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档案管理与信息资源利用规范（标准版）

第1章总则

1.1档案管理与信息资源利用的定义与原则

1.2档案管理与信息资源利用的适用范围

1.3档案管理与信息资源利用的职责分工

1.4档案管理与信息资源利用的管理要求

第2章档案管理规范

2.1档案的分类与编码

2.2档案的收集、整理与保管

2.3档案的调阅与借出管理

2.4档案的销毁与处置管理

2.5档案的数字化管理与存储

第3章信息资源利用规范

3.1信息资源的分类与分级管理

3.2信息资源的检索与利用方法

3.3信息资源的共享与协作机制

3.4信息资源的保护与安全措施

3.5信息资源的更新与维护管理

第4章档案信息化管理

4.1档案信息系统的建设要求

4.2档案信息系统的安全与保密管理

4.3档案信息系统的数据标准与接口

4.4档案信息系统的运行与维护

4.5档案信息系统的培训与管理

第5章档案管理工作的监督与考核

5.1档案管理工作的监督机制

5.2档案管理工作的考核标准

5.3档案管理工作的责任追究制度

5.4档案管理工作的持续改进机制

5.5档案管理工作的绩效评估与反馈

第6章附则

6.1本规范的适用范围

6.2本规范的解释权与实施日期

6.3与相关法律法规的衔接要求

第7章术语与定义

7.1档案管理术语

7.2信息资源术语

7.3档案信息化术语

7.4档案管理相关标准术语

第8章附录

8.1档案分类与编码表

8.2档案保管与调阅流程图

8.3档案数字化标准与接口规范

8.4档案管理考核指标与评分标准

第1章总则

一、档案管理与信息资源利用的定义与原则

1.1档案管理与信息资源利用的定义与原则

档案管理与信息资源利用是指在组织、机构或单位中，对各类档案信息进行系统收集、整理、保管、利用和共享的过程。其核心目标是确保档案信息的完整性、安全性、可追溯性与可利用性，从而为组织的决策、业务运行、科研发展和公共服务提供支持。

根据《档案管理与信息资源利用规范》（GB/T18894-2016），档案管理与信息资源利用应遵循以下基本原则：

-完整性原则：确保档案信息的完整性和准确性，避免因信息缺失或错误影响决策与管理。

-安全性原则：保障档案信息的安全，防止泄露、篡改或丢失，维护国家、组织及个人的合法权益。

-可利用性原则：档案信息应便于检索、调用与共享，提升信息资源的使用效率。

-标准化原则：档案管理应遵循统一标准，确保信息格式、分类、存储与管理的一致性与规范性。

-可持续性原则：档案管理应注重长期保存与持续利用，适应组织发展与社会进步的需求。

根据《国家档案局关于加强档案管理工作的若干规定》（国档发〔2019〕12号），档案管理应坚持“统一领导、分级管理、归档管理、资源共享”的原则，确保档案管理的系统性、规范性和高效性。

1.2档案管理与信息资源利用的适用范围

档案管理与信息资源利用的适用范围广泛，适用于各类组织机构、企事业单位、政府机关、科研机构、教育单位、社会团体等，其适用范围涵盖以下方面：

-档案的收集与整理：包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案等各类档案的收集、分类、整理与保管。

-档案的利用与共享：包括档案的查阅、复制、借阅、调阅、数字化、网络共享等。

-档案的保护与修复：包括档案的防潮、防尘、防虫、防磁、防光、防老化等保护措施，以及档案的修复与数字化处理。

-档案的开放与公布：包括档案的开放范围、开放期限、开放方式及开放后的内容管理。

-档案的归档与销毁：包括档案的归档标准、归档流程、销毁条件及销毁程序。

根据《档案管理与信息资源利用规范》（GB/T18894-2016），档案的适用范围应根据其内容、形式、价值及保存期限等因素进行分类管理。例如，机关档案、企业档案、科研档案、社会公共档案等，均应按照相应的管理规范进行处理。

1.3档案管理与信息资源利用的职责分工

档案管理与信息资源利用的职责分工应明确、清晰，以确保档案管理工作的高效运行。根据《档案法》及《档案管理与信息资源利用规范》（GB/T18894-2016），档案管理的职责分工主要包括以下几个方面：

-档案主管部门：负责制定档案管理政策、标准和规范，监督和指导档案管理工作，确保档案管理的合法性和规范性。

-档案管理机构：负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作，确保档案信息的完整性和安全性。

-档案管理人员：负责档案的日常管理、分类、编号、登记、借阅、调阅、修复、数字化等具体工作。

-信息资源利用部门：负