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员工考勤管理及请假申请标准化工具

一、工具应用背景与适用场景

在企业日常运营中，员工考勤管理是规范工作秩序、保障工作效率的基础，而请假申请则是员工合理处理个人事务的重要途径。本工具适用于各类企业（尤其是员工人数超过20人、考勤管理需求明确的组织），旨在通过标准化流程解决考勤数据混乱、请假审批低效、考勤统计偏差等问题。

具体应用场景包括：

新员工入职考勤建档：为员工建立初始考勤档案，明确考勤规则与请假权限。

日常考勤数据记录：统计员工出勤、迟到、早退、旷工等数据，作为薪资核算依据。

各类请假申请处理：覆盖事假、病假、年假、婚假、产假、丧假等场景，规范申请与审批流程。

月度/季度考勤汇总：HR部门定期整理考勤数据，报表用于绩效考核与薪资核算。

考勤异常处理：针对迟到未打卡、漏打卡、旷工等异常情况，提供补签与申诉流程。

二、标准化操作流程详解

（一）员工请假申请流程（以“事假”为例）

步骤1：明确请假类型与依据

员工需根据请假事由选择类型（事假/病假/年假等），并确认是否符合公司规定（如事假需提前3天申请，年假需根据司龄计算额度）。

步骤2：填写《员工请假申请单》

通过企业OA系统、HR管理软件或纸质表格填写申请单，需包含以下信息：

申请人姓名（*某）、所属部门、工号

请假类型（事假/病假等）、请假起止日期（精确到小时，含午休是否包含）

请假事由（详细说明，如“处理家庭事务”“需住院治疗”）

紧急联系方式（如手机号：1385678）

是否涉及工作交接（需注明交接人姓名：*某）

步骤3：提交申请并跟踪审批

线上提交：通过OA系统提交至直接上级审批，系统自动记录提交时间；

纸质提交：填写完整后交至直接上级，并同步通过企业/钉钉告知审批进度。

审批时限要求：

1天内（含）：直接上级1个工作日内审批；

1-3天：直接上级审批后，部门负责人1个工作日内审批；

3天以上：需经部门负责人、HR总监逐级审批（总经办备案）。

步骤4：获取审批结果并备案

审批通过：员工收到系统通知或签字确认的申请单，按计划休假；休假前需将《员工请假申请单》复印件提交HR备案。

审批不通过：直接上级需反馈原因（如“工作繁忙需调整时间”），员工可修改申请重新提交或放弃请假。

步骤5：休假后工作交接

员工休假前需与交接人（*某）明确工作内容、进度节点及紧急联系人，保证休假期间工作正常推进。交接记录需抄送部门负责人。

（二）部门负责人审批流程

步骤1：接收申请并核对信息

查看员工提交的《员工请假申请单》，重点核对：

请假类型是否符合公司规定（如病假是否提供医院证明）；

请假时间是否与工作安排冲突（如项目关键期是否影响进度）；

工作交接人是否明确且具备承接能力。

步骤2：评估请假合理性

事假：根据部门工作负荷判断是否批准，避免多人同时请假导致岗位空缺；

病假：要求员工提供加盖医院公章的病历复印件（急诊可后补，但需在3个工作日内提交）；

年假：确认员工剩余年假额度，避免超期使用。

步骤3：给出审批意见

线上审批：在OA系统中“同意”或“不同意”，并填写审批意见（如“同意，注意交接工作”“不同意，因项目本周需上线”）；

纸质审批：签字确认并注明日期，将申请单反馈至员工或HR部门。

步骤4：特殊情况处理

若员工因突发紧急情况（如直系亲属重病）无法提前申请，需在休假后1个工作日内补交《员工请假申请单》，并附相关证明（如医院急诊病历），部门负责人可“补批”。

（三）HR考勤统计与归档流程

步骤1：每日考勤数据采集

线上打卡：通过企业OA系统或考勤机导出每日打卡记录，标注异常情况（如未打卡、迟到超过30分钟）；

纸质打卡：收集员工《考勤补签申请单》（需注明未打卡原因，如“系统故障”“忘记打卡”），由部门负责人签字确认后备案。

步骤2：请假数据汇总

每月25日前，HR需汇总当月所有审批通过的《员工请假申请单》，按员工分类统计：

出勤天数=应出勤天数-请假天数-旷工天数；

迟到/早退次数：迟到/早退30分钟内算1次，超过30分钟按旷工半天处理。

步骤3：月度考勤报表

根据考勤数据《月度考勤统计表》（模板见下文），内容包括：员工姓名、部门、应出勤天数、实际出勤、迟到次数、早退次数、旷工天数、请假类型及天数、考勤异常说明等。报表需经HR负责人审核后，提交财务部门作为薪资核算依据。

步骤4：考勤数据归档

每月考勤报表、《员工请假申请单》、考勤补签记录等资料需按月归档，保存期限不少于3年，以备审计或员工查询。

三、配套工具表单模板

模板1：《员工请假申请单》

项目

内容

申请人信息

姓名：某部门：部工号：*001

请假类型□事假□病假□年假□婚假□产假□丧假□其他（请注明：________）

请假时间

自___年_月__日时至__年__月日_时，共计_天/小时

请假事由

（详细说