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某公司会议管理办法

1.背景

为了提高会议的效率和质量，降低成本，某公司制定了会议管理办法。

2.会议组织与安排

2.1会议编号

所有的会议必须由公司办公室进行编号。会议编号应包含会议年度、数字编号和会议类型等信息。例如：2021-001-销售会议。

2.2会议安排

公司会议必须提前安排，确保所有参与者及时收到通知并参加。会议时间应在工作时间内，以避免加班。如果会议需要延长时间，则应提前征得相关方面的同意，并且再次发送通知。

2.3会议记录

会议的记录主要包括会议议程和会议记录。会议议程是会议进行中所需要按预定顺序讨论的事项。会议记录应包括会议的日期、时间、地点、出席者及缺席者等信息。会议记录应由一名专门的秘书记录。

2.4会议通知

公司会议通知应以以下方式发送：

发送电子邮件；

在员工门户网站和公司内部通讯录上公布会议通知；

发送文字短信。

注意：公司会议通知应尽可能提前发送，以避免参与者无法参加。

2.5参会人员

参会人员应在会议启动前被邀请。参会人员应根据其职能和能力，被邀请参加相关的会议。如果有邀请外部人员参加，则需要获取不同部门的同意，或者像邀请供应商、客户等时需要获得高级经理同意。

3.会议流程

3.1常规会议流程

公司会议的一般流程如下：

会议主持人开场白；

阅读和批准上一次会议的纪要；

议程的主要议题；

其他议题；

下一次会议的日期、时间和地点；

会议总结。

3.2会议时限管理

公司会议的时间应该得到严格管理。会议的时间应该根据议程设置。在讨论较为宽泛或者争议比较大的议题时，主持人应该限制每位发言人可以发言的时间。

3.3会议记录

根据会议现场的需要和会议记录的需要，可以采用不同的记录方式。写会议纪要时，要注意记录讨论结果。

3.4开会信息公开

在会议期间存在一些敏感信息和机密事项，除了参与者外不得向他人透露。在讨论后，参与者不可以将讨论的内容向外扩散。

4.问题和意见

4.1问题解决

对于在会议期间提出的任何问题和疑问，应该及时纠正和解决。一旦问题得到解决，会议进程应该及时回到一般议题上。

4.2意见表达

任何参加会议的员工都有权利表达自己的意见。对于意见过于极端或者内容违反公司政策和规定的，应该制止。

5.结论

某公司的会议管理办法应该成为公司管理的一部分。它将确保公司会议的有效性和高效性，并帮助公司避免时间和资源的浪费。