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企业团队会议记录与决策执行模板

一、适用场景与价值

二、会议记录与执行全流程指南

（一）会前准备：奠定高效会议基础

明确会议目标与议程

会议发起人需提前1-2天明确会议核心目标（如“确定Q3项目优先级”“解决跨部门协作瓶颈”），并制定详细议程，包括议题顺序、各议题预计时长、需输出成果等，随会议通知同步发送给参会人员。

议程示例：

14:00-14:10上周工作进展同步（全员）

14:10-14:30Q3项目资源需求讨论（项目负责人*）

14:30-14:50跨部门协作流程优化方案研讨（协调人*）

14:50-15:00会议总结与行动项确认（主持人*）

确认参会人员与分工

根据议题内容确定必要参会人（决策相关方、执行负责人），并提前通知“记录人”（建议由非核心发言人员担任），明确其需记录讨论要点、决策结论及行动项。

若有外部嘉宾或需特定专业支持人员，提前沟通参会需求并准备相关材料。

准备会议材料

发起人需提前将背景资料、数据报表、方案草案等材料整理并共享，保证参会人员有充足时间预研，减少会议中重复说明的时间。

（二）会中记录：保证关键信息不遗漏

基本信息记录

记录人需准确填写会议基本信息（详见“模板表格-会议基本信息表”），包括会议名称、时间、地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）、会议主题、会议目标。

议题讨论过程记录

按议程顺序逐项记录讨论要点：

核心观点：提炼各方关键意见，注明发言人（如“技术负责人*：当前系统架构不支持新增功能，需重构模块，预计耗时2周”）；

分歧点：记录存在争议的内容及各方理由（如“市场部认为应优先推广A功能，销售部主张优先解决B客户反馈的痛点”）；

共识点：明确已达成一致的意见（如“同意优先解决B客户痛点，由技术部*评估可行性”）。

决策结论与行动项记录

对每个议题的最终决策结论进行清晰记录，注明决策依据（如“基于Q3营收目标及客户优先级排序”）；

逐条明确行动项，包含：行动内容、唯一责任人（避免多人负责导致推诿）、协作人（如有）、完成时限（具体到日期，避免“尽快”“本周内”等模糊表述）。

（三）会后整理：形成标准化会议纪要

纪要撰写与审核

会议结束后24小时内，记录人需根据会中记录整理会议纪要，重点突出“决策结论”与“行动项”，语言简洁客观，避免主观评价；

纪要完成后发送给主持人审核，保证信息准确、无遗漏，审核通过后于48小时内分发至所有参会人员及相关干系人。

资料归档

将会议纪要、会议材料、签到表等文件统一归档至企业共享文档平台（如钉钉钉盘、企业云文档），按“部门-会议类型-日期”分类命名，便于后续查阅。

（四）执行跟踪：推动决策落地见效

行动项实时更新

责任人需按行动项时限推进工作，并在每周例会或进度同步会上汇报进展；记录人（或指定跟进人）每周更新“行动项跟踪表”状态（未开始/进行中/已完成/延期），标注延期原因及调整后的计划。

定期复盘与反馈

对周期较长的行动项（如跨度超过1个月），需设置中间检查节点，由负责人提交阶段性成果；

行动项全部完成后，组织相关人员进行复盘，总结执行中的经验与问题，优化后续流程。

三、模板表格

表1：会议基本信息表

项目

内容

会议名称

例：“项目Q3规划推进会”

会议时间

例：2023年X月X日14:00-15:00

会议地点

例：公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议X）

主持人

姓名*

记录人

姓名*

参会人员

姓名、姓名、姓名*（共X人）

缺席人员及原因

姓名（出差）/姓名（请假）

会议主题

例：明确Q3项目优先级及资源分配方案

会议目标

例：输出Q3项目优先级清单，明确各资源支持部门

表2：议题讨论与决策表

议题编号

议题名称

讨论要点（核心观点/分歧/共识）

决策结论

决策依据

责任人

完成时限

1

Q3项目优先级排序

市场部：建议优先推进A项目（预期营收高）；技术部：A项目技术风险高，建议先完成B项目（客户已签约）

优先级：B项目＞A项目＞C项目

客户签约承诺及营收预测

项目经理*

2023年X月X日

2

跨部门协作流程优化

当前流程需5个部门签字，平均耗时3天；建议简化为2个部门审批，线上同步进度

通过优化后的协作流程，下月起试行

效率提升数据支撑

运营经理*

2023年X月X日

表3：行动项跟踪表

行动项编号

行动内容

责任人

协作人

完成时限

当前状态

实际完成时间

备注

ACT-001

制定B项目详细执行计划

项目经理*

技术部、设计部

2023年X月X日

进行中

-

需协调资源确认

ACT-002

起草跨部门协作流程优化方案

运营经理*

各部门负责人*

2023年X月X日

未开始

-

需法务部审核条款

ACT-003

向客户反馈B项目进度

客户经理*

项目经理*

2023年X月X日

已完成