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企事业单位合同编号管理规范标准

一、总则

（一）目的与依据

为规范企事业单位合同管理，确保合同编号的唯一性、系统性和可追溯性，提高合同管理效率，防范合同风险，依据国家相关法律法规及本单位合同管理实际情况，特制定本规范标准。本规范旨在为企事业单位合同管理提供坚实基础，提升合同管理效率与规范化水平。

（二）适用范围

本规范适用于本单位（或本系统）内所有对外签订的各类合同、协议、备忘录等具有法律约束力的文件。单位内部管理类文件如无特殊规定，不适用本规范。

（三）基本原则

1.唯一性原则：每一份合同对应唯一的合同编号，不得重复或遗漏。

2.规范性原则：合同编号的编制应遵循统一的规则，力求结构清晰、含义明确。

3.可追溯性原则：通过合同编号能够便捷地识别合同的签订年份、业务类型、所属部门等关键信息，便于查询与管理。

4.简洁性原则：在保证信息完整的前提下，编号应力求简洁明了，便于记忆和使用。

二、合同编号编制规则

（一）编号构成要素

合同编号采用组合式编码，主要由以下要素构成（具体要素可根据单位实际情况调整）：

年份代码+单位/部门代码+合同类型代码+顺序号

各要素之间建议使用半角连接符“-”进行分隔，以增强可读性。

（二）各要素具体说明

1.年份代码：采用合同签订年份的后两位阿拉伯数字表示。例如，某年签订的合同，其年份代码为“24”。

2.单位/部门代码：采用单位或合同主办部门的英文缩写、拼音首字母缩写或自定义的两位至三位字符代码。该代码应由单位统一制定并发布，确保各部门代码的唯一性。例如，“总经办”可缩写为“ZB”，“财务部”可缩写为“CW”。

3.合同类型代码：采用合同业务类型的英文缩写、拼音首字母缩写或自定义的两位至三位字符代码。同样，该代码需由单位统一制定并发布。例如，“销售合同”可缩写为“XZ”，“采购合同”可缩写为“CG”，“服务合同”可缩写为“FW”。

4.顺序号：采用三位阿拉伯数字表示，从“001”开始，按合同签订的先后顺序或编号分配的先后顺序依次递增。顺序号在同一年度、同一单位/部门、同一合同类型内保持连续和唯一。

（三）编制示例

假设单位“法务部”代码为“FB”，“设计合同”代码为“SJ”，则某年法务部签订的第一份设计合同，其编号可编制为：HT-24-FB-SJ-001

（其中，“HT”为“合同”的拼音首字母缩写，可作为可选的固定前缀，也可省略，直接从年份代码开始。）

三、合同编号的分配与使用

（一）编号分配责任部门

单位应明确合同管理的牵头部门（如办公室、法务部或专门的合同管理中心），负责合同编号规则的制定、解释、修订以及合同编号的统一分配、登记与监督。

（二）编号申请与分配流程

1.合同承办部门在合同正式起草或提交评审前，应向合同管理牵头部门提出合同编号申请。

2.合同管理牵头部门根据合同的签订年份、承办部门、合同类型，按照本规范的编制规则为合同分配唯一编号，并进行登记。

3.合同承办部门在收到分配的编号后，应将其准确标注在合同文本的指定位置（通常为合同首页右上角或标题下方）。

（三）使用要求

1.全程使用：合同编号一旦分配，应贯穿于合同的起草、评审、签订、履行、变更、解除、归档等各个环节。所有与该合同相关的文件、资料（如评审单、审批表、补充协议、附件、函件等）均应注明该合同编号。

2.准确无误：在使用过程中，应确保合同编号的准确无误，不得擅自修改、增减或编造。

3.规范标注：合同文本中编号的字体、字号可根据单位公文格式要求进行统一，但应保证清晰醒目。

（四）特殊情况处理

1.合同变更与补充：对于已签订合同的变更或补充协议，如内容独立、构成新的合同关系，可参照新合同进行编号；如仅为原合同的延续或修改，通常在原合同编号后添加“-B1”、“-B2”（“B”代表“补充”）或“-BG1”、“-BG2”（“BG”代表“变更”）等后缀进行区分。具体规则由单位自行确定。

2.合同终止与作废：已分配编号的合同因故终止或作废，其编号不再重复使用，由合同管理牵头部门在登记台账中注明情况。

四、合同编号的管理与监督

（一）管理部门职责

合同管理牵头部门应建立合同编号管理台账，详细记录合同编号、合同名称、承办部门、签订日期、合同类型、对方单位等关键信息，并定期进行核对与更新。同时，负责对各部门合同编号的使用情况进行指导和监督。

（二）监督与检查

合同管理牵头部门应定期或不定期对各部门合同编号的编制、使用和管理情况进行检查，对未按本规范执行的情况应及时予以纠正，并将合同编号管理的规范性纳入合同管理工作的考核范围。

（三）规则修订

随着单位业务发展或管理需求变化，合同管理牵头部门可根据实际情况，适时组织对本合同编号管理规范进行评估和修订，并将修订后的规范及时通知各