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地方税务档案管理规范及操作细则

第一章总则

第一条目的与依据

为规范地方税务档案（以下简称“税务档案”）的管理工作，确保税务档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国税收征收管理法》及其实施细则等有关法律法规，结合本地区税务工作实际，制定本规范及细则。

第二条定义与范围

本规范所称税务档案，是指各级地方税务机关在税收征收管理、行政管理、税收执法等活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

税务档案管理是指对税务档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、销毁等环节进行的一系列管理活动。本细则适用于本地区各级地方税务机关的档案管理工作。

第三条管理原则

税务档案管理遵循以下原则：

（一）统一领导、分级管理。在上级税务机关和同级档案行政管理部门的指导下，各级税务机关负责本单位的档案管理工作。

（二）完整准确、规范有序。确保税务档案的形成、收集、整理符合规范，内容真实可靠，整理有序。

（三）安全保密、依法利用。严格执行档案保密制度，保障档案安全，在法律法规允许范围内提供利用服务。

（四）科学管理、服务税收。运用科学方法和现代技术手段管理档案，为税收征管、决策和科研等工作提供服务。

第二章管理机构与职责

第四条管理机构设置

各级地方税务机关应明确档案管理工作的职能部门（通常为办公室或综合管理部门），配备专职或兼职档案管理人员。档案管理人员应具备相应的专业知识和技能，并保持相对稳定。

第五条管理职责

（一）单位负责人职责：对本单位档案工作负总责，定期研究档案工作，协调解决档案管理中的重大问题，保障档案工作所需的人员、经费和设施。

（二）档案管理部门职责：

1.贯彻执行国家和上级关于档案工作的法律法规和规章制度；

2.制定本单位档案管理规章制度和工作细则；

3.负责对本单位各部门形成的各类档案进行接收、整理、鉴定、保管、统计和提供利用；

4.指导和监督本单位各部门的档案形成、积累和预整理工作；

5.组织档案管理人员的业务培训和学习交流；

6.负责档案的保密和安全工作，防止档案失泄密和损坏。

（三）各业务部门职责：负责本部门在税收征管、行政管理等工作中形成的文件材料的收集、积累、预整理，并按规定向档案管理部门移交。

第三章档案的形成与收集

第六条档案形成要求

各部门在各项工作中形成的文件材料，必须符合国家有关公文处理的规定，做到格式规范、内容真实、字迹清楚、手续完备。使用符合档案保管要求的书写材料和载体。

第七条档案收集范围

档案收集范围主要包括：

（一）税收征管类：纳税人登记资料、纳税申报资料、税款征收资料、税务稽查资料、发票管理资料、减免退税资料等；

（二）行政管理类：各类公文、会议材料、工作计划、总结、人事管理、财务管理、资产管理、纪检监察等方面的文件材料；

（三）政策法规类：上级及本单位制定的税收法律、法规、规章、规范性文件及相关解释、宣传材料等；

（四）其他具有保存价值的文件材料、声像资料、电子数据等。

第八条收集时间与要求

（一）日常工作中形成的零散文件材料，各部门应指定专人负责随时收集、积累。

（二）年度或专项工作结束后，应及时对形成的文件材料进行系统整理。

（三）具有永久、长期保存价值的档案材料，在办理完毕后，原则上应在次年上半年内整理完毕并向档案管理部门移交。

第四章档案的整理与归档

第九条整理原则

档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

第十条整理方法

（一）文书档案的整理：按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类，组成案卷或件。以“件”为单位整理的，应对件内文件进行排序、编写页码、填写件内文件目录（必要时）、装订、填写归档文件目录。以“卷”为单位整理的，应组卷、拟写案卷标题、卷内文件排列与编号、填写卷内文件目录和备考表、装订、填写案卷封面。

（二）会计档案的整理：按照《会计档案管理办法》执行，区分会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料进行整理。

（三）专门档案（如税收征管档案）的整理：应根据其专业特点，按照相关业务规定和档案管理要求进行分类、组卷或排列。可按纳税人、按业务类型或按年度结合其他特征进行整理。

（四）声像档案、实物档案等的整理：应分别按照其各自的管理规范进行，注明事由、时间、地点、人物、作者等要素。

第十一条归档要求

归档的文件材料应齐全完整、分类准确、排列有序、装订整齐、字迹清晰。移交时应填写《档案移交清册》，双方签字盖章，一式两份，各执一份。

第五章档案的保管与保护

第十二条档案库房管理

档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。配备必要的