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企业日常行政流程管理手册

一、总则

（一）编制目的

为规范企业日常行政管理行为，提升行政工作效率，保障各项行政事务有序开展，明确各部门及员工职责，特制定本手册。

（二）适用范围

本手册适用于企业各部门及全体员工，涵盖会议管理、办公用品管理、差旅管理、文件与档案管理、固定资产管理、印章管理六大核心行政流程。

（三）基本原则

规范性：所有行政流程需严格遵循本手册规定，保证操作统一、标准明确。

高效性：简化审批环节，明确时限要求，提升事务处理效率。

责任制：明确各环节责任人，保证事事有人管、责任可追溯。

保密性：对涉及企业秘密的文件、信息，需严格遵守保密规定。

二、会议管理

（一）会议管理：适用范围与核心目标

适用范围：企业各类会议，包括但不限于部门例会、专题研讨会、项目推进会、年度总结会等。

核心目标：规范会议组织流程，保证会议有序高效，保障会议决议有效落实。

（二）会议组织：标准化操作步骤

1.会议发起与申请

发起人：根据工作需要，由部门负责人或项目发起人提交会议申请。

申请内容：需明确会议名称、时间、地点、参会人员、会议议题、预计时长、所需物料（如投影仪、白板笔等）及会议目标。

提交时限：常规会议需提前2个工作日提交；紧急会议需提前4小时提交，并注明“紧急”字样。

2.会议审批

审批流程：会议申请表经部门负责人审核后，报行政部统筹安排（涉及跨部门会议需报请分管领导*审批）。

审批要点：重点审核会议必要性、参会人员范围及时间地点冲突情况。

3.会议准备

行政部职责：根据审批通过的会议申请，提前布置会场（调试设备、摆放物料、设置席卡等），并提前1天通过企业内部系统发送会议通知。

发起部门职责：准备会议相关材料（如议程、PPT、数据报表等），提前12小时提交至行政部存档。

4.会议召开

主持人：需提前10分钟到场，核对参会人员，宣布会议纪律，按议程主持会议。

参会人员：需准时出席，原则上不得请假；确需请假者，需提前向部门负责人及主持人报备。

记录人：负责记录会议关键内容，包括决议事项、责任部门/人、完成时限及待办事项。

5.会议纪要与归档

纪要编制：会议结束后2个工作日内，记录人需整理会议纪要，经主持人审核无误后，发送至参会人员及相关部门抄送行政部。

归档要求：会议纪要、会议申请表、参会签到表等材料需在会议结束后3个工作日内整理成册，由行政部统一归档保存（保存期限不少于3年）。

（三）会议管理：关键控制点

会议纪律：参会人员需将手机调至静音或震动模式，不得随意走动或中途离场（特殊情况需向主持人报备）。

效率把控：主持人需严格控制各议题讨论时间，保证会议按计划结束。

决议落实：各部门需在规定时限内完成会议决议事项，并定期向行政部反馈进展（每月汇总报分管领导*）。

（四）模板表格

表2-1会议申请表

申请部门

申请日期

年月日

会议名称

会议类型

□例会□专题会□其他

时间

年月日时分至时分

地点

□会议室A□线上会议□其他

参会人员

（部门/姓名，共人）

主持人

会议议题

1.2.3.

所需物料

□投影仪□白板□麦克风□其他：

申请部门意见

负责人签字：日期：

行政部意见

负责人签字：日期：

分管领导意见

签字：日期：

三、办公用品管理

（一）办公用品管理：适用范围与核心目标

适用范围：企业日常办公所需的消耗品（如纸张、笔、文件夹等）及耐用品（如计算器、订书机等）。

核心目标：规范办公用品采购、领用、库存管理，避免资源浪费，保障办公需求。

（二）办公用品管理：标准化操作步骤

1.需求提报与汇总

提报周期：每月25日前，各部门根据实际需求填写《办公用品申购单》，报部门负责人审核。

提报要求：需注明物品名称、规格型号、预估数量、用途及预算，严禁虚报、多报。

2.采购审批与执行

审批流程：部门负责人审核后，报行政部汇总；行政部核对库存及预算后，报财务部及分管领导*审批。

采购方式：常规办公用品通过合格供应商统一采购；紧急需求（如3日内急需）可由行政部协调应急采购，事后补办手续。

3.入库与登记

入库验收：物品送达后，行政部需对照申购单核对数量、质量，确认无误后填写《办公用品入库登记表》，并贴好物品标签（注明名称、规格、入库日期）。

库存管理：行政部建立《办公用品库存台账》，实时更新入库、领用、库存数据，保证账实相符。

4.领用与发放

领用流程：员工填写《办公用品领用登记表》，经部门负责人签字后，到行政部领取；领用耐用品需注明“领用部门”“责任人”，后续移交需办理变更手续。

领用限制：消耗品实行按需申领，但需控制单次领用量（如A4纸每次不超过5包，笔每次不超过2支）；严禁私人领用办公用品。

5.盘点与补充

盘点周期：每月末行政部组织一次全面盘点，每季度末与财务部联合盘点。

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