文档管理与归档操作规范.docVIP

文档管理与归档操作规范

一、规范适用场景

本规范适用于各类组织在日常运营、项目管理、合规管理等场景中产生的各类文档（含电子文档与纸质文档）的全生命周期管理，包括但不限于：

企业内部制度、流程文件、会议纪要、工作报告；

项目立项书、实施方案、验收报告、成果文档；

客户合同、订单记录、财务凭证、人事档案；

外部接收的函件、行业标准、政策法规等需长期保存或定期查阅的文档。

二、标准化操作步骤

（一）文档分类与命名

分类标准

根据文档属性，按“部门-项目-类型-时间”四级逻辑分类，例如：

市场部-2024年度营销项目-活动方案-202405；

财务部-费用报销制度-管理规范-202401。

每类文档需明确唯一编码（如“部门拼音缩写+年份+流水号”，示例：XSZB2024001）。

命名规则

电子文档命名格式：日期（YYYYMMDD）-部门-文档主题-版本号（V1.0/V2.0）.文件格式；

纸质文档标注：首页右上角用铅笔标注“编码-部门-页码”，例如“XSZB2024001-市场部-1/5”。

（二）文档创建与审核

创建要求

电子文档需使用统一模板（如Word、Excel模板），字体、字号、页边距符合组织规范；

纸质文档采用A4纸打印，单面书写（特殊要求除外），字迹清晰无涂改。

审核流程

文档完成后，由创建人提交至部门负责人（*部门主管）进行内容完整性审核；

涉及跨部门协作或重要决策的文档，需增加法务/合规部门（*专员）审核环节；

审核通过后，审核人签字确认（电子文档需添加审核意见及电子签章），未通过则退回修改并重新提交。

（三）文档存储与流转

电子文档存储

创建后24小时内至指定服务器路径（示例：\服务器\2024）；

涉密文档需加密存储，访问权限仅限授权人员（如项目负责人、部门总监）；

定期备份（每周一次），备份文件存储于独立存储介质，避免与主存储设备同时损坏。

纸质文档存储

审核通过的纸质文档需按编码顺序装入统一档案盒，盒外标注“编码-部门-文档名称-起止日期”；

档案盒存放于专用文件柜，按“部门-年份”分区排列，标注清晰；

涉密纸质文档存放于带锁保密柜，钥匙由专人（*档案管理员）保管。

流转控制

电子文档流转需通过组织内部办公系统（如OA）或指定共享平台，禁止通过个人QQ传输；

纸质文档流转需填写《文档流转单》（见模板示例），接收人签字确认后，24小时内返回或归档。

（四）定期归档与清理

归档范围

已完成项目文档（如验收报告、结项报告）；

年度总结类文档（如年度工作报告、财务决算报告）；

超期保存的临时性文档（如活动方案、会议纪要，保存期限一般为1-3年）。

归档流程

每月最后一个工作日，各部门整理当月需归档文档，填写《文档归档登记表》（见模板示例）；

经部门主管审核后，提交至档案管理部门（档案管理员），双方签字确认交接；

档案管理部门对归档文档进行编号、登记、入库，并更新《文档总目录》。

定期清理

每年12月，档案管理部门组织对超期保存文档进行鉴定，对无保存价值的文档（如过期通知、草稿）按流程销毁；

销毁前需填写《文档销毁申请表》，经部门负责人、档案管理员签字确认，并由两人以上监销，保证信息无法恢复。

（五）借阅与查阅

借阅权限

仅限与工作直接相关的文档，借阅人需填写《文档借阅申请表》（见模板示例），说明借阅目的、期限；

涉密文档借阅需经*部门负责人及以上领导审批，借阅期限不超过3个工作日。

借阅流程

档案管理部门核对申请表与权限，确认后发放文档（电子文档通过OA发送，纸质文档现场登记领取）；

借阅人需在借阅期内归还，归还时档案管理部门检查文档完整性，无缺失、污损后签字确认；

超期未归还需重新申请，累计超期3次暂停借阅权限1个月。

三、常用模板示例

表1：文档归档登记表

编号

文档名称

文档类型（电子/纸质）

分类编码

责任人

归档日期

存储位置（服务器路径/档案盒编号）

保管期限

备注

XZDA2024001

2024年度营销活动总结

电子

XSZB202405

*\服务器\2024\

3年

含附件5份

CZDA2024002

Q1财务费用报销凭证

纸质

CZWB202401

*档案柜-财务部-2024-01-002

5年

共12册

表2：文档借阅申请表

借阅人

部门

文档名称

编号

借阅目的

借阅日期

预计归还日期

审批人

备注

*

销售部

2023年度客户合同

HTDA202301

复核合同条款20240522

*赵六

查阅后归还

表3：文档分类目录表

一级分类

二级分类

三级分类

编码规则示例

示例文档

管理制度

人力资源

薪酬管理

RLGL-年份-流水号

RLGL2024001-薪酬制度

项目文档

研发项目

技术方案

XMFA-年份-项目代号

XMFA20