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行政费用申请与审批流程规范

一、适用范围与常见应用场景

本规范适用于公司内部各部门及员工因公务活动产生的各类行政费用的申请与审批管理，涵盖但不限于以下场景：

日常办公支出：如办公文具、打印耗材、通讯费、物业费等；

差旅费用：员工因公出差的交通、住宿、市内交通及补贴等；

会议与活动费用：部门例会、项目研讨会、外部培训等场地、物料及茶歇支出；

固定资产维修与维护：办公设备（如电脑、打印机）、设施（如空调、照明）的维修保养费用；

其他行政性支出：如快递费、图书资料购置、办公环境优化（如绿植、饮水机）等。

二、完整操作流程详解

（一）费用申请发起

填写申请表：申请人根据费用类型，填写《行政费用申请审批表》（见模板），详细注明费用用途、明细金额、预算科目、预计发生时间等信息。

准备支撑材料：根据费用类型提供必要附件，如：

差旅费：出差审批单、行程计划（含往返交通、住宿安排）；

会议费：会议通知、参会人员名单、场地租赁报价单；

固定资产维修：故障说明、维修报价单（如涉及第三方服务）。

提交申请：将填写完整的申请表及支撑材料提交至部门负责人处，发起审批流程。

（二）部门负责人审核

合规性审查：部门负责人需核查费用是否符合部门年度预算、是否与部门工作计划相关，费用明细是否合理（如差住宿标准是否超标、会议场地是否匹配需求）。

真实性确认：确认费用内容及支撑材料真实有效，无虚报、冒领风险。

审批意见：审核通过后，在申请表“部门负责人意见”栏签字确认，并注明“同意申请”；若不通过，需注明驳回理由并退回申请人修改。

（三）财务部门复核

预算核对：财务专员对接财务系统，核查该笔费用是否在部门可用预算范围内，避免超预算申请。

规范性检查：检查申请表填写是否完整（如金额大小写是否一致、用途描述是否清晰）、支撑材料是否齐全（如无报价单、行程计划等关键材料需退回补充）。

复核意见：通过后，在“财务复核”栏签字并注明“复核通过”；若预算不足或材料不规范，需联系申请人补充说明或调整费用金额，必要时反馈至分管领导协调。

（四）分管领导审批

必要性评估：分管领导根据费用的重要性和紧急程度，判断是否确需支出（如非必要行政开支、可延后项目需暂缓审批）。

权限审批：根据公司费用审批权限表（如单笔费用≤5000元由部门负责人审批，5000-20000元由分管领导审批，≥20000元需总经理审批），行使审批权限。

最终意见：审批通过后，在“分管领导审批”栏签字；若需更高层级审批，需提交至总经理处审批。

（五）费用执行与报销

费用支付：审批通过后，申请人凭审批完成的申请表执行费用（如预订酒店、采购耗材），费用发生时需索取正规凭证（如增值税发票、收据，凭证抬头需为公司全称）。

报销提交：费用发生后3个工作日内，申请人填写《费用报销单》，附原始凭证（发票、行程单、报价单等）及审批完成的《行政费用申请审批表》，提交至财务部门。

财务报销：财务部门核对报销单与申请表、原始凭证的一致性，确认无误后安排付款至申请人工资卡或对公账户，报销完成。

三、行政费用申请审批表（模板）

基本信息

申请人姓名

*某

所属部门

*部门（如行政部、市场部）

申请日期

年月*日

费用所属预算科目

□办公费□差旅费□会议费□维修费□其他（请注明：_________）

费用明细

项目名称

示例：A4打印纸

示例：出差住宿

（可另附页）

费用合计

人民币（大写）：仟佰拾元角分

人民币（小写）：￥..*

审批流程

部门负责人意见：签字：_________日期：_________

财务复核意见：签字：_________日期：_________

分管领导审批意见：签字：_________日期：_________

总经理审批意见（如需）：签字：_________日期：_________

备注

（如：已提前确认预算、需急办等）

四、关键注意事项与常见问题规避

提前规划预算：大额费用（如≥10000元）需提前5个工作日提交申请，保证预算预留充足，避免因预算不足影响工作进度。

材料真实完整：支撑材料需与申请内容一致，禁止伪造、变造凭证（如修改住宿金额、虚构会议行程），一经发觉将按公司规定处理。

审批时限要求：各环节审批人需在收到申请后2个工作日内完成审核，紧急费用（如设备突发故障维修）可标注“急办”字样，优先处理。

费用标准控制：严格按公司费用标准执行（如差旅住宿标准为一线城市≤400元/晚、二线城市≤300元/晚，会议茶歇标准≤50元/人），超标准部分需特别说明并由分管领导签字确认。

报销及时性：费用发生后需在3个工作日内提交报销，逾期未报超过30天的，需提交书面说明至分管领导审批，财务部门将视情况延迟或不予报销。

跨部门费用分摊：涉及多部门共同承担的费用（如跨部门会议），需提前在申请表中注明分摊比例，并由各部门