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档案管理办法

一、总则

（一）为加强和规范集团档案管理工作，安全保护及便于为集团经营和各项工作提供利用档案，根据国家有关法律法规，特制定本办法。

（二）本办法适用于集团及集团所属子公司档案管理工作。

（三）本办法所称集团档案，是指集团公司及子公司过去和今后在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录（档案载体包括:纸张、胶片、磁带、光盘、信息数据资料或实物等）。

（四）本办法所称集团档案管理，主要包括：集团档案的移交、接收、整理、保管、借阅和销毁等工作。

（五）集团档案管理工作实行统一领导、分级管理、集中保管、维护档案完整与安全、便于各项工作利用的原则。

（六）集团档案材料的归档范围和保管期限按集团《文件材料归档范围及档案保管期限规定》执行。

二、引用主要法规

《中华人民共和国档案法》（1996修正）；

GB/TXXXX—2008代替GB/T9705—88《文书档案案卷格式》、GB/T15418-94《档案分类标引规则》；

中华人民共和国档案行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》、DA/T13-1994《档号编制规则》；

国家档案局、国家经贸委、国家计委档发[2002]5号《企业档案管理规定》；

2012年12月17日国家档案局令第10号《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》。

GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》。

三、档案管理部门及职责

（一）集团档案主管部门依法履行下列职责：

????1.贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定集团文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；

????2.统筹规划并负责集团档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；

????3.指导集团各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；

????4.监督、指导集团所属机构的档案工作。

（二）财务部门负责集团财务档案的管理。对非财务专业的财务工作性文件资料，应交集团档案室统一管理。

（三）工程技术档案、基建档案和设备档案资料，由职能部门整理或交集团档案室整理后统一管理。

（四）人事档案由人力资源部门负责管理。要建立登记、接收、转移手续，无接收单位同意接收证明，人事档案不得交由员工个人自带。

（五）集团其他职能部门负责本部门应归档文件资料的收集、整理，并定期交集团档案部门集中管理，任何人不得拒绝归档。

（六）集团档案主管部门、各职能部门及集团所属子公司应指定专人负责档案及应归档文书材料的管理工作，并保持相对稳定。

（七）集团档案主管部门及各职能部门的档案管理人员，应忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力，严格履行档案管理工作职责。

四、档案材料的收集、鉴别和分类

（一）收集

1.集团档案主管部门应于每年一月，组织完成将集团上年度生成的各类应归档文件材料，按要求移交到集团档案室，集团档案室应于每年三月完成上年度档案的全面整理归档工作。

2.集团各部门及集团所属子公司档案管理人员，负责将本部门（单位）应移交归档保存的各类文件材料，按集团要求及时完成收集移交工作。

3.个人不得保存应当归档的公文。凡属个人使用应归档文件资料的，必须按规定及时移交归档，凡拖交或拒不移交的，责令改正并给予50—500元的罚款。

4.集团应归档文件材料收集移交时，填写《档案资料收集归档清单》一式两份，移交部门和集团档案室双方签字各留一份。

5.电子文件的收集归档

（1）集团电子文件（指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件），视情采用逻辑归档（不改变电子文件原存储方式和位置，将管理权限向档案部门移交）和物理归档（将电子文件集中下载到可脱机保存的载体上向档案部门移交）的方法收集归档。

（2）电子文件收集归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》，合格率达到100％时方可进行交接。检验项目如下：

——载体有无划痕，是否清洁；

——有无病毒；

——核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；

——核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

——对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

如果文件形成