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教学秘书岗位职责与工作流程

在高等教育机构的日常运转中，教学秘书扮演着至关重要的角色。他们是连接教学管理部门、教师与学生的关键纽带，是教学活动顺利开展的幕后保障者。其工作的专业性、严谨性与高效性，直接关系到教学秩序的稳定、教学质量的提升乃至学校整体教学目标的实现。本文旨在系统梳理教学秘书的核心岗位职责，并详细阐述其主要工作流程，以期为相关从业人员提供有益的参考与借鉴。

一、教学秘书核心岗位职责

教学秘书的工作范畴广泛且细致，涉及教学管理的多个环节，其核心职责可概括为以下几个方面：

（一）教学运行保障与协调

教学秘书是教学运行的“调度员”与“润滑剂”。其首要职责是确保各项教学活动按计划有序进行。这包括：负责课程安排与调度，协助院系完成每学期教学任务的落实、课表的编排与分发，并根据实际情况（如教师变动、场地调整等）及时进行课程调整与协调；负责教学场地与教学资源的初步调配，确保教学用房、设备等满足教学需求；协助组织开学、期中、期末等关键教学节点的各项工作，保障教学秩序的稳定。

（二）教学资源管理与维护

教学秘书需有效管理和维护与教学相关的各类资源。具体而言，包括：参与教材及教学资料的征订、采购、发放与管理工作，确保学生按时获取学习材料；协助管理教学档案，包括教师教学大纲、教案、课件、试卷、学生成绩、教学质量检查记录等重要资料的收集、整理、归档与保管，确保教学档案的完整性与规范性；负责本单位教学用耗材、设备的申领、登记与管理工作。

（三）教学信息沟通与传递

作为教学信息上传下达的关键枢纽，教学秘书承担着重要的沟通协调职能。他们需要：及时、准确地传达学校及上级教学管理部门的各项政策、通知、要求至院系领导、教师及学生；同时，收集和反馈教师在教学过程中遇到的问题、学生对教学的意见与建议，并协助相关部门予以协调解决；负责组织或协助组织各类教学会议，做好会议记录，并督促会议决议的落实。

（四）教学质量监控与辅助

教学秘书在教学质量保障体系中亦扮演着积极角色。其职责包括：协助组织开展期初、期中、期末教学检查工作，收集相关数据与材料；参与学生评教、教师互评等教学质量评价活动的组织与实施，整理分析评价结果；协助处理教学过程中出现的突发事件及教学事故的初步核查与上报；协助组织各类教学竞赛、教研活动，促进教师教学能力的提升。

（五）学生学业事务支持

为学生提供学业指导与支持是教学秘书工作的重要组成部分。具体包括：协助办理学生选课、退课、重修、缓考、补考等相关手续；负责学生成绩的录入、核对、汇总、分析与上报工作，确保成绩管理的准确无误；解答学生关于教学安排、课程设置、学籍管理等方面的咨询；协助处理学生在学习过程中遇到的困难和问题。

二、教学秘书工作流程

教学秘书的工作流程紧密围绕教学活动的周期性展开，具有较强的规律性和时效性。以下将按教学周期的主要阶段阐述其核心工作流程。

（一）学期前准备阶段

1.教学任务落实与课表编排：接收学校下达的教学任务，协助院系领导向教师分配教学任务，收集教师任课信息及教学需求；根据教学计划、教师信息、学生人数、教室资源等，协助或参与编排学期课程表，并进行核对、调整，最终定稿后及时下发。

2.教材与教学资料准备：组织教师申报教材选用计划，审核后统一上报采购；协助教材的发放工作，确保学生在开学前或第一时间拿到教材；提醒教师准备好教学大纲、教案、课件等教学资料。

3.教学资源准备：统计各课程所需教学设备、耗材清单，协助进行申领或采购；检查所辖教学区域的教学设施、设备是否完好，如有问题及时报修。

4.新生入学与老生注册相关教学准备：协助准备新生入学教育中与教学相关的材料；为老生新学期报到注册提供教学方面的支持。

（二）学期中运行与管理阶段

1.日常教学运行监控：每日巡查教学秩序，及时处理教师调课、停课、代课等申请，并做好记录与通知；协助解决教师在教学过程中遇到的临时困难，如教室更换、设备故障等。

2.学生选课与学籍异动处理：组织并指导学生进行选课、退课等工作；处理学生学籍异动（如转学、转专业、休学、复学等）涉及的教学安排调整事宜。

3.教学信息收集与反馈：定期收集教师教学进度、学生出勤情况等信息；组织开展期中教学检查，收集师生反馈意见，形成简报上报相关领导。

4.考试组织与安排：协助组织期中、期末及各类随堂考试，包括考场安排、监考人员调配、试卷印制与保密、考务用品准备等工作；协助处理考试过程中的突发事件。

5.成绩管理：督促教师按时提交学生成绩，负责成绩的录入、核对、汇总，并按要求进行分析与上报；办理学生成绩查询、复核等手续。

6.教学档案动态管理：及时收集、整理教师提交的教学资料，按规范进行归档。

（三）学期末收尾与总结阶段

1.期末教学收尾工作：协助完成期末教学检查的总结工作；督促教师完成