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商务合同审批及归档流程规范

一、规范目的与适用范围

为规范公司商务合同的全流程管理，防范合同风险，提高审批效率，保证合同合法合规及后续可追溯性，特制定本规范。本规范适用于公司所有部门发起的各类商务合同（包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、保密协议等），涵盖合同从发起、审核、签署到归档的全过程管理。涉及部门包括业务发起部门、法务部、财务部、行政部及各级审批领导。

二、审批及归档全流程操作步骤

（一）合同发起与材料准备

责任主体：业务部门经办人（经办人）、部门负责人（部门负责人）

操作内容：

业务部门根据业务需求，拟定合同草案，保证合同内容完整，包括但不限于：合同双方主体信息（名称、地址、法定代表人/授权代表人）、合同标的、数量、质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式、生效条件等核心条款。

准备合同附件（如技术协议、报价单、资质证明、对方营业执照复印件等），保证附件与合同内容一致且具有法律效力。

填写《商务合同审批单》（模板详见第三部分），注明合同名称、编号、合同金额、签订日期、预计履行期限、对方单位信息、业务背景及核心需求等，并由部门负责人对业务必要性及条款合理性进行初步审核，签署“同意发起”意见后，连同合同草案及附件一并提交至下一环节。

（二）法务审核

责任主体：法务部审核专员（法务专员）

操作内容：

法务部收到材料后，重点审核以下内容：

合同主体资格：对方单位是否为合法注册实体，营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合同标的；

合同合法性：条款是否符合法律法规及行业监管要求，是否存在法律风险（如无效条款、显失公平条款）；

条款完整性：核心条款是否齐全，权利义务是否明确，违约责任是否具体可执行；

风险提示：对潜在法律风险（如管辖约定、知识产权归属、不可抗力条款等）提出修改建议。

法务部在2个工作日内完成审核，出具《法务审核意见表》：

若审核通过，签署“同意”意见，标注修改建议（若有），流转至财务部；

若审核不通过，详细说明原因及修改要求，退回业务部门重新修订后再次提交。

（三）财务审核

责任主体：财务部审核专员（财务专员）、财务负责人（财务负责人）

操作内容：

财务部收到材料后，重点审核以下内容：

合同金额准确性：价款/报酬、税费、支付方式等是否与公司财务制度及预算一致；

资金安排：付款条件、节点、票据要求是否合理，是否符合公司现金流管理要求；

财务风险：对方单位信用状况、履约能力评估，是否存在坏账风险；

税务合规性：涉税条款是否清晰，发票类型、税率是否符合规定。

财务部在2个工作日内完成审核：

若审核通过，财务负责人签署“同意”意见，流转至相应审批领导；

若审核不通过，列明问题（如金额超预算、付款方式不合理等），退回业务部门调整后重新提交。

（四）领导审批

责任主体：分管副总/总经理（审批领导）

操作内容：

根据合同金额及重要性，划分审批权限（示例）：

金额≤5万元：部门负责人+分管副总审批；

5万元＜金额≤50万元：部门负责人+分管副总+总经理审批；

金额＞50万元：部门负责人+分管副总+总经理+董事长审批（或根据公司《三重一大决策制度》执行）。

审批领导重点审核：

合同是否符合公司战略规划及年度经营目标；

业务必要性及经济效益是否合理；

重大风险事项是否已妥善解决。

审批领导在1个工作日内完成审批：

批准：签署“同意签署”意见，流转至行政部用印；

不批准：签署“不同意”意见并说明理由，终止流程，退回业务部门。

（五）合同签署与用印

责任主体：行政部用印专员（用印专员）、授权签署人（授权代表）

操作内容：

行政部收到审批通过的《商务合同审批单》及最终版合同后，核对审批手续是否完整，合同内容是否与审批意见一致。

用印管理：

加盖公司公章或合同专用章，保证印章清晰、位置准确（通常加盖在合同首页、末页及签字页）；

严禁在空白合同或未审批合同上用印，用印后登记《用印登记表》（记录合同编号、用印日期、用印人、份数等）。

合同签署：由公司授权代表（如法定代表人或其书面授权的人员）在合同指定位置签字，保证签字与授权人身份一致。

（六）合同归档

责任主体：行政部档案管理员（档案管理员）、业务部门经办人（经办人）

操作内容：

归档范围：合同正本（含附件）、《商务合同审批单》、法务审核意见表、财务审核意见表、用印登记表、对方营业执照复印件、签署页扫描件等全套材料。

归档流程：

合同签署并用印后3个工作日内，业务部门经办人将全套材料移交至行政部档案管理员；

档案管理员核对材料完整性，对合同进行编号（规则：年份+部门简称+合同类型序号，如“2024业采001”），编制《合同归档信息表》（模板详见第三部分）；

合同正本存入档案柜（按年份-部门分类存放），电子版同步至公司OA系统档案模块，保证纸质版与电子版一