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2026/01/23

印信管理工作总结

汇报人：WPS

CONTENTS

目录

01

工作基本情况

02

工作成果

03

存在问题

04

改进措施

05

未来规划

工作基本情况

01

印信种类与数量

公章管理情况

本年度公司共管理公章5枚，包括行政公章、合同专用章等，其中行政公章使用频率最高，月均使用约30次。

财务用印状况

财务类印信有财务专用章、发票专用章2枚，主要用于日常报销、税务申报等，季度使用量约80次。

业务专用印信

业务部门专用印信3枚，如项目专用章、质检专用章，多用于项目合同签署与产品质检报告，年使用约120次。

管理团队架构

部门组织架构

设立印信管理委员会，由行政部、法务部、财务部联合组成，如某集团明确各部门审批权限，确保权责清晰。

岗位职责分工

设印信管理员3名，分别负责公章、合同章、财务章的日常保管与登记，某公司实行“专人专管、双人复核”制度。

管理团队架构

汇报机制建设

建立周报、月报汇报流程，每月向分管副总提交印信使用分析报告，如某企业通过OA系统实现审批记录实时可查。

跨部门协作机制

与采购部、人力资源部建立联动机制，如某集团在新员工入职时同步完成印信使用培训，年度协同处理异常用印事件5起。

工作成果

02

流程优化成效

审批流程耗时缩短

通过线上审批系统改造，印信申请平均审批时长从3个工作日压缩至8小时，某分公司项目合同用印效率提升300%。

用印风险防控强化

建立电子用印留痕系统，全年拦截违规用印申请12起，其中某部门未经审批用印的合同文件被系统自动识别并阻断。

风险防控成果

电子印信防伪系统部署

引入某科技公司动态二维码技术，全年拦截3起伪造合同用印申请，防伪核验准确率达100%。

双人复核制度落地

建立用印申请-审批-盖章全流程双人复核机制，2023年避免5起因权限越界导致的用印风险。

异常用印预警系统上线

通过大数据分析识别非工作时段用印等异常行为，累计触发预警12次，均及时阻断违规操作。

服务效率提升

优化审批流程

推行线上申请+电子审批模式，平均办理时长从3个工作日压缩至1.5个工作日，紧急用印实现2小时内响应。

建立标准化操作指引

编制《印信管理服务手册》，明确12类用印场景操作规范，新员工上手时间缩短60%，错误率下降至0.5%。

引入智能预约系统

上线印信预约小程序，支持7×24小时在线预约，预约准确率达98%，高峰期排队等待时间减少80%。

合规管理业绩

审批流程时效提升

通过电子化审批系统改造，将盖章申请平均处理时长从3个工作日压缩至8小时，某部门季度紧急文件办理效率提升200%。

异常风险拦截率提高

建立印信使用智能监控模型，成功拦截3起越权用印申请，其中某子公司违规合同用印风险识别时效较传统人工审核提前12小时。

存在问题

03

制度执行漏洞

优化审批流程

通过简化印信申请表单，将平均审批时长从3个工作日缩短至1.5个工作日，全年处理紧急用印申请120余次。

引入线上申请系统

上线印信管理线上平台，实现申请、审批、用印全程线上化，累计处理线上申请800余笔，错误率降低40%。

设立加急通道机制

为重大项目开通印信办理加急通道，如XX项目紧急用印需求2小时内完成审批，保障项目顺利推进。

信息化程度不足

公章管理情况

公司行政公章1枚，用于合同签订等重要文件；财务专用章2枚，分别由会计和出纳保管，每月核对使用记录。

业务专用章配置

销售部合同专用章3枚，分布在华东、华南、华北片区，每季度回收核查使用合规性。

电子印章推广应用

2023年引入电子印章系统，生成电子公章5枚，覆盖采购、人事等部门，全年线上用印占比达40%。

改进措施

04

完善制度细则

印章使用动态监控系统部署

部署智能监控系统，实时追踪印章使用轨迹，今年成功拦截3起未授权用印申请，涉及合同金额超50万元。

多部门联签审批机制建立

建立法务、财务、业务部门联签制度，某分公司合同用印需经三部门审核，将用印风险降低40%。

印信外带全程跟踪管理

启用GPS定位印信外带设备，今年外带使用23次均全程记录，未发生遗失或滥用情况。

异常用印行为预警机制

设置用印频次、时间异常阈值，系统自动预警，成功识别某部门连续3天非工作时间用印异常。

推进信息化建设

组织架构设计

采用“三级管控模式”，总部设印信管理委员会，下辖3个区域分中心，如华东分中心负责苏浙沪皖四省印信审批。

岗位职责划分

明确12项核心职责，例如印章管理员需每日9点前完成用印台账核对，北京分部王XX因漏登被通报批评。

推进信息化建设

人员配置情况

团队共18人，其中持证上岗15人，含3名5年以上经验的高级管理员，如深圳分部李XX连续3年零