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企业采购合规审查流程指导书

一、适用范围说明

本流程指导书适用于企业各类采购活动中的合规性审查环节，涵盖但不限于以下场景：

新供应商引入审查：首次合作供应商的资质、经营合规性及履约能力评估；

常规采购项目审查：日常办公用品、生产物料等常规采购的合同条款、价格公允性及流程规范性检查；

专项采购审查：大型设备采购、服务外包等金额较高或风险较大的项目，需重点审查招投标程序、第三方评估报告等；

供应商动态管理审查：对现有供应商的年度合规复评，包括经营状况、履约记录及信用变化等。

二、合规审查操作步骤

（一）采购需求提报与资料准备

责任主体：需求部门（如生产部、行政部）及采购部。

操作内容：

需求部门根据业务需求填写《采购申请单》，明确采购品名、规格、数量、预算、用途及期望交付时间；

采购部根据申请单收集基础资料，包括但不限于：供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证等）、历史合作记录（若有）、产品/服务报价单、技术规格说明、招投标文件（如涉及）等；

资料整理后提交至合规审查岗，保证资料完整、清晰，关键信息（如供应商名称、合同金额、核心条款）无遗漏。

（二）合规性初审

责任主体：合规审查岗（可设在法务部或内控部）。

审查要点：

资料完整性：核对《采购申请单》及附件资料是否齐全，缺失资料需及时补充；

供应商基本资质：检查供应商营业执照、经营范围是否与采购项目匹配，特殊行业资质（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等）是否在有效期内；

采购流程规范性：确认采购方式（公开招标、询比价、单一来源等）是否符合企业《采购管理制度》及金额对应要求，如10万元以上采购是否履行询比价程序；

价格公允性：对比历史采购价格、市场均价或第三方评估报告，判断报价是否合理，是否存在明显偏离。

输出成果：《采购合规审查初评表》，明确“通过”“补充资料”“需进一步审查”三种结论。

（三）专项审查（如涉及）

责任主体：合规审查岗牵头，可邀请技术、财务、审计等部门参与。

适用情形：

采购金额超过50万元或涉及关键技术/服务的项目；

新供应商首次合作或供应商存在历史履约风险（如过往投诉、质量纠纷）；

采购项目涉及特殊政策要求（如补贴采购、环保合规产品采购）。

审查内容：

技术/服务合规性：由技术部门评估产品规格、服务标准是否符合企业生产或运营需求，是否满足行业技术规范；

财务合规性：由财务部门审查供应商报价成本结构、付款条件是否合理，是否存在资金风险（如供应商负债过高、现金流异常）；

法律风险审查：由法务部门审核合同条款，重点关注违约责任、知识产权归属、保密协议、争议解决方式等是否合规，是否存在法律漏洞。

输出成果：专项审查报告，明确审查结论及修改建议。

（四）合规审查结论反馈

责任主体：合规审查岗。

操作内容：

初审通过且无需专项审查的，出具《采购合规审查通过通知书》，反馈至采购部及需求部门；

需补充资料的，一次性列出《资料补充清单》，明确补充内容及截止时间，补充后重新启动初审；

初审未通过或专项审查存在重大风险的，出具《采购合规审查不通过通知书》，说明具体原因及整改建议，需需求部门及采购部联合整改后重新提报。

（五）采购执行与过程监督

责任主体：采购部、需求部门、审计监督岗。

操作内容：

采购部根据合规通过意见，与供应商签订采购合同，保证合同条款与审查结论一致；

需求部门负责采购项目执行过程中的履约跟踪，如交货时间、质量验收等，发觉异常及时反馈至采购部及合规审查岗；

审计监督岗对采购执行过程进行抽查，重点关注合同履行情况、变更程序是否合规（如采购量增减是否经审批），保证“审查-执行”闭环管理。

（六）资料归档

责任主体：采购部、档案管理部门。

操作内容：

采购项目完成后，采购部收集全套资料，包括《采购申请单》、合规审查文件、合同、验收报告、付款凭证等，整理成册；

档案管理部门按《企业档案管理规定》进行分类归档，保存期限不少于5年（重大项目可延长至10年），保证资料可追溯。

三、合规审查常用模板

模板一：采购合规审查申请表

申请部门

申请日期

采购项目名称

需求说明

（简要描述采购背景、用途及必要性）

供应商信息

名称：；联系人：*；联系方式：*-（脱敏）

采购预算

金额：元；资金来源：

采购方式

□公开招标□询比价□单一来源□其他：

附件清单

□供应商资质文件□报价单□技术规格书□招投标文件□其他：

需求部门意见

负责人签字：*；日期：

采购部初审意见

负责人签字：*；日期：

模板二：采购合规审查记录表

审查项目

审查内容

审查结果（√）

说明/问题

资料完整性

申请单及附件是否齐全

□通过□不通过

供应商资质

营业执照、行业资质是否有效

□通过□不通过

采购流程合规性

方式是否符合制度要求

□通过□不通过

价格公允性

是否偏离市场均价或历