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会议材料准备清单与策划执行指南

一、适用场景与价值

本指南适用于企业内部各类会议（如战略研讨会、项目启动会、月度例会、跨部门协调会）及外部会议（如客户汇报会、行业交流会、合作伙伴洽谈会）的全流程策划与执行。通过系统化梳理会议筹备、执行、总结各环节关键动作，帮助会议组织者提升效率、保证会议目标达成，同时避免因细节疏漏导致的会议效果打折。无论是常规沟通还是重要决策，本指南均可作为标准化工具，降低会议管理成本，保障会议质量。

二、全流程操作步骤

（一）会前策划与筹备：奠定会议基础

Step1：明确会议核心目标与必要性

关键动作：召开筹备启动会（或与需求方沟通），确认会议是否必要（可通过邮件、即时通讯工具同步需求），明确会议需解决的核心问题（如“确定Q3项目排期”“解决客户投诉闭环方案”）。

输出成果：《会议目标确认函》（含背景、目标、预期成果），由需求方负责人（如总监）签字确认。

Step2：确定参会人员与分工

关键动作：根据目标筛选参会人员（决策层、执行层、相关方列席人员），明确角色分工：

主持人：把控会议节奏、引导讨论（建议由熟悉议题的经理担任）；

记录人：实时记录会议要点、决策结果、行动项（建议由助理担任，提前培训记录规范）；

主讲人：负责议题汇报（如项目负责人、业务负责人）；

后勤支持：负责场地、设备、物料等（可由行政岗兼任）。

输出成果：《参会人员名单》（含部门、姓名、职务、联系方式、角色）。

Step3：制定详细会议议程

关键动作：按“目标-议题-时间-输出”逻辑设计议程，明确每个议题的讨论重点、负责人、预计时长，预留10%缓冲时间（如2小时会议预留12分钟缓冲）。议程需提前发送给参会人员，收集调整意见。

示例：

09:00-09:10开场（主持人李经理，目标：重申会议主题）；

09:10-09:40议题1：Q3项目排期汇报（主讲人王主管，输出：初步排期表）；

09:40-10:10议题2：资源协调讨论（全员，输出：资源分配方案）；

10:10-10:20休息；

10:20-10:50议题3：客户投诉方案决策（总监，输出：最终方案）。

输出成果：《会议议程表》（含时间、环节、内容、负责人、所需材料）。

Step4：准备会议材料

关键动作：根据议程收集、整理材料，保证材料内容准确、数据可靠，提前1天发送给参会人员（预留阅读时间）。材料类型包括：

背景资料：项目文档、市场分析报告、历史会议纪要等；

演示材料：PPT（建议每页1个核心观点，文字简洁，配图清晰）、数据报表；

过程性材料：签到表、会议记录模板、投票/表决表（如需）；

决策性材料：方案草案、对比分析表（提前3天发送，便于参会人预审）。

注意事项：重要材料需经需求方（如总监）审核，避免信息错误。

Step5：安排场地与设备

关键动作：

场地：根据参会人数选择会议室（10人以下选小型会议室，10-30人选中型，30人以上选多功能厅），确认会议室availability（提前3天预订），布置座位（圆桌式适合讨论，课桌式适合汇报）；

设备：提前1天调试投影仪、麦克风、音响、视频会议设备（如需），测试网络稳定性；

物料：准备会议牌（含会议名称、时间）、饮用水、纸笔、白板、马克笔、投影仪备用电池等。

输出成果：《场地设备检查清单》（含设备名称、状态、负责人、检查时间）。

Step6：发送会议通知

关键动作：提前3-5天通过邮件/企业通讯工具（如钉钉、企业）发送正式通知，包含：

会议基本信息（名称、时间、地点、形式（线上/线下）、（线上会议））；

会议目标与议程（附材料）；

参会人员要求（如“请提前阅读材料，准备3个议题相关问题”）；

联系人及联系方式（后勤支持张助理，电话：内线8888）。

跟进：提前1天提醒参会人员，确认参会情况（如需）。

（二）会中执行与管理：保障会议效果

Step1：签到与暖场（会议开始前30分钟）

关键动作：

后勤支持提前到场，检查设备、物料摆放（如会议牌、饮用水），打开投影仪调试PPT；

记录人准备签到表（纸质/电子），引导参会人员签到，发放会议材料（如纸质版议程、资料袋）；

主持人提前到场，与主讲人确认设备、材料是否就绪，播放暖场音乐（可选）。

Step2：开场与目标重申（会议开始后5分钟）

关键动作：

主持人准时开场，介绍会议主题、目标、议程及时长安排；

强调会议纪律（如“手机调至静音”“发言先举手”“围绕议题讨论”）；

邀请需求方（如总监）补充说明会议重要性（可选）。

Step3：按议程推进会议

关键动作：

主讲人按议程汇报，控制时间（主持人可提醒“剩余2分钟”）；

主持人引导讨论：对复杂议题，采用“轮流发言+集中讨论”模式，避免少数人垄断发言；对分歧较大的议题，引导参会人聚焦“解决方案”而非“问题本身”；

记录人实