会议记录与决策跟进执行标准化表.docVIP

会议记录与决策跟踪执行标准化表工具指南

一、工具应用场景解析

本标准化表适用于各类需要明确分工、跟踪进度的会议场景，尤其适合以下工作情境：

项目推进会议：如项目启动会、周例会、阶段复盘会，需同步项目进度、解决卡点、明确下一步行动，保证项目按计划落地。

跨部门协调会：涉及多部门协作的事项（如资源调配、流程优化），通过记录决策与责任分工，避免推诿扯皮，提升协作效率。

问题解决专项会：针对突发问题或长期存在的瓶颈（如客户投诉、生产故障），集中讨论解决方案并指定责任人，保证问题闭环处理。

战略规划与目标分解会：如年度战略研讨会、季度目标对齐会，需将宏观决策拆解为具体任务，明确执行路径与时间节点。

二、标准化操作流程

（一）会前：充分准备，明确目标

明确会议核心目标：会议发起人需提前梳理会议要解决的问题（如“确定Q3产品上线计划”“解决客户投诉响应慢问题”），避免会议主题发散。

准备标准化表模板：提前或创建“会议记录与决策跟踪执行表”（见第三部分模板），可根据会议类型调整表格列项（如增加“风险评估”列for专项问题会）。

提前分发会议材料：将会议议程、背景资料、待讨论问题清单提前1-2天发给参会人员，保证大家带着思考参会，提升讨论效率。

（二）会中：精准记录，聚焦决策

填写基础信息：由记录人实时填写会议名称、日期、时间、地点、主持人（经理）、记录人（助理）、参会人员（主管、专员等）、缺席人员及原因（如*主管因出差缺席）。

记录议题讨论要点：按议程顺序逐项记录讨论内容，重点标注不同观点的核心分歧（如“关于是否提前上线测试版，技术部认为需延期1周，市场部建议按原计划”），避免流水账式记录。

明确决策事项：对每个议题的最终结论需清晰记录，使用“决议：X”的表述（如“决议：Q3产品上线时间定为9月30日，优先上线核心功能模块”），避免模糊表述（如“尽量”“争取”）。

拆解行动项：针对每个决策事项，拆解为具体执行任务，明确“执行责任人”（如“开发组组长”）、“协助人”（如“测试组工程师”）、“截止时间”（精确到日期，如“2023年8月15日前”），并标注“优先级”（高/中/低）。

（三）会后：整理同步，跟踪闭环

24小时内完善记录：记录人根据会议讨论内容，整理会议记录初稿，重点核对决策事项、行动项的责任人及时间节点，保证信息准确无误后，发送给主持人（*经理）审核。

正式分发与确认：审核通过后，将会议记录及决策跟踪表同步至所有参会人员及相关协作部门，要求执行责任人确认任务（如“*组长请在8月1日前确认开发计划”）。

定期跟踪进度：指定专人（如项目助理*助理）每周更新行动项的“当前状态”（未开始/进行中/已完成/延期），对逾期任务提前3天提醒责任人，并记录延期原因（如“资源不足”“需求变更”）。

闭环管理：行动项完成后，需提交成果物（如“测试报告”“上线文档”）并由负责人确认，在“备注”栏标注完成时间及验收人，形成“决策-执行-反馈-归档”的闭环。

三、标准化表格模板

会议记录与决策跟踪执行表

会议基本信息

会议名称

项目周例会（2023年第8周）

日期

2023年2月20日

时间

14:00-16:00

地点

3楼会议室A

主持人

*经理

记录人

*助理

参会人员

主管、专员、工程师、顾问

缺席人员及原因

*主管（客户拜访）

议题序号

议题内容

讨论要点

决策事项

执行责任人

协助人

截止时间

当前状态

备注

1

Q3产品上线计划调整

技术部：测试阶段发觉3个关键bug，需延期1周；市场部：竞品计划8月上线，我方需提前抢占市场

决议：上线时间调整为9月30日，优先完成用户登录、支付功能，其他模块按计划开发

*组长（技术部）

*工程师

2023年8月15日

进行中

需协调测试资源

2

客户投诉响应机制优化

客服部：当前投诉响应时长平均48小时，超行业标准；运营部：需明确跨部门对接人

决议：建立“1小时响应、24小时解决”机制，客服部统一受理，技术部*主管对接问题处理

*主管（客服部）

*主管（技术部）

2023年2月28日

已完成

已发布内部通知

3

下次会议议题预

各部门提交需讨论问题

决议：下次会议聚焦“Q4市场推广预算分配”，各部门于3月5日前提交方案

*经理

全体参会

2023年3月5日

未开始

邮件提醒提交

下次会议跟进事项

1.跟进Q3产品开发进度，重点排查bug修复情况（责任人：*助理）

2.收集各部门Q4市场推广方案，汇总预算需求（责任人：*专员）

四、使用关键提示

记录客观性：避免记录个人观点，仅保留讨论过程中的事实陈述、不同意见及最终决议，保证信息可追溯。

责任到人：每个行动项必须明确唯一执行责任人，避免多人负责导致任务落空；协助人需提前确认是否有精力支持。

时间节点明确：截止时间需具体到日期，避免“下周”“月底”等模糊表