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仓库管理与库存控制操作手册

一、适用范围与应用场景

本手册适用于企业仓库日常管理及库存全流程控制环节，主要涵盖原材料、半成品、成品的入库、存储、出库、盘点等核心操作。适用场景包括：

采购物料到货后的验收与入库；

生产车间领用物料或成品发货的出库管理；

定期/不定期库存盘点与差异处理；

库存水平监控与预警响应；

仓库存储环境维护与物料防护。

涉及岗位包括仓库主管、库存专员、仓管员、采购员、领料员*等，保证各岗位操作规范统一，保障库存数据准确性与物料流转效率。

二、核心业务操作流程

（一）物料入库管理流程

步骤1：到货通知与准备

采购员*根据采购订单提前1个工作日通知仓库到货信息（含物料名称、编码、规格、数量、预计到货时间）。

仓管员*根据通知准备收货区域、卸货工具（如叉车、托盘）及检验设备（如卡尺、电子秤），保证收货通道畅通。

步骤2：实物与单据核对

物料到货后，仓管员*首先核对送货单信息（供应商名称、物料编码、数量、批次号）与采购订单是否一致，确认无误后开始卸货。

卸货过程中，对物料外包装进行检查（是否破损、受潮、变形），若发觉异常，立即拍照记录并联系采购员*与供应商沟通处理。

步骤3：质量检验

仓管员将物料送至检验区，通知质检员（或按IQC检验标准）进行质量抽检/全检，重点检验物料规格、参数、有效期等是否符合要求。

检验合格：质检员在《物料检验报告》上签字确认；检验不合格：填写《不合格品处理单》，同步隔离不合格物料，通知采购员协调退货或换货。

步骤4：信息录入与上架

仓管员*根据合格的《送货单》《物料检验报告》，在仓库管理系统中录入入库信息（物料编码、名称、规格、批次号、数量、生产日期/有效期、库位编码），《入库单》（模板见第三章）。

系统确认信息无误后，按照“分区分类、重不压轻、大不压小”原则，将物料运送至指定库位，粘贴库位标签（含物料编码、名称、批次），保证账物一致。

步骤5：单据归档

将《送货单》《物料检验报告》《入库单》《不合格品处理单》（如有）整理归档，保存期限不少于2年，便于后续追溯。

（二）物料出库管理流程

步骤1：出库申请与审批

领料员根据生产计划/销售订单，填写《领料申请单》（模板见第三章），注明物料编码、名称、规格、领用数量、领用用途、领用部门，经部门负责人、仓库主管*审批后提交至仓库。

销售出库需由销售专员填写《出库申请单》，注明客户名称、发货地址、物料信息，经销售经理、仓库主管*审批。

步骤2：备料与复核

仓管员*根据审批后的《领料申请单》《出库申请单》，在系统中查询库存数量及库位，按照“先进先出（FIFO）”原则备料，保证优先发放早入库批次物料。

备料完成后，仓管员与领料员/发货员*共同核对物料信息（编码、名称、规格、数量、批次），确认无误后在《出库单》上签字，系统更新库存数据。

步骤3：物料发放与装车

领料员/发货员核对无误后，将物料运送至指定发货区，仓管员*监督装车过程，保证物料堆放稳固、标识清晰（如粘贴发货标签，含客户名称、物料名称、数量）。

销售出库需由物流员*确认装车信息，签署《发货签收单》（模板见第三章），同步将物流信息反馈至销售部门。

步骤4：单据流转与归档

仓管员*将《领料申请单》《出库单》《发货签收单》整理归档，系统实时更新库存台账，保证出库数据可追溯。

（三）库存盘点管理流程

步骤1：盘点计划制定

仓库主管每月/每季度组织库存盘点，提前3个工作日制定《盘点计划》，明确盘点范围（全仓/部分区域）、盘点时间、参与人员（仓管员、库存专员、财务专员）、分工安排及注意事项。

步骤2：盘点前准备

仓管员*提前1天将所有物料归位，保证库位标识清晰，系统数据冻结（停止出入库操作），打印《库存盘点表》（模板见第三章），表中包含物料编码、名称、规格、账面数量、库位等信息。

步骤3：实物盘点

参与人员按分工进入盘点区域，采用“实地盘点法”逐一对物料进行清点，记录实际数量（如为批次物料，需分批次记录），保证无遗漏、无重复。

盘点过程中若发觉物料破损、变质、账实不符等情况，立即记录并拍照，标注《库存盘点表》“备注”栏。

步骤4：数据核对与差异处理

盘点结束后，库存专员*将《库存盘点表》实际数量与系统账面数量进行核对，计算差异率（差异率=（实际数量-账面数量）/账面数量×100%），编制《库存差异报告》。

差异率在±1%以内：由仓库主管审核确认后，在系统中调整库存数据；差异率超过±1%：由财务专员牵头分析原因（如收发错误、漏盘、系统故障等），填写《差异原因分析表》，经总经理*审批后调整账目，并对相关责任人进行追溯处理。

步骤5：盘点总结与报告

仓库主管*组织复盘会议，总结盘点问题（如库位混乱、单据记录滞后等），制定整改措施，更新《仓库管理制度》，并将《盘点计划》《库存盘点表》《库存差异报告》《整改措施》归档