会议策划及执行清单模板.docVIP

会议策划及执行清单通用模板

一、适用范围与常见应用场景

二、会议筹备阶段操作流程

阶段目标：明确会议核心要素，完成前期资源协调与准备工作，为顺利召开奠定基础。

步骤

具体操作说明

输出成果

负责人

完成时限

1.明确会议需求

1.1与发起人沟通，确定会议主题（如“2024年Q3销售目标分解会”）、核心目标（如统一目标、明确分工）、预期成果（如输出《Q3销售任务分配表》）；1.2确定会议类型（决策型/沟通型/汇报型）、规模（参会人数、是否分小组）、时长（总时长、各环节时间分配）。

《会议需求确认单》（含主题、目标、成果、类型、规模、时长）

项目负责人*

筹备启动后1个工作日

2.确定参会人员与分工

2.1列出内部参会人员（按角色：主持人、主讲人、记录人、后勤保障人）、外部参会人员（客户、嘉宾、合作方）；2.2确认各角色职责：主持人控场、主讲人内容输出、记录人纪要整理、后勤保障人负责场地与物料；2.3提前发送《参会邀请函》（含时间、地点、议程、需提前准备的资料）。

《参会人员名单及分工表》《参会邀请函》

行政助理*

筹备启动后2个工作日

3.选择会议时间与场地

3.1避开公司重要业务节点、法定节假日，优先选择多数参会人方便的时间段（如工作日上午9:00-11:30）；3.2根据会议规模选择场地：小型会议（10人内）用会议室，中型会议（10-50人）用多功能厅，大型会议（50人以上）用酒店会议厅；3.3确认场地设施（投影、音响、麦克风、网络、白板、茶歇区），提前预订并签订场地使用协议。

《场地预订确认单》《场地设施清单》

场地负责人*

筹备启动后3个工作日

4.制定会议议程

4.1按会议类型设计流程：决策型会议需包含“议题讨论-方案投票-结果确认”，沟通型会议需包含“问题同步-头脑风暴-行动计划”，汇报型会议需包含“成果展示-点评反馈-下一步计划”；4.2明确各环节内容、主讲人、时长（如“开场致辞（主持人，5分钟）”“销售数据汇报（主讲人，20分钟）”“分组讨论（30分钟）”）；4.3提前3天发送议程至参会人，确认无异议。

《会议议程表》（含时间、内容、主讲人、时长）

主持人*

筹备启动后4个工作日

5.准备会议物料与资料

5.1物料清单：签到表、会议资料袋（含议程、笔记本、笔）、名牌、横幅/背景板（含会议主题）、茶歇（饮用水、咖啡、茶点）、投影设备、备用电池、应急药品（创可贴、胃药等）；5.2资料清单：PPT演示文稿、签到表、会议纪要模板、相关数据报表、决策草案；5.3提前1天完成物料清点与摆放，资料袋分装到位。

《会议物料清单》《会议资料包》

后勤保障人*

会议前1天

三、会议执行阶段现场管理

阶段目标：保证会议按议程顺利推进，及时处理突发情况，保障参会体验。

环节

管理要点

责任分工

1.会前最后检查

1.1场地：桌椅摆放是否符合议程需求（如分组讨论需环形布置），设备（投影、音响、麦克风）调试正常，网络通畅，横幅/背景板安装到位；1.2物料：签到表、名牌、资料袋、茶歇等按座位摆放，应急药品放置在显眼位置；1.3人员：主持人、主讲人、记录人、后勤保障人就位，再次确认各环节衔接。

后勤保障人、场地负责人

2.签到与入场

2.1线上签到：通过会议系统二维码，参会人扫码签到；2.2线下签到：设置签到处，发放资料袋与名牌，引导参会人就座；2.3提醒参会人将手机调至静音，会议期间保持会场安静。

行政助理*

3.会议进行中

3.1开场：主持人准时开场（提前5分钟提醒参会人入场），介绍会议主题、议程及注意事项；3.2流程控制：主持人严格按照议程把控时间，对超时环节及时提醒；主讲人提前熟悉PPT，保证内容清晰、重点突出；记录人实时记录关键信息（决策点、行动项、责任人、完成时限）；3.3互动管理：设置QA环节，引导参会人有序提问；分组讨论时安排专人记录各组结论；3.4应急处理：-设备故障：立即联系后勤保障人启用备用设备（如备用投影仪、无线麦克风）；-人员迟到：主持人根据情况决定是否等待或调整议程，记录人备注迟到人员；-突发争议：主持人及时引导回归议题，避免冲突升级，必要时安排会后单独沟通。

主持人、主讲人、记录人、后勤保障人

4.会议结束

4.1总结：主持人简要回顾会议成果（确认的决策、明确的行动项），感谢参会人员；4.2离场引导：提醒参会人带好个人物品，有序离场；后勤保障人清理场地，回收物料；4.3资料发放：会后1天内向参会人发送《会议纪要》《PPT演示文稿》等资料。

主持人、行政助理

四、会议收尾阶段总结复盘

阶段目标：固化会议成果，跟进行动项落实，评估会议效果，为后续会议提供经验参考。

任务

操作说明

输出成果

负责人

1.整理会议资料

1.1纪要整理：