖合同专用章或公章，用印前需核对文本与审批版本一致。

关键节点：避免“先签后批”或“文本未最终确认即用印”，保证合同文本与审批版本完全一致。

（七）合同归档管理

责任主体：行政部、业务部门

操作内容：

材料整理：签署完成的合同原件、审批材料（申请表、各环节审核意见、对方资质等