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采购需求清单及供应商对比工具

一、适用业务场景

本工具适用于企业各类采购业务场景，包括但不限于：

日常运营采购：如办公用品、设备耗材等常规物资的采购需求整理与供应商筛选；

项目专项采购：如新项目启动所需的原材料、服务或设备的采购比价；

紧急采购：因生产、运营突发情况需快速响应的物资采购，保证需求明确、供应商选择高效；

战略供应商评估：针对长期合作供应商的年度绩效对比，或新供应商引入前的综合评估。

二、详细操作流程

（一）采购需求清单编制：明确“买什么、买多少、何时买”

需求发起

由需求部门（如生产部、行政部、项目部）填写《采购需求清单》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、质量标准等核心信息，避免模糊描述（如“一批文具”需细化为“A4纸500张，80g，白色”）；

填写需求数量、预计到货日期、预算金额（含单价和总价），并说明采购用途（如“生产车间日常使用”“新项目研发配套”）；

需求部门负责人（如生产经理）签字确认，保证需求合理、必要。

需求审核

采购部门收到需求清单后，重点审核：需求是否符合公司采购政策、数量是否合理、预算是否在部门额度内；

涉及高价值或技术复杂的采购，需组织技术部门（如技术总监）、财务部门（如财务主管）联合评审，确认技术可行性与成本合理性；

审核通过后，采购部门启动供应商寻源流程。

（二）供应商寻源与信息收集：筛选“合格供方”

供应商渠道确定

根据采购类型选择寻源渠道：常规采购可通过公司合格供应商库筛选；新项目或特殊需求可通过行业展会、专业平台、行业协会推荐等方式拓展供应商；

紧急采购可优先考虑历史合作良好的供应商，保证响应速度。

供应商资质与信息收集

向潜在供应商发送《供应商信息征集表》，内容包括：公司资质（营业执照、行业许可证等）、生产/经营规模、同类项目案例、报价（需明确报价有效期）、交货周期、售后服务承诺（如质保期、响应时间）、付款条件等；

采购部门需核实供应商资质真实性（如营业执照是否在有效期内、是否具备相关生产许可），避免与无资质供应商合作。

（三）供应商对比分析：量化“优劣势”

建立对比维度与权重

根据采购重点设置对比指标及权重（示例）：

价格（30%）：对比不同供应商的报价是否符合预算，是否包含运费、税费等所有费用；

质量保障（25%）：供应商的质量认证体系（如ISO9001）、过往供货合格率、质检流程；

交货能力（20%）：交货周期是否满足需求日期、是否有应急供货方案；

服务水平（15%）：售后响应速度、技术支持能力、退换货政策；

合作稳定性（10%）：合作年限、客户评价、财务状况（可通过供应商信用报告核实）。

填写供应商对比表

将收集到的供应商信息填入《供应商对比表》，按各维度评分（可采用1-5分制，5分最优），计算加权得分，排序选出最优候选供应商。

（四）采购决策与执行：落地“最终选择”

确定供应商

采购部门根据对比表得分，结合供应商历史合作情况、紧急程度等因素，推荐1-2家候选供应商；

提交采购评审小组（由采购负责人、需求部门负责人、财务负责人等组成）审议，最终确定中标供应商。

订单下达与跟踪

与供应商签订采购合同，明确双方权利义务（物品规格、数量、价格、交货时间、验收标准、违约责任等）；

下达采购订单，跟踪供应商生产/备货进度，保证按时交货；

货物到场后，由需求部门、质检部门（如质检员）共同验收，合格后办理入库手续，不合格则按合同约定处理。

（五）资料归档：留存“可追溯记录”

将《采购需求清单》《供应商信息征集表》《供应商对比表》《采购合同》《验收单》等资料整理归档，保存期限不少于3年，便于后续查询或审计。

三、工具模板示例

（一）采购需求清单模板

序号

物品/服务名称

规格型号/技术参数

单位

需求数量

预算单价（元）

预算总价（元）

需求日期

采购用途

申请人

需求部门负责人

审核状态

1

A4复印纸

80g，白色，环保型

箱

50

25.00

1,250.00

2024-03-15

行政办公使用

*小明

*张经理（行政）

已审核

2

生产用传感器

精度±0.5%，量程0-10MPa

个

20

850.00

17,000.00

2024-03-20

生产线改造项目

*李工

*王经理（生产）

已审核

3

软件开发服务

定制化ERP系统模块开发

项

1

80,000.00

80,000.00

2024-04-01

信息化升级

*赵经理

*刘总监（技术）

审核中

（二）供应商对比表模板（以“生产用传感器”采购为例）

对比维度

权重

供应商A（科技）

供应商B（YY电子）

供应商C（ZZ工控）

价格（30%）

——

报价820元/个，总价16,400元（含税）

报价850元/个，总价17,000元（含税）

报价800元/个，总价16,000元（含税）

得分

24分（最低价对比