文档管理归档制度文件分类存储版.docVIP

文档管理归档制度文件分类存储实用版

一、适用场景与价值

本制度适用于企业日常运营、项目管理、合规审计等场景中的文档管理需求，尤其适合需要规范化存储、快速检索、安全追溯文件的组织。通过建立统一的分类标准和管理流程，可解决文件散乱、查找困难、版本混乱、泄密风险等问题，提升团队协作效率，保障重要资料的完整性与安全性，为业务决策、审计检查、历史追溯提供可靠支撑。

二、文档全生命周期管理流程

（一）文件分类与编码

分类维度

一级分类：按部门职能划分，如“行政部”“人力资源部”“财务部”“项目部”“市场部”等。

二级分类：按文件类型划分，如“制度文件”“合同协议”“会议纪要”“项目资料”“报表数据”“培训资料”等。

三级分类（可选）：按具体业务场景细分，如“项目资料”可细分为“立项文件”“进度报告”“验收文档”。

编码规则

采用“一级分类代码-二级分类代码-年份-流水号”格式，示例：

行政部制度文件：XZ-ZD-2024-001（XZ=行政部，ZD=制度文件，2024=年份，001=流水号）

项目部合同文件：XM-HT-2024-015（XM=项目部，HT=合同协议）

流水号按年度从001开始顺序编制，每年重置。

（二）文件收集与整理

收集责任

文件产生后3个工作日内，由经办人（或部门指定文件管理员）负责收集，保证文件版本为最终生效版。

跨部门协作文件，由牵头部门负责汇总收集，协作部门配合提供相关材料。

整理要求

电子文件：统一命名（遵循“文件名-分类编码-版本号-日期”格式，如“年度工作计划-XZ-ZD-2024-V1.0），存储至指定服务器/云盘目录（按一级分类-二级分类建立文件夹结构）。

纸质文件：按分类编号排序，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，左上角对齐装订（重要文件建议使用档案盒封装），在文件右上角标注分类编码。

（三）归档存储与保管

存储介质

电子文档：存储于企业指定的文档管理系统（如DMS）或加密服务器，重要文件需进行本地及云端双备份（如服务器+企业网盘）。

纸质文档：存放于专用档案柜，按分类编号顺序排列，档案柜外张贴分类标签（如“行政部-制度文件-2024年”）。

保管要求

电子文档：设置访问权限（如仅相关部门可查看本部门文件，敏感文件需经审批后访问），定期（每季度）检查文件完整性，防止数据丢失或损坏。

纸质文档：档案库房需保持干燥、通风、防火（配备灭火器）、防潮（使用干燥剂）、防虫（放置樟脑丸），温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%。

（四）借阅使用与归还

借阅流程

借阅人填写《文件借阅申请表》（见模板三），注明文件名称、分类编码、借阅用途、借阅期限（一般不超过5个工作日，特殊情况需经部门负责人审批）。

部门负责人审核后，交档案管理员备案；涉密文件需经分管领导审批。

档案管理员核对文件信息，确认无误后办理借阅手续（电子文件通过系统授权，纸质文件登记领取人及领取时间）。

归还与检查

借阅到期后，借阅人需在2个工作日内归还文件，档案管理员检查文件完整性（纸质文件是否有涂改、缺失，电子文件是否异常修改）。

到期需继续使用的，需重新办理借阅手续，不得擅自续借或转借他人。

（五）定期审查与销毁

定期审查

每年12月，由档案管理员牵头，组织各部门负责人对当年归档文件进行审查，重点核查文件价值（是否具有长期保存必要性）、完整性及存储状况。

销毁流程

对已超过保存期限、无保存价值的文件，由档案管理员编制《文件销毁审批表》（见模板四），列出销毁文件清单及销毁原因。

经部门负责人、分管领导审批后，方可销毁（纸质文件采用粉碎或焚烧处理，电子文件彻底删除并清除备份记录）。

销毁过程中需有2人以上监销，销毁后监销人及执行人签字确认，销毁记录保存至少3年。

三、核心工具表格模板

模板一：文件分类目录表

一级分类（部门）

二级分类（文件类型）

三级分类（可选）

分类说明

示例文件

编码规则示例

行政部

制度文件

企业内部各项管理规定

《办公用品管理办法》

XZ-ZD-年份-流水号

行政部

会议纪要

部门及公司级会议记录

《2024年3月行政例会纪要》

XZ-HYJ-年份-流水号

项目部

合同协议

项目相关合同、协议

《项目开发合同》

XM-HT-年份-流水号

项目部

进度报告

项目阶段性进展汇报

《项目Q1进度报告》

XM-JDB-年份-流水号

模板二：文件归档登记表

文件名称

分类编码

密级（公开/内部/秘密）

页数/大小

形成日期

经办人

归档日期

存储位置（电子路径/纸质柜号）

备注

年度工作计划

XZ-ZD-2024-001

内部

15页

2024-01-05

*明

2024-01-08

行政部档案柜-01-02

含附件3份

项目验收报告

XM-YSG-2024-020

内部

2.3MB

2024-03-15