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消防档案资料整理标准样本及归档

一、引言：消防档案的基石作用

在现代社会的安全管理体系中，消防工作占据着至关重要的地位。而消防档案作为消防工作开展过程中形成的各类文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是单位消防安全管理水平的直接体现，也是应对突发火灾事故、追溯责任、总结经验的重要依据。建立健全并规范管理消防档案，不仅是法律法规的基本要求，更是单位落实消防安全主体责任、提升本质安全水平的内在需求。本指南旨在结合实际工作经验，阐述消防档案资料整理的标准与归档方法，以期为相关单位提供具有操作性的参考。

二、消防档案资料整理的基本原则

消防档案资料的整理归档，应严格遵循以下基本原则，以确保档案的质量与效用：

1.合法性原则：档案所涉及的各项活动、数据、文件必须符合国家现行消防法律法规、技术标准及相关政策要求。所有文件材料的形成、收集都应在法律框架内进行。

2.系统性原则：档案资料的收集与整理应全面、完整，能够系统反映单位消防安全管理的全貌。从制度建设到日常巡查，从设施维护到人员培训，各个环节的资料都应纳入管理范畴。

3.规范性原则：档案的分类、编码、书写、装订、保管等均应遵循统一的规范和标准，确保档案的规范性和一致性，便于查阅和使用。

4.真实性原则：档案内容必须真实可靠，如实记录消防安全管理的实际情况，不得虚构、篡改或隐瞒。原始记录应保持其原貌。

5.安全性原则：档案本身的保管应确保安全，防止遗失、损坏、篡改和泄密。对于电子档案，还需特别注意数据备份与网络安全。

6.可追溯性原则：档案中的各项记录应清晰明确，关键信息（如时间、地点、人物、事件、处理结果）完整，确保任何消防安全活动都有据可查，形成闭环管理。

三、消防档案资料的核心构成与标准样本要点

消防档案的构成应全面覆盖单位消防安全管理的各个方面，以下为核心构成模块及各模块下的标准样本要点：

（一）单位基本情况档案

此部分旨在反映单位的整体面貌和消防安全基础信息。应包含单位概况，如单位名称、地址、法人及主要负责人信息、联系方式、占地面积、建筑面积、建筑结构类型、使用性质、耐火等级、投产或开业时间等。同时，单位总平面布局图、建筑消防设施平面布置图、消防水源（包括市政管网、自备水源）示意图等应清晰、准确，并根据实际情况及时更新。工商营业执照、消防验收或备案凭证、公众聚集场所投入使用营业前消防安全检查合格证等法定文件的复印件也需妥善保存。

（二）消防安全管理组织机构与职责档案

明确的组织架构是落实消防安全责任的前提。档案中应收录单位消防安全责任人、消防安全管理人的任命文件及其职责说明。消防安全管理部门（或专职、兼职消防管理人员）的设立文件、人员组成及职责也应一并归档。若单位设有专职消防队或微型消防站，其人员构成、装备配备、训练记录等资料同样重要。

（三）消防安全管理制度档案

健全的制度是规范管理的保障。此部分应收集单位依据自身特点制定的各项消防安全管理制度，例如消防安全教育、培训制度；防火巡查、检查制度；安全疏散设施管理制度；消防（控制室）值班制度；消防设施、器材维护管理制度；火灾隐患整改制度；用火、用电、用气安全管理制度；易燃易爆危险物品和场所防火防爆制度；专职消防队、微型消防站的组织管理制度；灭火和应急疏散预案演练制度；以及其他必要的消防安全管理制度。制度文件应具有针对性和可操作性，并经单位审议通过。

（四）灭火和应急疏散预案及演练档案

预案与演练是提升应急处置能力的关键。档案中应包含单位灭火和应急疏散预案文本，预案应明确组织机构、报警和接警处置程序、应急疏散的组织程序和措施、扑救初起火灾的程序和措施、通讯联络、安全防护救护的程序和措施等。与之相对应的，历次消防演练的记录不可或缺，演练记录应载明演练时间、地点、参与人员、演练内容、发现的问题、整改情况及总结评估等。

（五）消防设施器材维护管理档案

消防设施器材是扑救火灾的物质基础。档案应详细记录单位所有消防设施（如火灾自动报警系统、自动喷水灭火系统、消火栓系统、防排烟系统、应急照明和疏散指示标志等）和灭火器材（如灭火器、消防水带、水枪等）的台账，包括其类型、规格、数量、安装位置、购置或更换日期等。更为重要的是，消防设施的年度检测报告、定期维护保养记录（应注明维护保养单位、人员、时间、内容、结果及发现问题的处理情况），以及灭火器的检查、维修、充装记录，均需完整、连续。

（六）消防安全检查与巡查记录档案

日常检查巡查是及时发现隐患的重要手段。档案中应存放单位每日防火巡查记录（值班人员填写）和定期防火检查记录（消防安全管理人或部门负责人组织）。记录内容应包括检查/巡查时间、检查/巡查人员、检查/巡查部位、发现的消防安全问题、处理措施及整改情况、复查情况等。记录需有检查/巡查人员和相关负责人的签字。

（七）火灾隐患整改