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企业日常采购报销申请审核及操作流程表

适用工作场景

本流程表适用于企业内部员工因公开展日常采购活动后的报销申请及审核管理，涵盖办公物资采购（如文具、设备耗材）、差旅相关用品采购（如交通票务、住宿预付）、小额服务采购（如快递、咨询支持）等场景。通过标准化流程，保证采购行为合规、费用支出可控、报销审核高效，同时明确各部门职责，减少沟通成本，保障企业资金使用规范。

标准化操作步骤

第一步：采购申请与凭证准备

需求发起：员工根据工作需要，填写《采购需求申请表》（如有企业内部模板），明确采购物品/服务的名称、规格、数量、预估金额及用途，经部门负责人初步确认必要性后启动采购。

合规采购：优先通过企业合作供应商或正规渠道采购，保留采购过程中的完整凭证，包括但不限于供应商出具的采购清单、价格确认单、验收记录（如物品签收单）、支付凭证（如银行转账记录、电子支付截图）等。

资料整理：采购完成后，员工将所有相关凭证分类整理，保证信息清晰（如供应商名称、采购日期、物品明细与实际一致），为后续报销申请做准备。

第二步：报销单据提交

填写报销表单：登录企业报销系统（或使用纸质表单），填写《日常采购报销申请表》，内容需包含：

基本信息：申请人姓名、所属部门、申请日期、联系方式；

采购明细：物品/服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额（需与凭证一致）、供应商全称；

费用归属：对应的项目编号、预算科目（如“办公费”“差旅费”）；

事由说明：简述采购用途及工作关联性。

附件：将整理好的采购凭证（扫描件或照片）作为附件至系统（或粘贴在纸质表单后），保证附件与报销表单信息一一对应，无遗漏。

提交审批：确认信息无误后，提交报销申请至部门负责人审核，系统自动流转至下一环节（或纸质表单需经部门负责人签字）。

第三步：部门负责人审核

内容核对：部门负责人重点审核以下内容：

采购必要性：是否符合部门工作计划及实际需求；

预算匹配度：报销金额是否在部门预算范围内，超预算部分是否有合理说明及提前报备；

基础信息完整性：申请人信息、采购明细、附件是否齐全。

意见反馈：审核通过后，在系统（或纸质表单）中签署“同意报销”意见及姓名、日期；若审核不通过，需注明具体原因（如“事由不清晰”“附件缺失”）并退回申请人修改。

第四步：财务部门复核

合规性审查：财务专员收到报销申请后，重点核查：

凭证有效性：供应商资质、采购清单、支付凭证等是否真实、合法，是否存在涂改或模糊不清；

金额准确性：单价、数量、合计金额计算是否正确，是否符合企业采购价格标准（如是否有比价记录）；

预算执行情况：费用归属是否正确，是否超出年度/季度预算额度。

问题处理：对合规的报销申请，签署“审核通过”意见；对存在问题的（如凭证不全、超预算未说明），联系申请人补充材料或调整报销金额，直至符合要求。

第五步：分级审批

根据企业规定的权限，由不同层级领导进行最终审批：

小额报销（如金额≤5000元）：由财务负责人审批，确认无误后签字；

大额报销（如金额＞5000元）：需经财务负责人审核后，提交至分管副总或总经理审批，保证大额支出符合企业内控要求。

审批环节需在2个工作日内完成，避免流程延误。

第六步：报销支付与账务处理

支付安排：审批完成后，财务部门根据企业付款周期（如每周集中付款1次），通过银行转账或对公账户向申请人/供应商安排支付，并在系统中更新支付状态。

账务登记：财务专员根据报销凭证及审批记录，在财务系统中进行账务处理，保证科目准确、数据可追溯，同时将报销表单及附件统一归档。

第七步：资料归档

整理存档：每月末，财务部门将当月所有报销申请表、凭证附件等资料按部门分类整理，装订成册，标注归档日期及编号；

保管期限：纸质资料保管期限不少于3年，电子资料备份保存不少于5年，以备后续审计或查询。

流程表单模板

企业日常采购报销申请审核及操作流程表

一、基本信息

申请人姓名

*某

申请日期

2023年10月25日

采购事由

为部门采购办公用A4纸、签字笔等物资

二、采购明细

序号

物品/服务名称

1

A4复印纸

2

中性签字笔（黑色）

3

文件夹

合计金额

*187.00元

三、审批流程

审核环节

审核人

部门负责人审核

*经理（行政部）

财务审核

*会计（财务部）

分管领导审批（5000元以下）

*副总

财务支付确认

*出纳

四、附件清单

1.*办公用品公司销售清单（2023-10-20）

2.*文具店购物小票（2023-10-22）

3.部门物资签收单

执行要点提示

提前沟通预算：大额或计划外采购需提前向部门及财务部报备，确认预算额度后再执行，避免报销时因超预算被退回。

凭证规范完整：采购凭证需包含供应商信息、物品明细、金额及支付记录，避免使用手写白条或模糊不清的凭证，保证财务审核顺利通过。

时限要求：报销申请需在