办公设备采购及维护流程表.docVIP

一、应用场景概述

本流程表适用于各类企业、事业单位及组织机构的办公设备采购与维护管理场景，涵盖计算机、打印机、复印机、投影仪、办公家具等设备的全生命周期管理。通过标准化流程，保证采购合规、成本可控、维护及时，保障办公设备高效运行，满足日常工作需求。

二、采购及维护操作流程步骤

（一）办公设备采购流程

步骤1：需求提出与部门初审

操作内容：因业务拓展、设备老化或新增岗位等原因需采购设备时，由申请人*填写《办公设备采购申请表》，详细注明设备名称、规格型号、数量、预估单价、用途、预算来源及使用部门等信息。

负责人：申请人（使用部门员工）、部门负责人

输出文档：《办公设备采购申请表》

关键动作：部门负责人*对需求的必要性、合理性进行初审，确认与部门工作计划的匹配度。

步骤2：采购申请审批

操作内容：部门负责人初审通过后，将《办公设备采购申请表》提交至行政部（或采购部）。行政部审核采购预算是否符合年度预算计划，重大采购（如单价超5000元或总金额超2万元）需报请分管领导*审批。

负责人：行政部、分管领导

输出文档：审批通过的《办公设备采购申请表》

关键动作：审批环节需在3个工作日内完成，保证流程高效。

步骤3：供应商选择与比价

操作内容：行政部*根据审批结果，通过公开招标、询价或定点供应商采购等方式选择供应商。至少对比2家以上供应商的报价、产品质量、售后服务及资质（如营业执照、相关经营许可证），形成《供应商比价记录表》。

负责人：行政部、采购专员

输出文档：《供应商比价记录表》、供应商资质文件

关键动作：优先选择与单位有长期合作记录或信誉良好的供应商，保证设备性价比。

步骤4：合同签订与订单下达

操作内容：确定供应商后，行政部*与供应商签订采购合同，明确设备规格、数量、价格、交付时间、付款方式、质保条款及违约责任。同时下达正式采购订单，要求供应商按约定时间交付。

负责人：行政部*、法务专员（如需）、供应商代表

输出文档：采购合同、采购订单

关键动作：合同需经双方法定代表人或授权代表签字盖章，重要合同需留存原件归档。

步骤5：设备验收与资产登记

操作内容：设备到货后，由行政部组织使用部门、申请人共同验收，对照采购合同核对设备名称、型号、数量、外观、配件及功能是否完好，填写《设备验收单》。验收合格后，行政部*将设备信息录入固定资产管理系统，粘贴资产标签，建立设备台账。

负责人：行政部、使用部门代表、申请人

输出文档：《设备验收单》、固定资产台账

关键动作：验收不合格的设备，需在24小时内联系供应商退换货，保证不影响正常办公。

（二）办公设备维护流程

步骤1：故障报修与登记

操作内容：使用部门发觉设备故障时，由申请人*通过OA系统、电话或现场填写《设备故障报修单》，描述故障现象、发生时间、设备位置及使用情况，提交至行政部。

负责人：申请人、行政部

输出文档：《设备故障报修单》

关键动作：紧急故障（如服务器宕机、打印机无法打印影响会议）需立即电话通知行政部，并在1小时内补填报修单。

步骤2：故障确认与派单

操作内容：行政部*收到报修单后，1小时内响应，初步判断故障原因（如硬件损坏、软件故障、操作不当等）。若为简单软件问题，可远程指导解决；若需现场维修，根据设备类型及故障等级，派遣内部技术人员或联系维保服务商，明确维修时限（一般故障24小时内处理，严重故障48小时内处理）。

负责人：行政部*、技术支持人员（内部/外部）

输出文档：《故障处理派工单》

关键动作：派工单需注明故障设备、维修人员、预计完成时间，并同步告知申请人*。

步骤3：维修执行与过程记录

操作内容：维修人员到达现场后，对故障进行检测，更换损坏部件或修复软件系统，维修过程需详细记录故障原因、处理措施及更换配件信息。维修完成后，请申请人*现场确认设备功能恢复正常，双方签字确认。

负责人：技术支持人员、申请人*

输出文档：《设备维修记录表》

关键动作：维修过程中如需更换配件，需提前告知行政部*确认配件型号及费用，避免使用非原厂配件影响设备寿命。

步骤4：维修确认与归档

操作内容：行政部*收到签字确认的《设备维修记录表》后，更新设备维护台账，记录维修时间、费用、更换配件及维保有效期。维修单据（如配件采购凭证、维保服务记录）需整理归档，保存期限不少于3年。

负责人：行政部*

输出文档：更新后的设备维护台账、维修单据归档

关键动作：对于多次维修的同一设备，需评估维修成本，若超过设备残值值的50%，可建议报废更新。

步骤5：定期预防性维护

操作内容：行政部*每季度制定《设备定期维护计划》，对重点设备（如服务器、大型打印机）进行清洁、检测、系统升级等预防性维护，填写《定期维护记录表》，保证设备处于良好运行状态。

负责人：行政部*、技术支持人员

输出文档：《设备定期维护计划》、《定期维护记录表》

关