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办公室行政副主任岗位职责说明书

一、岗位基本信息

岗位名称：办公室行政副主任

所属部门：办公室

直接上级：办公室主任

岗位目标：协助办公室主任全面统筹和优化行政事务管理，提升行政效率与服务质量，保障公司（或单位）日常运营的顺畅与高效，为各部门及员工提供坚实的行政支持。

二、核心工作职责

（一）协助主任进行部门管理与团队建设

1.协助办公室主任制定和完善行政部门的年度工作计划、管理制度及工作流程，并推动实施与持续优化。

2.参与组织部门内部会议，整理会议纪要，跟进决议事项的落实情况，及时向主任汇报工作进展与存在问题。

3.协助主任对部门员工进行日常管理、工作指导、绩效考核与业务培训，提升团队整体专业素养与协作能力，营造积极向上的工作氛围。

4.在主任授权下，协调处理部门内部及与其他部门之间的工作关系，确保信息畅通与工作协同。

（二）行政管理体系建设与优化

1.牵头或参与公司（或单位）行政管理制度、流程的调研、修订与完善工作，确保制度的科学性、合理性与可操作性。

2.协助推动行政标准化建设，规范各类行政事务的操作流程，提升行政管理的规范化水平。

3.监督检查各项行政制度、流程的执行情况，及时发现问题并提出改进建议，确保行政工作有序开展。

（三）日常行政事务统筹与执行

1.办公环境与设施管理：统筹管理办公区域的规划、维护与优化，确保办公环境整洁、有序、安全。负责办公设备（如电脑、打印机、投影仪等）的采购、登记、维护保养及报废处理的统筹协调工作。

2.办公用品与固定资产管理：负责办公用品的采购计划制定、供应商选择、库存管理与发放，控制采购成本。协助或统筹公司（或单位）固定资产的登记、盘点、维护及处置等管理工作。

3.会务与活动管理：协助或负责公司（或单位）各类会议、活动的策划、组织与实施，包括场地布置、议程安排、资料准备、后勤保障等，确保会议/活动顺利进行。

4.差旅与接待管理：协助制定或执行公司（或单位）差旅管理规定，为员工提供差旅安排支持。协助或负责重要客人的接待工作，展现公司（或单位）良好形象。

5.车辆与交通安全（如适用）：协助或统筹公司（或单位）公务车辆的调度、维护保养、安全管理等工作，确保用车需求与行车安全。

6.行政费用预算与控制：协助主任进行行政费用的预算编制、日常报销审核与费用控制工作，确保费用支出合理、合规。

7.办公信息化支持：协助推动办公自动化系统的应用与优化，保障信息系统的正常运行，提升办公效率。

（四）后勤保障与服务支持

1.协助或负责公司（或单位）后勤服务保障工作，如员工餐饮、宿舍管理（如适用）、物业协调等，提升员工满意度。

2.统筹或协调办公区域的安全保卫、消防、环境卫生等工作，确保办公场所的安全与舒适。

3.协助处理员工提出的行政服务相关需求与合理化建议，持续改进服务质量。

4.负责或协助组织公司（或单位）的文化建设活动、团队建设活动等，增强员工凝聚力。

（五）内外协调与沟通

1.协助主任进行内外部的沟通协调工作，建立并维护良好的合作关系。

2.代表办公室或在主任授权下，与公司（或单位）各部门进行沟通，协调解决行政事务相关问题。

3.协助对接政府相关部门、供应商及其他外部机构，处理相关行政事务。

（六）其他工作

1.完成上级领导交办的其他行政管理相关工作。

2.在办公室主任外出或授权时，代为履行部分主任职责，确保行政工作的连续性。

三、任职资格要求

（一）学历与专业背景

1.大学专科及以上学历，行政管理、工商管理、文秘等相关专业优先。

（二）工作经验

1.具有五年以上相关行政管理工作经验，其中至少两年以上同级别或相近管理岗位经验。

2.有大中型企业或机关事业单位行政综合管理经验者优先。

（三）所需技能与素质

1.沟通协调能力：具备出色的口头与书面表达能力，善于倾听与理解，能够有效协调内外部关系，解决冲突。

2.组织管理能力：具备较强的计划、组织、领导与控制能力，能够高效统筹各项行政事务，带领团队达成目标。

3.分析与解决问题能力：思维敏捷，能够准确分析问题本质，并提出切实可行的解决方案。

4.计划与执行能力：能够制定清晰的工作计划，并高效付诸实施，注重细节，追求结果。

5.学习与适应能力：乐于接受新知识、新方法，能够快速适应环境变化与工作要求。

6.职业素养：具有高度的责任心、敬业精神和服务意识，严守保密纪律，工作严谨细致，抗压能力强，具备良好的团队合作精神。

7.专业技能：熟练掌握各类办公软件（如Word,Excel,PowerPoint,Outlook等）的操作，具备基本的网络知识和信息化管理意识。

四、工作关系